时间:2020-05-25 作者:钟焕勇 北京伟图科技发展公司
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摘要:
随着计算机在会计领域应用的普及,商业流通部门使用计算机进行管理也越来越为人们所重视。一段时间以来,商业进销存管理系统被作为一种广告手段在各种媒体上广泛地宣传,大有“无进销存不谈财务软件”之势。但是,较之于常规的帐务、报表、工资等系统范围明确的财务软件系统,商业进销存系统则尚无公认的相对明确的系统范围界定。
因此,一方面,大多数软件厂商和用户对此存在一定的认识或理解上的混乱,不理解进销存系统和传统的帐表系统的差别和关系,不理解进销存到底应包括哪些功能、处理哪些业务,又是给哪些部门使用的,致使不同厂商推出的进销存系统五花八门,内涵各异。另一方面,大相径庭的软件报价则更使许多用户如云里雾里。进销存系统报价高者达几万元,甚至十几万元,低者则仅为三五千元,甚至几百元。如此多样的内涵和价格差别使用户顾此失彼,难以取舍。
针对当前概念上的混乱状况,我认为,很有必要对商业进销存系统的系统范围进行相对明确的界定,即确定系统的大致功能范围、应用层面,以及和其它业务、财务系统间的差别和联系。这样,不仅便于指导开发和使用,也便于政府主管部门进行宏观管理(如财政部门的评审等)。为此,本人愿结合我公...
随着计算机在会计领域应用的普及,商业流通部门使用计算机进行管理也越来越为人们所重视。一段时间以来,商业进销存管理系统被作为一种广告手段在各种媒体上广泛地宣传,大有“无进销存不谈财务软件”之势。但是,较之于常规的帐务、报表、工资等系统范围明确的财务软件系统,商业进销存系统则尚无公认的相对明确的系统范围界定。
因此,一方面,大多数软件厂商和用户对此存在一定的认识或理解上的混乱,不理解进销存系统和传统的帐表系统的差别和关系,不理解进销存到底应包括哪些功能、处理哪些业务,又是给哪些部门使用的,致使不同厂商推出的进销存系统五花八门,内涵各异。另一方面,大相径庭的软件报价则更使许多用户如云里雾里。进销存系统报价高者达几万元,甚至十几万元,低者则仅为三五千元,甚至几百元。如此多样的内涵和价格差别使用户顾此失彼,难以取舍。
针对当前概念上的混乱状况,我认为,很有必要对商业进销存系统的系统范围进行相对明确的界定,即确定系统的大致功能范围、应用层面,以及和其它业务、财务系统间的差别和联系。这样,不仅便于指导开发和使用,也便于政府主管部门进行宏观管理(如财政部门的评审等)。为此,本人愿结合我公司的软件开发实践略论一二,以求教于大家。
一、进销存系统的范围,不仅应该包括商品购销的直接业务如采购、入库、出库、销售和库存管理,还应包括和购销业务紧密相关的合同管理、收付款结算、往来管理(应收应付帐歆管理)和税金管理(主要是指增值税)等。只有这样,进销存系统才是一个完整的、自含的、构成信息循环的整体。缺少其中的任何一环节,都将造成系统内大量数据的重复录入,同时大量管理数据因无法向其它环节传递而无法使用,大大降低系统的管理效率,甚至导致系统无法正常运转。如,传统的库存商品核算软件以入库单、出库单为系统的入口,只管理库存状态,一方面入出库单只能靠人工再输入,另一方面则根本无法反映进销存系统的核心内容——采购、销售业务过程和状况。因此,进销存系统必须突破单纯的库存管理而向采购、销售的业务环节延伸。企业的购销过程一方面以购销合同为依据或参考,另一方面又和款项收付、往来管理等资金管理业务不可分割。如果说,购销业务处理缺少合同管理尚且无关紧要,但若没有相关的收付款业务和往来管理,则购销过程中最主要的结算和信用控制将无从谈起,同时,后续的应收应付明细核算信息都只能重复输入了。此外,增值税核算和管理的一切数据都源于购销环节,如果进销存系统中不管理增值税,则增值税管理的自动化就只能是空想。
二、进销存系统应该是“业务、财务一体化”系统,即必须同时反映和处理业务、财务等多种状态。事实上,不仅商品库存有财务库存、业务库存和仓库库存三种状态,商品采购、商品销售,以至于应收帐款、应付帐款等都有业务和财务的不同的状态,反映着截然不同的管理意义,即财务状态反映的是一种静态的结果,这是财务软件处理的唯一对象,而业务状态则反映的是一个动态的过程,这正是业务软件处理的核心内容。财务软件是以事后输入为基本特征的,因此仅作为财务软件开发的进销存系统不仅存在因大量业务单据的集中重复输入而带来的“瓶颈”难关,更存在由此而产生的数据状态不一致而引起的处理结果错误这一难以解决的问题。同样,一些单纯以业务管理为目标的进销存或类似软件,由于没有必要的财务核算信息,在各业务处理环节也没有为后续的财务核算作好数据准备,无法输出完整、正规的财务核算帐簿,甚至不能为此提供数据接口,同样也不为企业用户所接受。
因此,进销存系统要管好业务、财务的各种状态,关键在“一体化”。“业务、财务一体化”的真正内涵是整个系统以业务处理为入口和核心,各种业务计算机上直接完成,自动产生各种业务单据,自动进行各种业务核算,同时,各种业务数据自动向财务处理环节传送,据以进行相应的财务明细核算和汇总核算。
进销存系统的开发,难在“一体化”。无论从功能结构、处理流程、数据结构,还是在系统调研、系统设计、开发周期上,多状态的进销存系统和单状态的“进销存系统”都存在着本质的差别。
三、进销存系统应该是“多环节一体化”的整体系统。进销存系统的范围如前所述,包括购销业务及相关的各环节,这些环节间数据互为因果,任何环节都一方面接受其它环节的数据,一方面也为其它环节提供数据,因此,进销存系统是一个多入口、多出口的网状关联的整体系统。如,入库单和采购发票间就是相互调用的关系,既可以根据采购发票自动产生入库单,也可以根据入库单自动产生采购发票;商品购销和往来管理也是互为因果的关系,一方面往来帐款的当前余额(信用情况)监控购销业务的发生,另一方面购销业务又产生往来核算的明细记录。在软件设计上,任何割裂环节间数据关联的做法,都将使系统的自动化程度和处理效能大打折扣。
“多环节一体化”的根本在于,系统内部的数据关联必须是一个整体,因此,一体化并不影响软件结构上的模块分化。进销存系统可以分解为易于维护的多个相对独立、甚至独立运行的子系统,但在内部的数据联系上,则必须是一体的。这是进销存系统和单环节、单任务、没有整体处理效应的简单软件组合体的本质区别。
四、进销存系统必须是一个动态的过程控制系统。进销存系统的主要处理对象是营销业务过程,而业务的发生具有动态、并发、时序的特征。具体表现为:一方面,系统的数据和工作状态都处于变化之中,最典型的如库存量的变动,任何入库、出库业务都将改变销售商品的可供量,从而制约着销售业务的发生,因此,这些变动必须得到及时的反映;另一方面,业务发生的时序反映着不同的业务内容,从而具有不同的管理意义,如采购结算和商品入库的不同次库,分别反映着在途商品和到货未付款两种不同的业务。进销存系统的根本作用和意义就在于及时反映这种“变化”和最新状态,以便操作和管理人员进行业务过程的控制。
进销存系统的动态特征,应该在以下几个方面得到体现:
1.动态处理:即所有的业务都必须在发生的当时,在计算机上直接得到处理,包括所有的帐簿登记过程也都必须在单据确认的同时完成。因此,至少在业务处理环节,不允许出现成批事后登帐的功能。这一点和财务软件的集中过帐处理有着本质的区别。
2.动态控制:即必须保证在业务发生的任何环节,能够取得用于控制或影响或证明该业务发生的合理性、正确性的必要信息。同时,对于当前业务的直接或间接后果给以足够的警示,并允许动态调整干预。
3.动态反映:必须保证随时提供最新的管理所需的各种核算、统计、分析资料。
五、进销存系统应该是一个多用户界面,数据高度共享,从根本上避免数据重复录入的高效率系统。进销存系统是业务财务一体化、多环节一体化的网络系统,它的使用人员以业务人员为主,也包括财务人员、管理人员和系统管理人员。由于不同的人员岗位内容不同,进销存应该按岗位提供不同的用户操作界面,分别提供不同的系统功能。作为一个动态系统,其数据共享的概念也和传统财务软件数据共同存储、功能共享有着很大的不同。进销存的数据共享不仅包括统一存储、功能共享的基本要求,更重要的是,进销存系统的各部门、各环节、各岗位间数据是自动传递的,如销售发票经过结算后就自动传送至财务环节。进销存系统的这种共享特征,从根本上杜绝了单据、数据的重复录入,从而保证了系统的处理效率。
六、进销存系统和帐务系统之间应该是明细核算和总帐核算的关系。帐务系统是以科目为唯一核算标准的财务软件,用于商品采购、库存商品、销售收入、销售成本等的明细核算,不仅无法全面反映业务内容和过程,而且,一旦商品品种稍多(通常超过500种)就存在处理能力和效率的问题。因此,上述科目的明细核算只能通过进销存系统来完成。此时,帐务系统就成为进销存的后台系统,接受进销存系统的汇总凭证。因此,进销存系统和帐表系统间的关系应该是明细核算和总帐核算的关系。
责任编辑 刘志新
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