摘要:
在会计凭证输入时,会计科目的准确而又快速输入,是一个比较难以解决的问题。目前,会计科目的输入有很多方法,但归纳起来,主要有两大类:一类是代码输入;另一类是词组输入。在代码输入中,会计科目的编码以数字群码为主,按这种方式编码,能够满足财政部颁布的《会计核算软件管理的几项规定(试行)》对会计科目编码的要求,同时能做到无重码,处理方便。采用这种编码方式只输入一级科目,速度较快,但需要输入明细科目时,由于科目个数太多,操作人员无法记住所有明细科目代码,这时只能借助于科目代码表,边输边查,输入速度较慢,同时容易串户。为此,有人采取了先输一级科目,再找二级科目,然后找三级科目的逐级下找的方法。采用这种方法虽可实现无记忆输入,但输入明细科目要逐级查找,多次选择,速度更慢。另一类是采用科目词组输入方式,这种输入方式虽输入直观,无需记忆,但当多个明细科目名称第一个汉字相同时,要多次翻页选择,输入速度也很慢。
为了解决以上两类会计科目输入方法存在的不足,我们通过实践,摸索出了一种会计科目快速、无记忆、一次定位输入方法。
一、快速、无记忆、一次定位输入方法的会计科目编码
为了满足处理方便...
在会计凭证输入时,会计科目的准确而又快速输入,是一个比较难以解决的问题。目前,会计科目的输入有很多方法,但归纳起来,主要有两大类:一类是代码输入;另一类是词组输入。在代码输入中,会计科目的编码以数字群码为主,按这种方式编码,能够满足财政部颁布的《会计核算软件管理的几项规定(试行)》对会计科目编码的要求,同时能做到无重码,处理方便。采用这种编码方式只输入一级科目,速度较快,但需要输入明细科目时,由于科目个数太多,操作人员无法记住所有明细科目代码,这时只能借助于科目代码表,边输边查,输入速度较慢,同时容易串户。为此,有人采取了先输一级科目,再找二级科目,然后找三级科目的逐级下找的方法。采用这种方法虽可实现无记忆输入,但输入明细科目要逐级查找,多次选择,速度更慢。另一类是采用科目词组输入方式,这种输入方式虽输入直观,无需记忆,但当多个明细科目名称第一个汉字相同时,要多次翻页选择,输入速度也很慢。
为了解决以上两类会计科目输入方法存在的不足,我们通过实践,摸索出了一种会计科目快速、无记忆、一次定位输入方法。
一、快速、无记忆、一次定位输入方法的会计科目编码
为了满足处理方便和快速无记忆输入两方面的要求,我们将每一会计科目都用两个科目代码来表示。一个科目代码按数字群码方式编码,该编码专门为处理之用,我们称之为处理码;另一个科目代码按字母码方式编码,该编码专门为输入之用,所以称之为输入码。科目名称、处理码、输入码、一一对应。编码方法见下例:
1441010105处理码中的141代表“基本生产”,前一个01代表“普铁”,后一个01代表“原材料”,05代表“自产矿”。
在上例中,处理码的编码方法无特别之处,而输入码是按各级科目的有关汉字第一个拼音字母来编码.这种编码必须遵循四条原则:一是要有规律性;二是要能反映出各科目的统驭关系,以避免最低级明细科目同名时而串户;三是要尽量做到无重码;四是码长适度。如上例中,一级科目编码可取科目名称前四个汉字的拼音首字母,二级科目编码可取其一级科目名称前两个汉字的拼音首字母和二级科目名称前两个汉字的拼音首字母,三级乃至更低级别的科目编码,取其以上各级科目名称和其本身的第一个汉字拼音的首字母。按照这种方式编码,码长仅用1~4位即可表示出475254(264+263+262+26)个不同的科目,重码率极低。
二、快速、无记忆、一次定位会计科目输入方法的实现
1.建立科目代码库。科目代码库包括三个字段:科目名称、处理码和输入码。其结构如下:
上库结构中,输入码为8位,主要是考虑到码长可能扩展的需要。实际上,四位码长足以解决问题。一般输入代码只要给出四个或四个以下字母即可。
2.科目代码库的索引。为了实现快速查找,应将科目代码库按处理码和输入码分别索引。
3.快速、无记忆、一次定位查找的实现。当用户按照记帐凭证给出一输入码时,我们可以应用Fjnd命令定位于某一科目,再通过该科口的处理码,找出其以上各级科目,并将各级科目名称一起显示在最低行,实现一次定位。如误输为其它代码,可返回重输。为了方便操作人员提高输入速度,我们巧妙地应用了Find命令的本身功能,尽量减少操作人员击键次数。如输入“现金”科目时,击“xJ”二键可以定位,只击“X”一键也可定位,这样大大减少了击键次数。如因键入代码个数太少,Find命令认为重码,这时系统提供了继续查找功能。当需要的会计科目被定位后,凭证库只保存该科目的处理码,以便以后处理。
这种会计科目输入方法,由于将处理码和输入码分开,满足了制度规定和处理要求,摆脱了对科目代码表的依附,避免了多次选择问题,从而实现了会计科目的快速无记忆一次定位输入。该输入程序我们使用FOXBASEPLUS语言编制,在AST286微机上使用两年多来,效果令人满意。