随着科学技术的不断发展,电子计算机已走出了教学、科研以及高层次的管理领域,在社会各界得以广泛的应用,并且带来了显著的经济和社会效益。在财政预算管理领域应用这一先进技术,还是一项方兴未艾的事业。1988年6月由财政部计算中心和地方预算司联合开发完成并普及推广的《预算管理事务软件——YS(简称YS软件)为这一事业的发展,提供了广阔的前景。它以电算化的形式,在全国范围内统一规范了预算业务处理的方式和方法,功能齐全,操作简便,运用灵活,易于从事具体业务工作的同志掌握,大大地提高了各级预算部门的工作效率。
预算管理部门是各级财政的综合部门,担负着体制管理,预、决算编制以及日常繁多的预算执行和分析工作,每天要进行大量的凭证、报表和文字处理,是财政信息综合反映的中心环节。从我市的各级预算部门来看,不少单位长期以来还一直延续着“本本记帐、算盘汇表、电话报数”等传统的工作方法,由于管理工具的落后,使这些部门的同志,尤其是各级总预算会计工作都非常繁重,加上人手缺少,因此经常加班加点,不仅效率低、速度慢、而且容易出错,“差一分钱找半宿”并不是夸张的说法。就拿市财政局预算处来说,全处共12人,除2名处长外,余下的10人中总预算会计占了6名。由于我们预算内收入核算到户,因此仅预算内收、支、往来帐上所设置的科目和户名就有1000多个,所用各种帐册近20本,再加上预算外、财政信用等其他帐册近30本,工作量大,因此大家把主要的精力都用在本级财政的记帐、汇表、做记帐凭单上。每到月初、月末编制报表时,还常常早来晚走、加班加点,没有更多的时间抓全市行政事业单位预算会计和区、县财政总预算会计的指导工作。
从1988年下半年起,我们试用了YS软件进行帐务处理和报表处理,经过近两年的实际应用,收到了明显效果,具体表现为:(1)减轻了劳动强度,使预算管理人员从帐本和报表堆里解放出来,抽出力量用在调查分析和开拓新的工作研究领域方面。从今年起,预算处从6名总预算会计中抽出两人抓区、县、乡、街的财政工作。(2)提高了核算的及时、高速和准确性。以前预算处的6名总会计,分记总帐、二级明细帐、分户帐以及汇总旬、月报表。月末帐帐之间、帐表之间核对很繁琐,容易出错,结帐工作拖很长时间才能完成。使用微机后,自动登记总帐和二级帐,自动生成报表,并且提供了每天和银行当日数额核对的功能,因此真正做到了日清月结,及时、准确。(3)能充分发挥信息处理能力强的优势,提高了工作质量。微机记帐后能在月末终了二、三日内,把成百上千户企事业和行政单位的缴款和拨款情况通过报表形式体现出来,使工作做深做细,提高了核算质量,也方便了各业务处及各单位的工作。计算机处理信息规范,而且便于保存、修改,有些报表通过联网传递,大大加快了财政信息反馈的速度。
两年来,我们在各级领导的亲切关怀下,在完善、应用、普及推广YS软件方面,主要做了以下几项工作:
一、走出去、请进来,不断完善YS软件。这套软件刚刚推出时,有些功能在使用上还不够理想,针对这一情况,预算处和微机室密切配合,把整套的程序打印出来,分析研究,解决了一些问题。为了进一步完善这套YS软件,使它更加适合我市的具体情况,我们还把财政部计算中心负责这个软件编制的人员请到我市,研究修改。利用到财政部汇报工作和参加全国财政决算会的机会,请部里同志帮助解决我们遇到的问题。去年12月预算处的同志专程到财政部,带去1989年全年的帐目数据软盘,调试YS—2.00版本。在软件应用过程中,我们还经常与财政部地方预算司和计算中心的同志保持联系,及时反映我们遇到的问题,并结合工作实际提出修改意见。
二、循序渐进,不断扩大应用范围。两年来,我们遵循“两条腿走路”的原则,既记手工帐、又记微机帐,1988年由于软件处于调试阶段,因此以手工帐为主,以微机帐为辅,1989年以微机帐为主,以手工帐为辅,定期核对,发现错误及时调整。从1989年起,预算内会计核算,分业务明细、逐笔进机,并且每月终了打印出一套能全面反映本级财政的资金平衡、收入、拨款、支出、往来、亏损退库等情况表,装订成册,建立健全会计档案;每季度末为工业、商业、农财、行财、城建、外经等有关业务处提供分款到户的收入情况表和拨款对帐单共20余套;并定期为物资处理处和监察处提供罚款和财检收入入库情况;给7区2县(市)下发上解收入明细表和下级借款对帐单。在抓好微机记帐的同时,我们还利用YS软件制作大量统计分析表,通过表间取数运算,录入数据,完成每月的预算执行情况统计分析,供各级领导决策。为了及时地反映预算指标的调整变动情况,我们还设置了一整套综合反映指标调整变化的情况表,并且每月或每季度向局内有关处室及各区、县、(市)提供。这一系列的工作不仅保证了会计核算及指标管理的及时、准确,同时也方便了各处、各区、县的工作。
三、抓好普及工作,把YS软件推广到区、县。在不断完善YS软件的同时,我们在1988年11月举办了为期8天的《预算管理事务软件》培训班,把这套软件推广到7区2县。在办班期间,预算处和微机室的同志积极备课辅导,并结合工作实际编写一套上机实习册,收到了较好的效果。现在各区、县(市)的预算会计以及搞微机的同志都不同程度地掌握了具体操作方法,1988、1989年两年的全市财政总决算以及年末预算指标调整表,都是利用YS软件逐级汇总上报的,大大地减轻了工作强度,提高了决算编审质量。
在普及推广工作中,我们采取了典型示范和行政指导相结合的工作方法。在工作中既积极宣传我市两个区微机记帐“抓得早、做得实、效果快”等典型事例,又采取必要的行政措施促进工作的开展。如在每年的决算评比中,提高各地上报决算软盘质量所占的比分;在总预算会计“赛帐”评比工作中,重点检查微机记帐等。此外,我们定期要求各地上报会计帐软盘,抽时间下去帮助解决问题。目前各区、县(市)预算部门利用微机记帐等工作已初步开展起来。
四、要求财政人员加强对计算机知识的学习,培养一支现代化管理队伍。预算处青年干部多,对新知识接受快,又有几年实际工作经验,这些都应用YS软件打下了良好的基础。在为区、县举办培训班时,预算处的同志们都能安排好时间,积极参加学习,并且自觉地把它应用到实际工作中去。现在大家都能不同程度地运用YS软件进行帐务处理、报表处理以及运用其他软件进行公文打印。从预算处发出的文稿、各种统计情况表,许多都是自己通过微机完成的,做到了人人动手,谁的工作谁上机。