摘要:
武汉市财政局办公室现有干部、职工61名,分别担负着资料、文印、基建、机要档案、行政后勤和计算机站等方面的工作。几年来,我们从提高办事效率入手,正确处理大事与小事、主动与被动、部门效率与整体效能的关系,积极发挥了办公室的职能作用。
一、在领导决策中发挥参谋助手的作用
办公室既是贯彻领导意图的执行机构,也是协助领导实行正确决策的“智囊”部门。办公室的这种工作性质,决定了它在领导决策中应当成为了解民意的“耳目”,提供材料的“信息库”,分析准确系数的“活电脑”。按照这一要求,我们在协助领导决策中主要做了三个方面的工作:
一是经常输送信息,为领导决策提供依据。办公室从扩大信息资源的基础工作做起,先后成立了市财政信息领导小组,在区县设置了信息员,并同北京等11个大城市达成了相互传送财政信息的协议,与洛阳等9个城市建立了定期交换简报等财政工作资料的联系,从而形成了纵横衔接的信息网络,把从中获得的信息及时传送给领导。办公室通过多种形式及时向领导反映工作情况,对全局性的工作动态,着重通过编写《武汉财政》反映;对一些重大问题,则根据领导的意图,会同有关部门调查研究,写出有事实、有分析、有建议...
武汉市财政局办公室现有干部、职工61名,分别担负着资料、文印、基建、机要档案、行政后勤和计算机站等方面的工作。几年来,我们从提高办事效率入手,正确处理大事与小事、主动与被动、部门效率与整体效能的关系,积极发挥了办公室的职能作用。
一、在领导决策中发挥参谋助手的作用
办公室既是贯彻领导意图的执行机构,也是协助领导实行正确决策的“智囊”部门。办公室的这种工作性质,决定了它在领导决策中应当成为了解民意的“耳目”,提供材料的“信息库”,分析准确系数的“活电脑”。按照这一要求,我们在协助领导决策中主要做了三个方面的工作:
一是经常输送信息,为领导决策提供依据。办公室从扩大信息资源的基础工作做起,先后成立了市财政信息领导小组,在区县设置了信息员,并同北京等11个大城市达成了相互传送财政信息的协议,与洛阳等9个城市建立了定期交换简报等财政工作资料的联系,从而形成了纵横衔接的信息网络,把从中获得的信息及时传送给领导。办公室通过多种形式及时向领导反映工作情况,对全局性的工作动态,着重通过编写《武汉财政》反映;对一些重大问题,则根据领导的意图,会同有关部门调查研究,写出有事实、有分析、有建议的专题报告反映。例如,在1986和1987两年里,我们根据市委、市政府的有关文件精神,会同有关业务处室,深入企业调查研究,先后草拟出财政部门支持企业改革的“四十条”和“二十条”,经局里订正付诸实施后,对搞活企业起到了积极作用。此外,办公室还设专人把每周报刊上的重要资料剪辑成册,分送领导参阅。
二是及时提出建议,为领导决策探寻思路,我们在工作中体会到,要在领导决策中发挥作用,除了提供信息之外,还必须根据领导工作忙、时间紧等情况,考虑那些领导应该想到但一时还未想到或未考虑周全的问题,以及希望做暂时还顾不上做的事情,为了朝着这个方向努力,办公室十分重视了解上级的方针政策,财政改革的动态,本局的工作情况,及时向领导提出有关深化改革,加强内部建设,推进财政工作的建议。特别是在反映工作中的问题时,坚持做到有分析,有对策,便于领导及时准确地进行决策。
三是主动分担事务,为领导决策创造条件。把领导从繁杂的事务中解脱出来,使他们集中精力考虑全局性、关键性的问题,是保证领导及时实施决策的必要条件。我们财政局年均收文8000余件,会议通知800次左右,其中近半数的会议要求局领导参加,假如不加区别地全部照转,势必使领导陷入“文山会海”之中。面对这种情况,办公室坚持严格把关,对处室可以直接办的事情就不送领导批转,可以让其他同志参加的会议就不要安排局领导出席,以便让领导腾出时间想大事,抓大事。
二、在具体工作中发挥组织协调作用
办公室是综合性部门,必须肩负起组织协调全局工作的责任,在这方面,我们的具体做法有三条:
第一,对全局性的工作,由局领导授权组织协调。如“双增双节”、目标管理等工作,不仅持续时间长,而且投入力量多,涉及范围广,需要领导授权办公室去组织协调。去年全国开展“双增双节”、运动,局里成立了领导小组,责成办公室负责日常工作。我们根据局领导的原则要求,组织有关处室拟定了具体措施,然后分头下去抓落实,并发现、总结和推广了一批先进单位的经验,使运动取得了显著的成绩,在抓好全局面上工作的同时,办公室还狠抓了局机关节约行政经费的工作,通过修旧利废、加强管理等11条措施,有效地节约了各项开支。如1987年复印机由各处室分散管理改为由办公室统一管理后,年费用比上年减少49.2%。
第二,对经常性的业务工作靠完善制度去协调,我们对那些涉及几处室的经常性的业务工作,注意总结规律性,并通过制度建设来协调他们之间的活动。办公室会同各处室修订了各级领导、各个部门和各类人员的岗位职责,其中明确了各处室的工作范围121项,各类人员的岗位责任制100多种,并在汇集过去13种工作制度的基础上增订了办公会议事规则、公文处理等制度,同时汇编成册,发给大家,从而使经常性的工作有章可依,大大减少了相互推诿的现象。
第三,对偶发性的一般事务以主动负责的精神去协调,我们在工作中体会到,无论领导还是群众,都习惯把那些不曾归口具体部门管的事归属到办公室,正因如此,办公室的人员必须具有主动负责的精神,把那些领导顾不上管,业务处室不便管的事自觉管起来。在实际工作中,我们时常遇到一些事情不大但又非管不可,而且需要几个处室合作才能落实的事。每逢遇到这种情况,我们就主动出面协调,不仅减少了领导的事务,而且减少了周转环节。在主动协调工作时,经常注意三个问题:一是正确领会领导意图。即从平时的各种活动中了解领导对各类问题的基本态度,以类推的方式去解决问题,以避免同领导的意图背道而驰。二是多做化解矛盾的工作。有些问题,虽然部门之间的看法不完全一致,但总的目的是想把工作搞好,没有根本的原则分歧。所以办公室在协调工作时要紧紧抓住共同点,甚至主动负责,把矛盾化解在萌芽状态。三是要尊重业务处室,办公室有组织协调工作的职能,并不意味着自身高人一等。必须奉行谦虚谨慎,商量办事的原则。
三、在日常工作中发挥综合服务作用
在日常工作中,我们坚持以方便他人为目的,多为机关办实事。例如,在拟稿核文方面,凡自己能够办的事,就不给其他处室找麻烦。去年底市政府要求报送五年来的财政工作总结,我们依靠平时积累的材料拟出初稿,仅让其他处室修改和填补数据;平时核签文稿,一般都做到随来随核,尽量缩短会签的时间,又如,在文印工作方面,我们要求工作人员服务热情,按规定期限承办,做到急件随到随打印,日常性的文件打印不超过两天;要求接转会议通知,办理文件要做到一丝不苟,不发生大的延误。在办公用具等的保管方面,本着既勤俭节约,又保证必需的原则,该补发的及时补发,该修复的及时修复,并实行由分管行政的主任带队,行政科有关人员参加,每周进行一次巡回服务的制度。在机关后勤方面,本着为职工排忧解难的精神,尽量想周到、做周到,积极为改善干部、职工的生活条件服务。