公文处理工作是指从文件形成到办理完毕的全部活动过程包括文件的撰制、传递、处理、存贮、日常管理等环节。它具有政策性、时效性、规范性、科学性、服务性等特点。公文处理工作在机关工作中占居着重要地位,是机关工作必不可少的重要组成部分,是机关上下联系、左右沟通的桥梁和纽带。机关进行决策、指导工作、处理事务、解决矛盾、协调关系等无不依赖于优质高效的公文处理工作。近年来,各级财政部门对公文处理工作非常重视,财政系统公文处理水平有了一定程度的提高,但是还存在着文件滥、文种乱、格式差、运转慢、公文质量和工作效率不高等不容忽视的问题,这些问题影响了财政部门的形象和财政工作方针政策的贯彻落实。因此,我们切不可等闲视之,必须认真对待,应对公文处理的各个环节实施科学的组织管理,提高公文及公文处理的质量与效率。具体讲,需要实现以下五个转变。
一、发文要从数量型向效益型转变。发文是为了传达、贯彻、落实有关方针政策,是机关行使职能的必要手段,并不是目的,必须把着眼点放在提高发文质量与效益方面,树立质量和效益是公文的生命的意识,彻底摒弃视发文数量的多少确定一个部门工作量大小的观念,要精简发文数量,搬“文山”,使发文走上效益型的正常轨道。
二、公文处理要从经验型向科学化方面转变。不少部门和人员常常靠本部门多年沿袭下来的规矩、习惯来处理公文,靠老同志长期积累下来的经验办文,这固然重要,但是公文处理毕竟是一项科学性的工作,单靠经验办事是难以适应工作需要、提高公文处理水平的。要做到公文处理科学化,第一,必须加强对机关工作人员公文处理知识的培训工作。机关工作人员应掌握公文处理的基本方法和技巧,不断探索公文处理工作的特点和规律,要对经验性的东西进行总结归纳,从而使公文处理科学化。第二,必须加强公文处理的规范化管理。规范化是公文处理的基本要求,文种的使用,公文的体例、格式,公文的运转乃至公文用纸、用笔、用语等都需遵循规范化的要求,不能主观随意,另搞一套。第三,要加强公文处理制度化建设,逐步建立健全公文处理各项规章制度,要将公文处理的各个环节通过切实可行的规章去规范,要将参与公文处理者的责任、义务靠严格的制度去落实,使公文处理工作做到有章可循,照章办事。
三、公文运转要向效率型转变。公文的显著特点之一就是具有较强的时效性,如果公文处理拖拖拉拉,互相推诿,必将误时误事,贻害无穷。全国人大常委会副委员长王丙乾同志在任财政部长时曾针对一份拖了40天才办的文件批示:“文件积压造成的无形损失,有时要比不正之风造成的损失还要大。”一语中的,切中要害。办理公文必须做到及时迅速、准确无误。要提高公文处理速度,需要衔接好公文处理的各个环节,对各有关部门的职责任务进行科学合理的分工,减少中间环节,简化办理程序,压缩运转周期,提高运转效率,将必要的停滞时间控制在最低限度内。
四、公文处理要向更加精益求精方面转变。重要公文的处理,具有很强的政策性,必须严肃认真对待。周恩来等老一辈无产阶级革命家在公文处理方面为我们树立了光辉的典范。周总理在1966年批办邢台地震救灾支出项目时,对各支出项目逐一认真审核,重新确定有关项目支出数额,并亲自列出加减算式进行合计,充分体现了周总理严谨细致、一丝不苟的工作作风。财政部门是经常与数字打交道的,稍不注意,差之毫厘,就会谬以千里,损失无法弥补。因而,财政部门的公文处理工作要求更加精益求精。为此,需要大力加强财政系统公文处理工作人员队伍建设,使每个工作人员增强责任心和使命感,具备良好的政治素质、职业道德和认真负责、兢兢业业的工作精神。要建立严格的工作制度与秩序,确保有关工作环节严谨周密,杜绝疏漏的发生。
五、公文处理要向现代化管理方面转变。长期以来,公文处理工作一直靠传统的手工方式,公文处理效率低、水平差,而且造成了许多毫无必要的重复劳动随着现代科学技术的发展,办公自动化的逐步实行,实施公文处理现代化已势在必行。只有借助于先进的设备、手段,公文处理水于才能上档次。因而,各级财政部门应适应形势的发展,将公文处理现代化列入议事日程,配备必要的设备,增加必要的专业技术人员,加强现代化管理培训工作,开发适宜的公文处理软件,建立相应的技术标准与操作规程,以实现公文处理工作的现代化管理,为各项财政工作提供快捷有效的服务