随着信息技术的快速发展,高校财务管理的工作模式正在从手工管理向信息化管理模式转变,但是会计档案管理作为会计业务活动的末端环节,尚未得到足够的重视与发展, 会计电子档案的推广与普及仍然存在较大空间。
一、高校会计电子档案管理现状
(一)思想认识不到位
财务人员长期以来形成了“重业务处理,轻档案管理”的观念,加上传统纸质档案在高校应用时间较长,财务人员形成了惯性思维,未能及时将信息化思路应用于会计档案管理。此外,财务人员对电子会计档案的认识存在误区。会计电子档案应当是在保留档案完整性、关联性、可利用性等特征的基础上,满足安全性要求且能够进行单套制归档的会计档案。但目前部分高校会计电子档案管理体系局限于将纸质凭证影像化处理后以电子形式存储,而非实质性的电子会计数据流转和归档。
(二)配套制度不健全
由于信息化对高校会计档案管理的辐射作用远小于财务管理的其他环节,高等教育行业仍然缺乏科学统一的会计电子档案管理配套标准。此外,信息技术的高速发展使得高校经济业务处理更加多样化,会计档案的种类和形式也需要持续更新,给制定稳定而一贯的标准档案管理流程带来了挑战。
(三)信息技术应用不足
首先,在系统设置上,众多高校尚未建设专门的会计档案管理系统, 仅将电子发票的纸质打印件作为单位报销入账归档的唯一凭证。其次,在凭证获取技术上,一方面电子发票的使用并未在经济活动中完全普及,纸质凭证仍需电子化技术进行载体的转换 ;另一方面对于能够取得电子凭证的经济业务,高校财务系统大多仅与税务系统建立了接口,其他电子会计凭证元数据的获取及查验存在困难。
二、高校会计电子档案建设的重点与难点
(一)高校会计电子档案建设的重点高校会计电子档案多来源于日常
报销产生的会计凭证和账目。原始凭证是会计核算工作的起点,其电子化程度决定着会计档案信息化水平,同时会计档案管理水平也体现着前端会计核算的规范化和信息化程度。因此, 电子会计凭证的入账归档成为高校会计电子档案建设的重点内容。
(二)高校会计电子档案建设的难点当前,我国高校的会计电子档案
建设工作尚处于起步期,由纸质档案向电子档案的过渡在新旧会计管理模式间的衔接与转换上仍存在较多难点。首先是与财务系统的衔接问题。档案管理系统与现有财务系统间的关联性和元数据标准问题是目前电子档案归档的一个瓶颈。其次是流程再造问题。会计电子档案生成于师生填报环节或会计核算环节,设立电子档案势必会改变原有的会计核算流程并涉及人员职责分工的调整,因此要对纸质档案与电子档案并存的过渡阶段提供解决方案。最后是社会合作问题。高校会计档案的电子化需要高校财务系统与各外部系统相连接,从而获取电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证的元数据,以进行进一步处理和加工。但由于现阶段尚未能实现全社会经济活动的票据无纸化,且各部门现有电子票据极少与高校实现对接,因此未来需要通过更进一步的社会合作真正实现高校会计档案的电子化传递与归档。
三、高校会计电子档案的建设路径探索
(一)完善配套制度,明确工作流程结合《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》( 以下简称《通知》)修订单位财务报销规章制度,完善和优化报销流程以及相关的内控制度,针对单位使用电子会计凭证的报销行为提出明确的要求。同时,要贯彻化整为零、关口前移的思想,将《通知》要求进行详细的分解落实,明确报销人员与财务人员间新的责任划分。对于会计电子档案管理的新增环节,要注意工作分配的科学性和合理性,避免大幅增加工作量,避免激发单位业务部门与财务部门的对立甚至对抗情绪。
(二)改造财务核算系统,平稳有序过渡会计电子档案的推进并不强制要求存量纸质档案的完全电子化,高校在实际操作中可以对新档案进行电子化存储,对旧档案维持纸质存储,新产生的难以电子化凭证仍以纸质存储,分步骤地实现从会计凭证影像化收集、核算系统与档案系统对接、数字化搜索到会计凭证入账归档全流程电子化。
以天翼系统为例,高校可以按照以下思路进行系统改造 :
1. 实施电子发票验证系统 :通过安装实施发票查验系统(推荐接口版),配合小翼Plus 微信小程序可轻松
实现增值税发票(包括电子发票)的查重与验真。
2. 改造网上报账系统,升级网上查询系统 :在网上报账过程中,同时上传电子发票PDF 文件,系统妥善保存并与对应报销凭证关联对应,网上查询可直接查看对应明细账的电子发票并可打包导出,用于项目审计等。
3. 实施电子档案管理系统(工作流程如图1 所示):通过电子档案系统将全部会计凭证及其附件进行影像化管理,与会计凭证建立检索关系,电子发票库与凭证影像库形成单位完整的电子档案。作为过渡性系统改造, 从财务凭证到财务附件的联机查询与分析功能,可以缓解高校大量纸质凭证查询不便的问题,减少财务人员的工作量和对纸质会计档案的依赖,有利于向会计档案全面电子化过渡。
4. 实施电子回单系统 :通过实施电子回单系统可以保存银行电子回单原始PDF 文件,并可根据电子回单自动生成财务到款凭证并与之关联。
(三)打造智能平台,形成信息闭环会计电子档案管理的最终形态是要形成从获取、传递、处理、保管到再利用的全流程电子信息闭环。为完成这一闭环管理,高校在推进会计电子档案的过渡期就应当着手加强凭证电子化的技术研发、制定会计电子档案相关制度规范,为智能平台方案上线做好软硬件准备。同时,各社会主体间也要加强合作,通过更加广泛的信息沟通使财务工作历史记录实现跨体系共享,助力智能平台构建,真正实现各类会计凭证的电子化,推进会计档案信息化建设。
智能平台方案能够通过电子票据外部接口、移动端、财务系统、档案系统形成电子凭证的完整信息链条,实现无纸化档案管理,工作流程如下 :
1. 师生通过移动端的智能报销系统,使用OCR技术自动识别发票信息,上传发票同时自动完成发票查验、电子凭证保存。
2. 系统根据智能识别出的发票信息智能完成报销单填写,报销人员只需要选择发票提交后即可完成报销申请。
3. 报销相关票据进入财务系统后, 财务系统根据预先设定的审核标准进行智能审核,自动完成各类发票等稽核规则检查,自动完成记账凭证生成。财务系统的智能处理保证了电子
会计凭证的一致性与不可篡改,大大降低了财务审核人员的能力要求,提高了会计核算工作的准确性。该过程不但没有增加处理电子会计凭证的工作量,反而大大简化了报销流程,在方便报销人员的同时提高了财务部门的服务效率。
(作者单位 :北京大学教育学院
北京大学财务部) 责任编辑 张璐怡