財政机关对單位預算会計的指导工作应如何进行,我認为归納起来,有如下兩个方面:
首先,必須根据各單位預算机关的具体情况,指导选用适当的核算方法。因为核算方法是完成会計工作的手段,核算方法的是否恰当,对單位預算机关能否做好会計工作,起着决定的作用,所以指导工作也必須先从这里入手。我国單位預算机关的核算方法,是由財政部統一規定的。財政部为了使其能适应所有各机关的具体情况,規定了兩种:一种为采用复式記帳方法,即各級国家机关單位預算会計制度;另一种为簡易处理办法,即各級国家机关單位預算会計簡易处理办法。前者适用于經費較大、会計事务較多的机关,后者适用于經費較少、会計事务不多的机关。各級机关究竟应采用那一种?現行制度仅作了原則規定,因此,各級財政机关就必須根据各机关經費大小和会計事务繁簡的情况,来指导各机关适当选用核算方法。其次,必須細致而耐心的指导各單位預算机关掌握核算方法。
根据我国目前的情况,在部份單位預算机关里,特別是县(市)級以下的單位預算机关会計工作人員,对会計业务,不能从理論和实务处理上,都全面的掌握起来,以致于在工作中往往发生錯誤或困难。例如記帳凭單的編制錯誤和报表的不正确不及时等,使得会計核算应有的作用,受到一定的影响,因此,財政机关就有必要加强核算方法的指导。指导的方式,可以是多种多样的,根据不同的情况来决定。例如:对一般普遍存在的問題或核算方法有較多的变革时,都可采用召开会議,集体座談研究的方式;对各机关会計工作中所发生的个別問題,可采用个別解答的方式;对于业务基础較差,特別困难的單位,有必要时可以采用派員实地指导的方式。
單位預算机关的会計工作人員,在掌握了核算方法以后,实际工作中是否已按規定进行,財政机关还必須通过监督来考察。財政机关对單位預算机关会計工作的监督方法是通过对会計报表的审核和实地檢查来进行的。
(一)对会計报表的审核。为了便于財政机关监督單位預算的执行情况,單位預算会計,必須定期的向財政机关报送执行預算的会計报表。会計报表的編造,在核算程序上来說,是核算工作的最后阶段,也可以說会計报表就是会計工作的集中表現,因此,会計报表的是否及时、正确和完整,也就反映了会計工作的質量。
不过,这种监督的方法,有一定的局限性,不可能使所有存在的問題,都全面的发現。
对报表审核时应該从其是否及时、正确和完整三方面来进行。在是否及时方面,主要审核是否按規定时間报送;在是否正确方面,主要审核科目(会計科目和預算科目)和报表格式是否符合規定,表列的数字以及各表之間有联系的数字是否相符;在是否完整方面,主要审核应报送的各种报表是否齐全,表內应塡列的內容是否都已塡列,所屬机关报表的数字是否已全部包括在內。
通过报表审核,对所发現的錯誤和缺点,应分別情况予以糾正。例如:不完整的应通知补报;不正确的应通知更正。
(二)实地檢查。实地檢查是监督工作中較好的方法,它可以避免报表审核中发現問題不够全面的缺点,但不可能經常地进行。实地檢查的范圍,可分为全面檢查和局部或專題檢查兩种:所謂全面檢查,系对全部的会計工作逐一进行的;局部或專題檢查即仅对会計工作的某一方面或某一問題进行的。实地檢查的方法,根据檢查对象决定,一般的有以下几种:
(1)会計制度执行一般情况的檢查。檢查时着重这几个方面:帳簿的設置是否按照会計制度的規定;記帳凭單的編制与帳簿的登記是否正确与及时;会計記录所发生的錯誤是否按照規定方法更正,記帳凭單与帳簿有无挖擦和涂改;会計档案保管是否安全。
(2)对原始凭証的檢查。原始凭証是証明有关执行預算会計事項发生的凭証,它是核算的基础。按照規定,合法的原始凭証,应具备一定的条件。因此,檢查时首先要查明記帳凭單的塡制,是否都有原始凭証为根据(屬于轉帳无原始凭証的事項例外);其次要查明所有的原始凭証是否都合乎会計制度的規定。
(3)对庫存現金的檢查。庫存現金的檢查,应从以下各方面进行:清点現金余額与現金出納登記簿的記录是否相符;查明出納人員对現金的收付是否都有合法的根据(收支凭單或經过会計人員批以收付現金的原始凭証),有无非法收付和私自挪用情况;查明現金出納的記录是否及时,是否按照規定將不同性質的款項作了分頁記录;查明現金余額和現金收付,有无違反中国人民銀行有关現金管理的規定,現金保管是否安全。
(4)对往来款項的檢查。往来款項的檢查,应着重对暫付、应收、应付和应繳預算收入的款項进行。对暫付款的支付,应查明有无超出規定范圍的現象;請款、支付和結算是否都按照規定的手續;对不及时前来結算和交回余款的暫付款負責人,会計是否进行过督促和檢查。对应收款項,其中屬于預付款部份,应查明是否都系按照合同或有关規定支付的,支付以后是否进行过监督幷进行結算;对其中屬于应收賠偿款和应收收入款部份,应查明是否及时催收;应收款如有呆帳損失时,应查明是否因意外情况而发生。对应付款項,应查明偿付是否及时。对应繳預算的收入款項,应查明解繳是否及时,有无积压或挪用。
(5)对庫存材料的檢查。对庫存材料的檢查,应从会計人員和材料管理人員双方面进行。对会計人員,应查明是否按照規定的范圍进行庫存材料的核算,有无应作庫存材料核算而却未进行的;同时,还必須查明会計人員对材料曾否組織进行定期檢查或抽查,清查的結果,又是否按照規定来处理。对材料管理人員,应查明材料的收发,是否按照規定建立了驗收和領料制度并按时进行了登記;同时,还应查明材料登記簿上平时的材料余額是否符合于儲备定額,定額有无偏高或偏低情况,材料保管是否安全。
(6)对固定資产的檢查。对固定資产的檢渣,应从会計人員和財产管理人員双方面进行。对会計人員,应查明凡符合固定資产条件的設备和家具等,是否都已进行固定資产的核算;同时,还必須查明会計人員对固定資产曾否組織进行定期檢查或抽查,清查的結果,又是否按照規定来处理的。对財产管理人員,应查明对固定資产的增加、領用、調撥和报廢等,都是否根据合法的原始凭証来办理,对各部門使用的固定資产,是否已按財产的所在地点和对財产負有完全責任的人員作財产的登記,家俱、設备上有无編号,庫存的固定資产保管是否安全。
此外,对于报表上的数額是否与帳簿相符,前期通过报表审核或实地檢查所提出的各項缺点克服的情况如何,也必須加以檢查。檢查的結果,应作成記录,然后由財政机关根据不同情况,通知被檢查机关采取有效措施加以改进。
总之財政机关对單位預算机关会計工作的指导和监督,是促使單位預算机关健全会計工作的兩个必要方面,只有加强指导,才能給單位預算机关順利完成会計工作提供条件,同时,也只有加强监督,才能保証單位預算机关会計工作的順利完成。