时间:2020-03-19 作者:周常发 (作者单位:中国石化催化剂分公司)
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摘要:
会计是以货币为主要计量单位,反映和监督一个单位经济活动的一种经济管理工作。会计工作具有会计核算和会计监督两项基本职能。ERP系统作为信息技术和现代管理思想相结合的最新成就和工具,以业务流程管理为核心,将企业的业务划分成若干相对独立、又相互关联的业务流程。这种以流程为核心的管理思想,克服了传统企业被职能部门分割的现象,将企业的生产经营各个环节,如销售、生产、采购、财务等连结成一个有机整体,使企业生产经营活动的运作更加流畅,实现了企业物流、资金流和信息流的“三流合一”,同时也给会计监督这一职能带来了新的挑战。
一、ERP系统环境下会计监督职能的变化
首先,在ERP系统环境下,企业大量的业务活动,如生产、采购、销售、人力资源管理等产生的会计凭证均直接由相应的ERP业务模块的最前端产生,财务人员不再进行相应业务的会计录入工作,集成过来的财务基础信息的准确性很大程度上依赖于业务部门内部的监督和自律,因此,在采购、生产、销售和人力资源管理等业务前端环节出现了会计监督的缺失。
其次,ERP系统强调标准化管理,目前绝大多数企业采用的ERP系统的模块设置极为明细化。例如,物料管理方面,设置了几万甚至几...
会计是以货币为主要计量单位,反映和监督一个单位经济活动的一种经济管理工作。会计工作具有会计核算和会计监督两项基本职能。ERP系统作为信息技术和现代管理思想相结合的最新成就和工具,以业务流程管理为核心,将企业的业务划分成若干相对独立、又相互关联的业务流程。这种以流程为核心的管理思想,克服了传统企业被职能部门分割的现象,将企业的生产经营各个环节,如销售、生产、采购、财务等连结成一个有机整体,使企业生产经营活动的运作更加流畅,实现了企业物流、资金流和信息流的“三流合一”,同时也给会计监督这一职能带来了新的挑战。
一、ERP系统环境下会计监督职能的变化
首先,在ERP系统环境下,企业大量的业务活动,如生产、采购、销售、人力资源管理等产生的会计凭证均直接由相应的ERP业务模块的最前端产生,财务人员不再进行相应业务的会计录入工作,集成过来的财务基础信息的准确性很大程度上依赖于业务部门内部的监督和自律,因此,在采购、生产、销售和人力资源管理等业务前端环节出现了会计监督的缺失。
其次,ERP系统强调标准化管理,目前绝大多数企业采用的ERP系统的模块设置极为明细化。例如,物料管理方面,设置了几万甚至几十万个物料号;会计科目方面不再设置总账科目,而是对应各种业务设置了各种明细科目。由此所产生的凭证及凭证上的信息要超出传统会计核算情况许多,会计人员的稽核监督工作难度相应加大。
再次,ERP系统是以业务流程管理为核心的管理信息系统,ERP系统上线之后,出现了一系列全新的业务操作流程,财务、业务充分融合,原有的会计控制机制面临着重新设定和优化的迫切需要。
最后,ERP系统各模块的复杂性和专业性对会计监督提出了更高的要求。ERP系统环境下,各部门的业务被划分为不同的模块,甚至同一部门的不同业务也被划分成不同模块。以财务部门的业务为例,其业务被划分成财务管理(FI)、成本管理(CO)、预算管理(FM)、资金管理(TR)等模块,各个模块具有很强的复杂性和专业性,传统的监督方法和岗位设置面临着挑战。
二、如何适应会计监督职能的新变化
(一)责任要明确,实现职能管理向流程管理的转换,拓宽监督责任链条
在ERP系统环境下,大量的会计信息是由各业务部门集成而来的,财务部门不可能对每一笔业务凭证形成的会计信息均进行稽核监督,因此必须重新明确会计信息责任。一是要建立和完善业务流程信息管理责任体系。对分散在各业务流程上的会计信息相关岗位,要进一步明细各流程步骤具体业务处理、监督复核的职责划分,强化不相容岗位对会计信息的有效牵制和事前控制,强化财务部门对业务部门会计信息的监督管理。二是打破部门负责的管理体制,构建适应流程管理需要的运行机制。业务流程上的与会计信息相关的岗位,都应纳入财务部门业务考核,并通过完善会计信息责任追究机制、部门沟通机制以及日常协调机制,突出财务部门对会计信息质量管理与监督的“总管”职能。
(二)观念要更新,实现财务部门从事中、事后稽核到事前控制与监督的角色转换
在ERP系统环境下,会计工作应延伸到企业经营管理的各个角落,财务部门不能只是参与其中的某一环节或被动地在事情发生之后简单地记账而已,而应全面参与和引导企业的各项经营管理策略的制定、执行、跟踪和评估。财务部门可以通过ERP系统的计划管理功能对企业各项资源进行整合,预测和控制企业的供应、生产、销售、成本和费用。例如:可以根据业务部门提供的信息和自己收集的数据,运用ERP系统中管理会计功能,如:盈亏平衡分析、获利能力分析、投资回报分析等,结合各种影响变化因素及其发生几率,在事前做出准确合理的预测,提高经营管理的直观性和科学性,提高财务部门对企业经营管理目标实现的控制和监督能力。
(三)管理要创新,建立财务部门与业务部门之间的业务操作管理机制,实现业务监督
在ERP环境下,原始会计资料由业务部门进行审核、确认和计量,并登录ERP系统进行业务操作。在操作完成的瞬间,这些信息就会通过计算机网络集成到财务模块,自动完成财务账簿登记。由于会计监督与会计核算密切相关,核算的内容就是监督的内容,核算的过程就是监督的过程,会计监督也应随核算工作的转移相应前移到业务部门,建立相关的操作管理机制,从源头上控制会计信息的质量。财务部门一方面对业务部门原始会计资料的真实性、合法性、合理性与完整性进行审核,另一方面对业务部门录入ERP系统的信息和形成的结果进行审核,对业务操作制度进行检查评价,对业务操作过程的合规性、正确性、及时性进行监督并提供咨询和指导,同时要建立财务部门与业务部门的信息交流管理制度,实现前端业务的实时监督。
(四)岗位要调整,实现岗位职责与新环境的契合,增强监督力量
在ERP环境下,财务部门的核算工作量减少了,而对业务部门的监督工作量增加了。因此,财务部门应对原有岗位及职责进行适当的调整完善,减少核算型岗位,增加或加强管理型岗位。财务部门的岗位可以划分为会计主管、信息收集输入、信息稽核、报表管理、信息分析、出纳、档案管理、系统维护。其中信息稽核岗位又可分为财务部门内部输入信息稽核与对业务部门输入信息稽核,以适应新前端稽核需要。同时,应加强财务人员对其他业务模块的学习了解,适应ERP系统各模块的复杂性和专业性,提高对业务部门进行指导、监督、检查的能力。
(五)制度要创新,建立适应ERP系统要求的会计业务处理制度
除执行传统会计中各项有效的账务处理制度外,还要制定适合ERP系统运行的制度,这些制度的适用范围包括财务模块和其他业务模块。比如:月末结账规定应包括各模块业务处理标准和截止时间;各单位、各部门之间互供公用工程、劳务费结转的截止时间;成本费用分摊程序运行时间;数据抽取和编制报表时间等。此外,还有财务报表编制报送规定、主要会计业务处理事项举例和会计科目运用。与传统会计工作一样,ERP环境下,企业同样要建立不兼容职务相互分离控制、会计系统控制、预算控制、财产保全控制、风险控制、内部报告控制等,还要建立职务轮换制度。
(六)手段要更新,充分运用信息手段对系统运行过程进行监督
一是要在系统业务流程中设置控制点,建立控制标准。对企业经济效益有重大影响的环节,财务部门应在ERP系统信息流程中,对这些环节设置控制点,运用技术手段在控制点设定合理标准,由系统自动把关,对符合标准的信息系统自动确认,予以通过;对不符合标准的信息,根据其与标准的差异程度发出不同级别的报警信号或不予通过。二是应在系统中设定预算指标控制。将企业的整体目标分解为具体的控制项目和明确的控制标准,落实到相应的责任单位或责任人,并量化置入ERP系统。在经济业务发生时,系统自动将实际发生情况与预算指标进行比较,对经济业务发生额偏离预算指标的项目发出报警、不予通过或提请有关机构进行决策,从而起到会计监督作用。■
责任编辑 李卓
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