时间:2021-01-29 作者:苗阳 (作者单位:北京大学财务部)
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摘要:
近年来,国家持续引导和深化推进“智慧校园”“数字校园”和“互联网+教育”“互联网+税务”建设工作,极大地改善和促进了高校财务工作效率,并为高校财务工作体制引进了新思路、提供了新方法、注入了新活力。为有效克服传统收费方式带来的种种弊端,各大高校纷纷进行新型收费方式的尝试,如第三方平台支付、直联扣费、校园统一收费平台等,一定程度上便利了高校收费工作,但同时也为收费管理工作带来了新的挑战,高校财务工作人员亟需一种收费与管理有机结合的一体化解决方案。
高校收费管理工作面临的挑战
(一)高校收费业务量大、种类多。高等教育体制改革背景下各大高校不断扩大招生,在校生数量不断增加,进而导致高校收费工作量增大。高校收费管理工作包括学费、住宿费的统一收取和管理,也涵盖了广大师生校园生活涉及的上网费等费用的收取和管理。此外,随着高校开放程度的增加,各类短期培训班、会议费、校外人员课程选修费、校外人员双学位学费、校外人员图书馆检索费等等也逐渐纳入高校收费管理工作范畴。上述项目分属多个管理部门,收费的标准、金额和形式纷繁复杂,为财务部门的统一规范化管理带来了较大压力,如何统一并规范这些费用的收取和管...
近年来,国家持续引导和深化推进“智慧校园”“数字校园”和“互联网+教育”“互联网+税务”建设工作,极大地改善和促进了高校财务工作效率,并为高校财务工作体制引进了新思路、提供了新方法、注入了新活力。为有效克服传统收费方式带来的种种弊端,各大高校纷纷进行新型收费方式的尝试,如第三方平台支付、直联扣费、校园统一收费平台等,一定程度上便利了高校收费工作,但同时也为收费管理工作带来了新的挑战,高校财务工作人员亟需一种收费与管理有机结合的一体化解决方案。
高校收费管理工作面临的挑战
(一)高校收费业务量大、种类多。高等教育体制改革背景下各大高校不断扩大招生,在校生数量不断增加,进而导致高校收费工作量增大。高校收费管理工作包括学费、住宿费的统一收取和管理,也涵盖了广大师生校园生活涉及的上网费等费用的收取和管理。此外,随着高校开放程度的增加,各类短期培训班、会议费、校外人员课程选修费、校外人员双学位学费、校外人员图书馆检索费等等也逐渐纳入高校收费管理工作范畴。上述项目分属多个管理部门,收费的标准、金额和形式纷繁复杂,为财务部门的统一规范化管理带来了较大压力,如何统一并规范这些费用的收取和管理成为各高校财务工作人员的研究热点。
(二)传统收费方式手段落后。长期以来,高校收费方式一直滞后于技术的发展和业务的需求,现金、POS、银行代扣等传统的缴纳方式仍屡见不鲜,既占用缴费人员和收费人员大量的时间和精力,又容易导致账目疏漏错误。收费工作结束后,大量的金额核对和人工入账工作也增加了财务人员的工作难度。目前,很多高校通过自主开发收费平台或者引入第三方支付平台的方式,已初步解决常规性收费项目的线上收费问题,如学费、住宿费等固定大额收费项目。然而,对于零散、随机、突发的收费项目,仍然需要组织现场收费,如何对这些大量的零散收费业务进行网络信息化的收取和管理也是收费业务亟待解决的实际问题。
(三)高校财政工作监管力度加大。依据财政部《关于全面推开财政电子票据管理改革的通知》第四条中“各地区必须在2019年1月31日前,完成相关财政电子票据管理改革工作”的要求,各大高校目前已陆续采用财政电子票据。财政电子票据系统的上线表明了国家对高校收费管理工作的重视,对高校收费信息化建设的期望,以及对高校加强教育事业收入监管的决心。在国家政策的积极引导下,整合校园各项收费管理工作、实现高校收费管理全面信息化刻不容缓。实现财务工作收费、开票、入账全流程的信息化管理,是当前高校收费管理工作发展的最新方向。
校园收费管理平台网络信息化模式研究
为克服上述挑战,满足网络信息化趋势下高校财务工作的自身发展需求和政府监管需求,促进高校收费管理工作提效,北京大学充分利用网络信息技术研制校园收费管理平台,囊括了学费、住宿费等固定大额收费项目,研究生复试费、辅修双学位等一次性收费项目,以及图书馆检索复印费、体育馆办卡费等随机性收费项目,项目范围基本涵盖了高校收费的全部业务。
同时,P大校园收费管理平台对内实现了收费、开票、做账的一体化流程和无缝对接,对外实现了平台与多部门业务系统的在线互联、数据共享,成为真正意义上的网络信息化高校收费管理平台,使收费管理工作流程更加简洁和规范。通过多种收费方式相结合,也极大地便利了广大师生的校园生活。
高校收费工作政策性强,各项收费均需通过教育部、学校主管部门审批。研究生院、教务部、继续教育部等作为收费工作的申请主体,首先在校园收费管理平台上发出建立收费项目的申请,并填报申请项目名称、立项审批状态、收费的依据和标准、票据种类等信息。财务部收费管理人员在线对收费申请信息进行审核,审核结果通过平台即时发送给收费申请部门。通过财务部的审批,从源头上预防了不合规收费、开票的行为,保证了高校各部门收费工作的规范性,有效起到了在线监督的作用。
为保障传统学费、住宿费等固定项目费用的高效收取,同时兼顾一次性、随机性的复杂收费项目,创新性地开发了校园收费管理平台线上、线下全方位收费模式。
一是线上收费模式。校园收费管理平台与职能部门独立的业务系统实时进行收费对象名单、项目、金额等信息的动态交互。缴费人员直接登陆业务系统进行相关操作,如研究生报名系统、继续教育培训系统、会议费系统等,操作成功后系统自动跳转至平台付款界面,即可进行缴费。缴费状态同步回传至收费项目对应的业务系统,供相关部门查看收费工作进展情况。对于无独立业务系统、一次性的收费项目,如小型会议费、辅修双学位学费、研究生复试费等,则由相关业务部门向收费管理平台提交规范化收费信息清单,包括缴费人、金额、开票需求、票据种类等,平台管理员依据清单设置对应的收费项目后,有缴费需求的师生即可随时登陆收费平台完成缴费。
二是线下收费模式。引入线下扫码支付方式,平台管理员根据业务部门申请在校园收费管理平台上设置收费项目;收费时,业务部门收费人员在平台收费界面输入收费对象姓名、证件号、金额等信息后,使用扫码枪扫描缴费人员手机付款码进行收费操作。此业务上线平台后,学员在研究生院报到的同时即可完成缴费,彻底消除了以往到财务部排队缴费的现象。同时,教务部业务人员可随时登陆平台查询学员缴费状况或统计缴费金额,无须再通过财务人员查询,真正实现了财务收费信息化带来的便利和高效。
缴费完成后,进入图2所示的开票和入账环节。业务部门操作人员直接登录校园收费管理平台完成开票,开票信息实时记录。业务、财务部门均可登录平台查看缴费信息和开票信息。财务人员取得银行回单后,利用平台完成自动对账并生成到款凭证,业务部门操作人员可登录查看到款凭证编号。
系统对接有效简化了收入开票、入账流程,减轻了业务及财务人员工作量,利用数据自动传输与匹配避免业务人工办理错误率,实现收费管理信息化。如学员现场缴费后,教务部业务人员即可在平台上点击该笔记录后的开票按钮,完成一键开票,电子票同步发送至学员登记的邮箱里。全部缴费完成后,教务部业务人员里打印缴费明细报表,向财务人员提出入账申请,财务人员将报表与系统产生的到款凭证进行核对,确认数额无误后,入账凭证即可写入财务核算系统。整个流程智能、高效,财务人员无须再根据学生缴费单和发票一一核对、人工做账,同时提高了财务部和教务部的工作效率。
高校收费管理平台网络信息化对高校收费管理的意义
(一)高校收费管理一体化。校园收费管理平台通过线上、线下两种收费模式最大范围的囊括学校的收费业务,使财务部门能够在同一平台内,对全校收费业务以收费部门、项目、批次等信息为依据,开展多角度、全方位的一体化管理,使财务部门对相关业务实现全面、规范的监管,促进高校财务的网络信息化进程。
(二)高校收费管理高效化。校园收费管理平台实时准确反馈收费信息,提高了业务部门的工作效率。同时,校园收费管理平台、票据管理系统和财务核算系统的联动实现了高校收费全流程信息化管理,使财务部门实现了对收费更高效的管理。
(三)高校收费管理规范化。通过对全校收费业务公开、透明的统一管理方式,可以从源头上避免乱收费、小金库等现象,使业务部门的收费更加规范。平台通过赋予不同权限,将各职能部门、财务部门、缴费人员纳入进来,形成一个联动的统一体,任何对数据的操作均可以反映到各个环节,各主体互相协调、紧密衔接的推进收费工作,真正实现了高校对收费全流程的监督,实现了高校收费管理工作的规范化。
结论与建议
高校收费工作面向广大师生及校外人士,是财务部重要工作之一。根据高校财务工作需求,建设全面涵盖申请审批、收费、票据管理、财务核算等环节的校园收费管理平台,实现收费工作全过程的闭环运行、全面管理,使广大师生缴费支付更加便捷,业务部门工作更加高效,财务部门监管更加全面,全校整体工作效率和管理效益得到显著提升。结合实际工作需求与经验,现有高校收费管理平台仍可在以下几个方面进行改进:
(一)引入公司网银转账渠道。校园收费管理平台通过线上、线下两种收费模式的结合,几乎囊括所有的收费业务,得到了广大师生、财务人员、业务人员的高度认可。但是上述收费方式主要针对个人缴费业务,现有平台在单位缴费业务方面还有所欠缺。例如,各大高校的培训费、会议费等都存在一定量的单位汇款缴费,仍需人工处理,过程繁琐。因此,在校园收费管理平台上增加公司转账渠道,有助于高校收费管理平台进一步扩大收费覆盖面。
(二)强化对移动端的支持。《中国互联网发展趋势报告2016》指出,移动互联网用户全面超越PC端,其中在校大学生用户占50%,我国进入移动互联网时代。校园收费管理平台虽然已开发了移动客户端,但是在界面和操作友好度方面仍有提升空间,以达到更流畅更便捷的目的。同时,在移动端推广方面,可以考虑在学校APP、校园公众号、财务部公众号里加入校园缴费模块,实现移动端更便捷的缴费体验。
责任编辑 李艳芝
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