摘要:
电网企业差旅费用主要包括参加各类会议和培训、线路巡视、营销推广及物资招标等各类支出,一般占企业可控管理费用总额的比例较高,发生较为频繁,管控难度较大。基于此,某电网企业在分析传统差旅费用管理存在问题的基础上,构建基于商旅平台系统的差旅费用管控模式,取得了较好的成效。
(一)电网企业传统差旅费用管理存在的问题
一是差旅费用报销流程繁琐,工作效率较低,同时也存在违规风险。二是员工垫付资金较大。员工在出差时经常需要垫付大量车船票和住宿等费用,如员工不能及时报销,会导致票据大量积攒,存在票据丢失和违反资金安全管控规定的风险。三是内外部审计问题多发。比如,个别企业存在差旅费用报销超标、使用虚假票据、审批制度控制不严等违规问题,在企业中造成了不良影响。四是未形成规模经济效应。电网企业单位层级多、员工队伍规模大,差旅费用管理涉及面广、业务量大,由于缺乏集中统一的管控平台支持,难以实现差旅业务全过程精益管控。同时由于分散管理、各自采购,也难以发挥集团公司集中采购的规模效益。
(二)运用商旅平台系统完善差旅费用管理
1.创新差旅费用报销模式。构建统一入口的一站式差旅费用管理平台,有...
电网企业差旅费用主要包括参加各类会议和培训、线路巡视、营销推广及物资招标等各类支出,一般占企业可控管理费用总额的比例较高,发生较为频繁,管控难度较大。基于此,某电网企业在分析传统差旅费用管理存在问题的基础上,构建基于商旅平台系统的差旅费用管控模式,取得了较好的成效。
(一)电网企业传统差旅费用管理存在的问题
一是差旅费用报销流程繁琐,工作效率较低,同时也存在违规风险。二是员工垫付资金较大。员工在出差时经常需要垫付大量车船票和住宿等费用,如员工不能及时报销,会导致票据大量积攒,存在票据丢失和违反资金安全管控规定的风险。三是内外部审计问题多发。比如,个别企业存在差旅费用报销超标、使用虚假票据、审批制度控制不严等违规问题,在企业中造成了不良影响。四是未形成规模经济效应。电网企业单位层级多、员工队伍规模大,差旅费用管理涉及面广、业务量大,由于缺乏集中统一的管控平台支持,难以实现差旅业务全过程精益管控。同时由于分散管理、各自采购,也难以发挥集团公司集中采购的规模效益。
(二)运用商旅平台系统完善差旅费用管理
1.创新差旅费用报销模式。构建统一入口的一站式差旅费用管理平台,有关报销信息在填制报销单环节自动带出,取代原来手工填单、纸质票据粘贴、票据验真等重复性工作,而且员工可充分利用就餐、乘车等碎片化时间随时处理差旅费用业务,实现业务网上办、移动办、马上办,压缩了差旅费用报销时间,也使员工享受到更快速、更便利的报销体验。
2.防控差旅费用违规风险。一是商旅平台系统预先按职级和出行地点固化差旅费用报销标准,并精细到公司各层级员工,在预订环节显示符合标准的商旅产品,从源头上杜绝超标情况。二是差旅费用报销实行统一结算,避免票据真伪审核问题,有效防控风险。三是报销支付实现订单化管理,有效融合资金收支流程,全面实现员工报销电子支付,统一纳入资金按日管理,提升员工报销收款效率。
3.发挥品牌规模优势。一是通过与各大航空公司、酒店集团签定协议,在市场价格的基础上,争取更优惠的专属商旅价格。二是通过加强航班动态、天气预报、酒店直连等增值服务渠道建设和整合,发挥规模经济效益,降低公司综合成本。
(三)应用商旅平台系统取得的成效
1.简化报销流程。一是通过移动交互方式提升员工差旅费用申请、预订及报销的便利性,最大限度简化原有差旅费用预借、报销、审批、记账、统计等工作流程。二是实现一定程度的无纸化办公,减少在差旅费用管理方面的人力物力投入,以最低成本和最快速度通过手机端提报差旅费用报销单,进而实现自动化报销,提高了财务工作效率,规范了财务报销凭证。
2.加强业务合规性。一是将差旅业务从线下转为线上实施全过程自动管控,实现出差申请、业务审批、标准控制、票务预订、费用报销、批量对账、财务结算全流程自动贯通。二是通过加强系统管控,差旅费用报销由事后监管转为事前审批,后端财务管理同前端业务活动结合,在保证数据真实性的同时,有效防控业务风险。
3.员工体验升级。一是商旅平台系统通过统一垫付资金、统一开具发票、统一对账结算的场景设计,实现员工出差免垫付、免发票、免报销,无需占用员工资金。二是差旅费用报销时无需手写报销单,所有申请和审批均在线上操作,不受地理位置限制,有效提升了员工体验。
4.提供决策支持。系统在满足常规差旅费用统计分析报表需求的同时,大量、真实可靠的商旅数据,可以开展商旅业务的行为管理、风险预警等分析应用,同时通过业务数据线上的存储与实时管控,加强商旅数据分析功能,为降本增效提供支撑。
责任编辑 刘黎静