財务情况說明書是决算报吿的組成部分,是說明会計核算所反映的資料的詳細內容,提供分析和了解会計报表上所反映經济活动結果的形成过程和各方面的因素。詳細地編制財务情况說明書,能及时地发揚企业經济工作中的优点和成就,糾正与解决工作中的缺点和存在的問題,有助于企业管理的改进。
1957年我們分析了食品工业部所屬80多个建設单位所編制的1956年度决算报告中的財务情况說明書,其中比較完整而詳細的只占24%,有55%的单位只写了二、三百字,或者只写了一点“編表說明”代替財务情况說明書,有21%的单位沒有編制財务情况說明書。这种情况在1957年一二季度的决算报告中,更加严重,其中有50%的单位未編財务情况說明書。再从內容上看,有的单位只是把会計报表上的数字罗列一下。如計划数多少,实际数多少,完成了計划的百分比多少;也有的单位只是原則的說明一下。从而可以看出,很多单位所編制的財务情况說明書的質量是不高的,質量不高的原因,据我們初步的分析,大槪有以下的几个因素。
(一)平日缺乏資料的积累。在建設单位的核算工作中,有一部分經办人員核算效率不高,經常只是忙于写写算算,沒有深入車間、工地,不了解建設工程中的具体情况及生动事迹,平时对工作和計划执行情况,缺乏資料的积累,到季度或年度終了时,就不能写出具体而生动的財务情况說明書,从而只能罗列一些平日感性認識上的抽象情况。
(二)未能很好找出各个因素之間的內在联系。有的单位認为計划中每一个因素都很平凡、微小、太鎖碎,不需要写在財务情况說明書上,而沒有把各方面的因素联系起来,以致沒有什么可写。
(三)未能掌握住分析对象。有的单位虽然經过分析,但对分析对象选擇得不适当。如以整个基建計划的执行作为分析对象,要說明这样大的一个范圍的具体因素,是很难說清楚的,同时也必然会感到无从着手。
因此,要写好財务情况說明書,必須是具体地、生动地說明获得每一个成果的正面因素和反面因素。如詳細地說明如何执行計划或脫离計划发生偏差的原因;党組織和領导上采取了什么措施和建議;采取了什么样的核算形式,保証正确而及时的反映經济活动成果等等。同时,在工作方法上也需要有如下的改进。
(一)提高核算工作效率。最主要的是学习苏联核算工作的先进經驗,簡化日常的核算工作,抽出时間經常深入工地、車間,与群众紧密打成一片,收集各方面的資料,幷經常的加以整理、归納,作好編制財务情况說明書的准备。
(二)运用辯証法的覌点,从各种現象的相互联系中找出現象的本質,分析哪些是主要因素,哪些是次要因素。如工程成本的升降,应先說明数量的变动和原因,然后再說明价格因素和原因。
(三)运用經济活动分析的方法,确定出正确的“分析对象”。根据分析对象,再进一步的查明形成这一結果各方面的因素。但是財务情况說明書中,不可能也不需要把所有的因素不分主次的都包括进去,必須是根据主要分析对象的主要因素說明。如基本建設計划的完成,主要是由于哪个构成項目而决定的,而这个項目中哪些工程完成得最好,它的主要原因是什么。这样,編写出来的財务情况說明書,旣扼要而又全面,也就能达到提供領导改进企业管理工作的参考作用。
在具体編制財务情况說明書时,为了使財务情况說明書的內容条理清晰,可分別就每一經济內容,根据結合基本建設工作的情况,按段分节逐一說明,現根据个人認識提出几点主要內容,供参考。
(一)計划执行情况。建設单位最主要的任务是基本建設投資計划及动用固定資产計划的完成。首先应該說明計划的执行情况,以及完成与完不成計划的原因;其次对动用固定資产計划的执行,也应該詳細說明新增生产能力,以及較計划投入生产提前或推迟的原因和因此而引起的收益和損失。在說明計划执行情况时,指出計划的正确程度也是很重要的。因为只有正确的計划,才能指导和监督建設单位的工作,而且下年度計划的編制也是需要这样的資料。
(二)基本建設投資的运用情况。建設单位每年所耗用的資金是很大的,合理而正确的运用基本建設資金幷发揮这些資金的最大作用,是一項非常重要的工作。在財务情况說明書中,应分別就撥款限額的請撥与下达,給承包人的預付款、結算款,設备的儲备,部分統配物資的供应,以及为下年度的儲备等各項加以說明。資金运用得好或不好都应該說明造成的原因;如有积压器材等情况更应該說明今后将采取什么措施来动員內部資源。此外,对抵作基本建設撥款的各項收入及其他資金来源計划的完成情况,也需要說明。
(三)成本的分析。如果以自营方式施工的建設单位,在財务情况說明書中就需要說明成本升降和节約任务的完成情况及其原因。在說明成本升降情况时,应先說明預算的正确性,特別要注意說明高估部分的数量金額和原因,在說明实际成本的升降与节約任务的完成原因时,应具体的說明各項措施。如合理的建議、发明創造、代用材料、廢料利用、劳动竞賽等等的事实、数字、金額等。
此外,还应該分析預算成本与实际成本,說明机械化施工程度,結合劳动报表說明劳动生产率的升降程度,結合費用定額說明間接費用的升降情况及其原因。
(四)損益的分析。收益和損失的发生,都可能使建設单位造成不良的后果。因此除說明造成收益与損失的原因外,幷应进一步地說明产生的影响。如(1)由于器材銷售行为的发生,对資金运用上的影响(資金积压、資金供应不足等);(2)由于違約收入的发生,造成訂貨迟交、工程拖期、質量不良等的影响及其后果;(3)由于以前年度收益及損失的发生,对上年工程成本正确性的影响、管理工作、核算工作的关系等;(4)由于坏帳損失使发生債权債务的淸理,借款、付款制度等所存在的問題;(5)其他如違約支出,杂項收益、損失等的发生都可能关系管理工作,核算工作的好坏。
(五)財务会計工作的情况和改进意見。在这一項目內,所說明的是財会工作者本身的工作。主要是說明各項財务,会計制度的貫彻与执行情况。核算工作所取得的成績以及所存在着的問題和缺点,报告期內所发生的困难,克服和改进的措施与方法,对各項制度的体会与認識等。对改进意見方面,可包括对本单位的、对上級的、对財政机关的。其內容可包括有关財务会計的各項問題,改进經营管理工作等各方面的意見和建議。
財务情况說明書的內容是很广泛的,說明的方法也是多种多样的,但总的来說,是要求具体、淸晰,只要能列上事实及其原因,就能解决一定的問題。