时间:2022-04-10 作者:章丽莉杨俊
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摘要:
RPA在 G石油公司资金监管中的应用
章丽莉杨俊 ■
摘要:本文以 G石油公司为例,阐述其在深入学习机器人流程自动化 (RPA)技术并探讨应用场景的基础上开发加油站资金清账机器人,实现资金清账工作全流程自动化,提升资金监管效果的具体做法,以期为其他油品销售企业提升财务自动化水平、降低人力成本、助力财务转型升级提供参考。
关键词: RPA;加油站;资金清账;财务转型
中图分类号: F234文献标志码: A文章编号: 1003-286X(2021)24-0060-02
一、引言
加油站作为油品销售企业的终端环节,是资金回笼的主要渠道。但受地域分布广、网点众多、员工素质参差不齐等客观因素的影响,加油
站的资金监管一直是油品销售企业管理的重点和难点。随着信息化技术的应用,油品销售企业已针对加油卡充值、加油、便利店销售等业务建
立了各类业务系统和资金监管系统,但受资金结算方式多样、资金到账时间不同等因素的影响,资金监管系统对账一直需要依靠财务人员的手
工操作,工作量大、效率低下且容易出错。 2017年 5月,德勤率先推出财务机器人,标志着机器人流程自动化 (RoboticsProcessAutomation,RPA)技术在财务领域正式开...
RPA在 G石油公司资金监管中的应用
章丽莉杨俊 ■
摘要:本文以 G石油公司为例,阐述其在深入学习机器人流程自动化 (RPA)技术并探讨应用场景的基础上开发加油站资金清账机器人,实现资金清账工作全流程自动化,提升资金监管效果的具体做法,以期为其他油品销售企业提升财务自动化水平、降低人力成本、助力财务转型升级提供参考。
关键词: RPA;加油站;资金清账;财务转型
中图分类号: F234文献标志码: A文章编号: 1003-286X(2021)24-0060-02
一、引言
加油站作为油品销售企业的终端环节,是资金回笼的主要渠道。但受地域分布广、网点众多、员工素质参差不齐等客观因素的影响,加油
站的资金监管一直是油品销售企业管理的重点和难点。随着信息化技术的应用,油品销售企业已针对加油卡充值、加油、便利店销售等业务建
立了各类业务系统和资金监管系统,但受资金结算方式多样、资金到账时间不同等因素的影响,资金监管系统对账一直需要依靠财务人员的手
工操作,工作量大、效率低下且容易出错。 2017年 5月,德勤率先推出财务机器人,标志着机器人流程自动化 (RoboticsProcessAutomation,RPA)技术在财务领域正式开始应用。 G石油公司在深入学习 RPA技术并研究应用场景的基础上开发了加油站资金清账机器人,实现了资金清账工作全流程自动化,提升了财务工作效率,同时也提高了资金监管效果。
二、 G石油公司资金监管现状
G石油公司成立近 70年,已由传统的成品油经销商逐步转型为集成品油、天然气、非油品销售业务于一体的综合服务商,下辖 14个地级公司,拥有加油站 1300多座、便利店 1100多家。 2020年, G石油公司成品油零售量近 500万吨,收入超 350亿元,非油品营业额超 30亿元,加油站收款超 400亿元。
G石油公司实行站级核算,即以加油站、便利店为最小核算单元进行收入及成本费用的归集。站级资金监管主要通过财务人员每日清账(销售商品与资金收款核对)来实现:站级网点每天日结并将各业务系统销售数据生成销售日报表,并主动上缴站级资金;财务人员在每日账户资金到账后,通过审核销售日报,匹配各银行、第三方支付的交易流水,核对站级资金是否及时足额到账,并完成财务清账,实现资金闭环管理。财务清账工作每天、每个站级网点都在发生,遇到数据错误或节假日,清账时间还会延长,给资金管理带来较大困难。
2017年, G石油公司上线资金监管系统,通过数据集成对账提升站级资金管理的风险防控水平。但随着业务类型的不断增加,数据处理日趋复杂,系统既有功能已无法满足管理需求,仍需要依靠财务人员进行手工处理。 G石油公司财务部门 100多人重复着简单繁琐的工作,部分财务人员因缺乏积极性而要求转岗或提出辞职,给财务基础工作和团队建设带来较大影响。
三、设立 RPA清账机器人
为加强资金监管、提高财务工作效率, G石油公司基于资金监管现状设立 RPA清账机器人,具体做法如下:
(一)构建系统架构
G石油公司在设立 RPA清账机器人时不改变现有账务系统,以非侵入方式设计 RPA清账系统架构(见图 1)。通过映射应用程序,模拟人工在键盘和鼠标上的动作步骤,在 7X24小时内按设定时点快速执行设定的流程节点内容,完成资金清账工作。系统架构包括页面元素识别、任务及参数数据库、控制平台和 RPA机器人。主要流程为:以可组化组件和 Python语言为核心实现页面元素识别;通过 MySQL数据保存清账任务和清账规则等系统参数;构建 B/S架
作者简介:章丽莉,中国石化燕山石化公司;
杨俊,中国石化广西石油分公司。
图 1 RPA清账系统架构构 RPA控制平台,下发清账任务并监控机器人的运行状态,控制机器人任务的启动和停止等。同时,在云桌面上部署 RPA机器人,接受控制台下发的清账任务,并将清账结果保存至 MySQL数据库,并同时在 RPA系统界面进行展示,以便及时进行查询。
(二)梳理业务流程
RPA清账机器人是部署在资金监管系统上的一套自动化软件。具体来说:按照预先设定的路径,自动输入账号、密码进行登录;启动或调用 ERP系统、资金监管系统、网银对账等多个异构系统,进行数据的提取及解析等工作,从而进一步获取网点编码、应缴差异余额、到账差异余额等清账元素;依据确定的清账规则进行判断,自动勾选符合清账规则的记录,自动点击清账按钮完成清账并保存清账结果。对于不符合清账规则的记录则不予清账,留给下一执行时间节点滚动筛查并清账,而数据处理结果则通过日志管理进行展示。
(三)确定应用功能
G石油公司通过对清账流程和操作节点的充分论证、拆解还原及总结提升,最终确定 RPA清账机器人应用内容包括资金监管系统银行卡明细导入、清账查询及处理、 ERP记账查询及处理、生成无到账明细、差异处理、第三方到账勾选、银行卡汇总拆分、资金池记账及维护、现金到账 JJ码勾选 9大模块,以及非 JJ码现金勾选、 RPA日志管理、数据导入 3大功能,整个工作界面简洁直观,资金日常业务处理高效便捷。
四、运用 RPA清账取得的成效
(一)提升了公司整体资金监管水平
RPA是基于规则化的流程和任务,通过规范工作流程和清账标准,避免了人为主观因素干扰,最大程度保证了 G石油公司加油站清账数据的真实性和准确性,有效防止了加油站舞弊事件的发生。 G石油公司运用 RPA清账机器人后,资金监管系统清账率达 100%,比人工清账提高了 8个百分点;一次清账率达 85%,比人工清账提高了 14个百分点;资金监管系统与业务系统数据核对不平通过率仅为 6%,比人工清账降低了 3个百分点;加油卡数据核对的一致率大幅提升,差异分析率达到 100%,公司整体资金监管水平得到显著提升。
(二)降低了资金管理成本
RPA能够全天候不间断、高效率地工作,可弥补人工操作容忍度低、峰值处理能力差的不足,有效提高了工作效率、降低了人力成本。 G石油公司运用 RPA清账后,降低了人工处理数据的工作量,所有站点 10分钟完成清账工作,财务人员也由原来的清账操作者变为差异管理者,财务部门整体优化减少 82人,公司人力成本、监督成本大幅降低。
(三)财务自动化水平大幅提升 G石油公司在 RPA建设中,通过系统梳理清账工作,进一步规范了业务操作流程,统一了清账管理标准,财务标准化水平得到进一步提升。同时,通过运用 RPA弥补了原有信息系统的不足,减少了系统接口,强化了人机协同,财务自动化水平得到大幅提升。
五、运用 RPA需重点关注的事项
为提升 RPA的应用效果,笔者认为,还需重点关注以下事项:
(一)选择合适的应用场景
RPA主要是替代人工进行重复机械性操作,开发 RPA机器人需要基于明确规则编写脚本,其应用场景主要包括简单重复操作、量大易错业务、多个异构系统、 7X24小时工作模式四个特征。基于此, RPA应用的业务流程必须固定、规则标准必须明确、运行中可能出现的一切场景必须能够提前被定义。
(二)匹配合理操作时间
RPA是在用户界面进行操作,不会改变企业原有的 IT系统,也不需要在系统间建立接口。在 RPA模拟用户操作与交互(复制粘贴、键盘输入、鼠标点击、登录系统等)时,要充分考虑各类办公软件、信息系统、应用程序等的响应和运行时间,唯有合理匹配每一步的操作时间,才能确保全流程高效顺畅运转。
(三)建立异常处理机制
RPA是基于固定规则进行操作的,当业务场景发生变化、流程规则进行调整、前端数据出现错误时,无法自行处理异常事件,因此需要配备专门人员监督 RPA运行情况并及时处理异常事件。比如,当部分数据出现差错时通常需要将 RPA关闭,因此会影响其他部分的运行,此时可建立局部暂停机制并记录具体情况,待全部运行完毕后再查找原因予以修正。此外,当企业软件升级或切换系统平台时, RPA也可能无法进行正常操作,需要投入一定的时间和成本重新进行部署和优化。
责任编辑刘黎静
202124 •财务与会计 71
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