摘要:
内部控制视角下公立医院科研采购平台建设要点
文丹妮 董登姣 王茜
根据《公立医院内部控制管理办法》(国卫财务发[2020]31号),公立医院科研物资及服务采购平台建设应以规范业务活动有序开展为主线,以信息化为支撑,在对现有关键业务进行风险评估的基础上,建立采购及平台管理制度,实行归口管理,明确归口管理部门和职责,合理设置关键岗位和人员,执行不相容岗位相分离的要求,实现从预算到采购计划、支出审批、合同签订、验收、付款全流程规范化、线上化,将内部控制要求融入到全业务流程。
(一)强化预算事前、事中管控
采购平台通过API(应用程序编程接口)与医院预算管理系统进行数据查询与传输,实现对预算总额及预算明细项目的管控。一是采购人发起采购申请时,平台通过调用预算管理系统接口对课题预算进行检验,余额足够时流程继续,并冻结相应金额预算,直至医院领导审核通过后解除冻结、扣除预算,杜绝超预算使用。二是采购平台通过内置预算规则对课题预算明细进行自动控制。平台管理员划分供应商商品类别,并将医院预算管理系统内所有在用的课题预算模板导出,根据商品类别匹配各种课题模板中对应预算,再将整套预算规则植入系...
内部控制视角下公立医院科研采购平台建设要点
文丹妮 董登姣 王茜
根据《公立医院内部控制管理办法》(国卫财务发[2020]31号),公立医院科研物资及服务采购平台建设应以规范业务活动有序开展为主线,以信息化为支撑,在对现有关键业务进行风险评估的基础上,建立采购及平台管理制度,实行归口管理,明确归口管理部门和职责,合理设置关键岗位和人员,执行不相容岗位相分离的要求,实现从预算到采购计划、支出审批、合同签订、验收、付款全流程规范化、线上化,将内部控制要求融入到全业务流程。
(一)强化预算事前、事中管控
采购平台通过API(应用程序编程接口)与医院预算管理系统进行数据查询与传输,实现对预算总额及预算明细项目的管控。一是采购人发起采购申请时,平台通过调用预算管理系统接口对课题预算进行检验,余额足够时流程继续,并冻结相应金额预算,直至医院领导审核通过后解除冻结、扣除预算,杜绝超预算使用。二是采购平台通过内置预算规则对课题预算明细进行自动控制。平台管理员划分供应商商品类别,并将医院预算管理系统内所有在用的课题预算模板导出,根据商品类别匹配各种课题模板中对应预算,再将整套预算规则植入系统。采购人在选择商品时只需选择课题,系统自动匹配预算并进行校验,若对应预算不足则提示调整预算或更换课题,避免预算混淆影响课题结题。
(二)全面推进电子发票应用
为加强发票管理,提升科研管理效率,医院鼓励科研服务相关供应商开具电子发票。供应商在采购平台针对审批通过的订单上传电子发票,采购平台通过API接口使用医院发票池功能,发票池通过OCR(光学字符识别)技术与发票查验平台链接,对电子发票进行验真、查重、查验抬头、校验金额,查验通过后的发票进入付款环节,并在付款完成后予以核销,形成发票管理闭环。通过电子发票在采购平台的应用,减少了发票的流通环节,课题组成员无需对发票进行管理及流转;助力医院从源头杜绝了假发票、重复发票出现的可能性,而非事后抽检才能发现;发票与订单相关联,使交易具有可溯源性,能与真实采购业务流程相关联,提高了医院在涉税业务方面的安全性。
(三)集成合同线上签订与资金集中支付功能
1.对接合同管理系统实现标准化。采购平台通过API接口与医院合同管理系统进行对接,当采购人单次购买金额达到科研采购制度设定金额时触发合同管理模块。合同管理模块内置科研主要经济业务合同模板,从采购平台获取采购人、采购物品、采购时间、采购方式、供应商、付款时间、付款金额等关键信息导入合同表单,归口业务科室补充其他关键信息后合同管理系统生成合同正文,根据合同管理审批流程自动流转线上审批,全程留痕,形成电子签章合同。合同条件达成后,根据合同付款周期向财务系统发起付款需求,获取财务付款进度直至交易完成,形成全流程线上管理。采购平台与合同管理系统对接,将课题组成员从复杂的合同手续及签批中解放出来,并极大提升了交易的安全性。
2.采购平台集中支付。采购平台将通过医院领导审批的订单按供应商进行汇总,推送至财务银医平台集中支付,减少了课题组和供应商之间直接的资金交互,降低资金垫付风险;消除了因科研任务繁忙延迟报销导致供应商迟迟无法回款的难题;减少了交易数量,利于双方资金规划及账务核对,也保证了交易的真实性和可追溯性。
此外,采购平台根据资金来源为自有资金、地方财政资金、中央财政资金等课题自动拆分供应商订单金额后推送财务,财务根据资金来源分渠道和付款方式支付,医院自有资金直接连接银医平台从医院的账户支付,地方、中央财政资金项目由出纳在财政支付平台根据国库集中支付的有关规定支付。人工审核分散支付优化成为系统分拣集中支付,大大降低了账户混淆使用的可能性,避免了支付退回、资金到期未使用浪费的风险。
(董登姣系本文通讯作者)
(作者单位:华中科技大学同济医学院附属同济医院)
责任编辑 樊柯馨