政府部门信息化系统经过多年建设已初具规模,而且投入巨大。笔者从事政府采购工作以来,一直负责信息化系统的采购,初步统计,所采购的信息化系统投资已达20多亿元,如何使用好、维护好这些系统是各政府部门面临的共同问题。因为信息系统比较复杂,既有软件又有硬件,软件包含有系统软件、工具软件、应用软件等,硬件包含主机设备、存储设备、网络设备等等,政府部门很难也没有必要有这么多专业人员来维护。据笔者了解,虽然大部分政府部门都有自己的信息中心,系统没有故障时,专业人员无事可干,而一旦发生故障,自己又解决不了问题。
近两年,在与一些政府部门的信息处(或信息中心)的工作人员交流沟通中得知,他们非常希望政府采购中心能做一些信息系统维护、服务外包的政府采购,即IT服务外包。通过已完成的几个信息系统维护、服务项目来看,此举效果非常不错,既降低了维护成本,又提高了服务质量。所谓IT服务外包,就是客户将全部或部分IT工作包给专业性公司完成的服务模式,是客户整合利用其外部最优秀的IT专业化资源,达到降低成本、提高效率、充分发挥自身核心竞争力和增强客户对外环境的应变能力的一种管理模式。目前,已有60%的美国企业借助专业的IT服务外包迅速扩展自身业务。笔者以为,政府部门将IT服务外包是一种政府、企业双赢的模式。
市场竞争的加剧,使专注自己的核心业务成为了企业最重要的生存法则之一。因此,服务外包以其有效减低成本、增强企业的核心竞争力等特性成了越来越多企业采取的一项重要的商业措施。美国著名的管理学者杜洛克在上世纪80年代就曾指出:“在10-15年之内,任何企业中仅做后台支持而不创造营业额的工作都应该外包出去。”做你最擅长的(核心竞争力),其余的外包!已经成为一种不可逆转的趋势。
对政府部门而言,在信息化方面也有着与企业相类似的一系列问题,第一,信息技术的广泛性、复杂性决定了政府部门不可能配备技术很全面的专业人员从事自身的IT工作。从国际范围看,即使是在信息技术十分发达的欧美诸国和人才实力雄厚的国际知名公司,也十分流行利用信息技术外包策略来确保某些信息化项目的实施。第二,政府部门自身网络的狭隘性难以留住一流的IT技术人才,造成实际运行维护人员专业化程度不够,有可能影响政府部门IT工作的科学性、系统性、经济性。第三,政府部门对自身IT工作人员的专业工作管理很难做到专业IT服务公司对其技术工程师的严格、系统的管理程度。上述原因导致了政府部门对IT的投入在很大程度上未能得到应有的回报,累计效率损失严重,不能实现对核心业务的有力支援和保障。
而信息技术外包策略如果运用得当,可以使信息化建设少走弯路,缩短周期和节约成本。一方面,信息技术供应商可以在多个客户之间共享软硬件、人力资源和知识,也可以通过批量购进软硬件资源而获得更多的折扣,从而有效降低客户的固定成本投入;另一方面,信息技术供应商一般都拥有比政府部门更加丰富的技术资源,这决定了它能提供高质量、高效率、高效益的服务,由此也可降低有关成本。有关调查显示,将信息技术全部或部分外包可以平均节省9%的成本。
我国的IT服务外包市场尚处于起步阶段,政府机关推行信息化服务外包更是在探索之中。政府机关的信息系统基本上是以自建、自管为主。尽管有近1/3的政府部门对其部分IT业务实施了外包,但从其外包的层次和范围看,绝大部分还只停留在PC等设备维护外包的低层次阶段,距离业务应用外包乃至资产、人员转移的战略外包有较大差距,政府机关IT服务外包在体制、机制、操作方案和制度安排上还有许多障碍和问题:首先,企业从降低成本的角度往往乐于选择外包的服务模式,而政府机关对成本并不十分关注,因此,同企业相比政府IT外包的动力普遍不足。政府机关IT部门的存在带来诸多弊端,出于自身利益的考虑,很容易成为服务外包的障碍。其次,政府在IT方面管理和规划能力不够成熟,直接阻碍了IT外包策略的选择。搞不清楚自己拥有多少应用系统和IT设备的政府机关并不在少数,信息资产管理尚且都做不到,很难想象能够将IT业务外包作出统筹的考虑和安排。最后,政府实施IT外包的执行能力比较缺乏。政府容易以经济社会管理者的优势地位自居,不大重视合同的谈判和签订,往往粗拟条款,容易在日后的执行中造成被动,也为知识产权、服务质量等问题埋下隐患。
无论是动力还是能力,皆因一些制度安排的不足造成,如果制度上不做创新和改革,政府的IT外包很难健康发展。从政府采购角度来讲,推进政府IT外包,需要在以下几个方面进行制度创新:
第一,在组织结构方面,要以提升IT服务能力为最终目标,重新界定政府IT机构的职责范围,控制规模,发挥好其在需求分析、管理服务等方面的作用。同时,完善考核体系,形成更合理的激励机制。
第二,在政府信息化建设的管理体系方面,必须把外包作为优先选择的业务策略,并予以制度配合。一是与部门预算改革配合,在能够进行成本比较的基础上,控制自建自管的预算支出,使IT外包优先得到预算资金安排;二是在政府采购中,把IT服务外包作为采购项目,以公开招标等方式,进行政府集中采购;三是对IT服务外包商给予政策支持,形成一批比较稳定的服务外包企业,并带动产业发展。
第三,在IT外包实施控制上,应建立完善的管理体系。比如,在信息资产管理、如何确定外包的IT业务以及合同管理方面都应该建立相对统一的标准规范。
我国的《政府采购法》明文规定:服务是政府采购的范围之一,而IT服务应该是一个大有可为的政府采购领域。2006年9月,为了推动中国服务外包的发展,商务部启动“千百十”工程,即在“十一五”期间,全国建设10个具有国际竞争力的服务外包基地城市,推动100家著名跨国公司将其服务外包业务转移到中国,培育1000家获得国际资质的大中型服务外包企业,全方位承接国际(离岸)服务外包业务,不断提升服务价值,实现2010年服务外包出口额在2005年基础上翻两番。可以预见,我国政府IT服务外包将取得长足发展,政府采购也应有所作为。
责任编辑 赵军