摘要:
YS预算调整系统的操作,主要包括登记预算调整内容,调整年初预算,对预算调整情况进行汇总,运算上下级财政部门之间的预算指标核对单等。
一、登记管理的操作
登记管理就是将预算调整内容登记到预算调整系统有关数据库中去。它是预算调整系统使用最频繁的部分。登记管理采用屏幕编辑方式,除了录入、修改、删除以外,还有查询、核对、打印以及自动拷贝等功能。登记管理分为总户管理和明细户管理两部分。这两项管理的操作方法略有区别。登记的内容主要包括文件编号(简称文号)、文件发文日期(简称发文日期)、调整类别、调整科目、调整数和摘要等。录入时,只要将调整预算文件的具体内容分别输入到相应的字段就可以了。为了做好登记管理的操作,用户需要注意如下几点:
(一)正确输入文号。在预算调整系统中,调整预算的记录在数据库中按文号索引,文号是连接总预算调整数据库与本级部门预算调整数据库、总预算调整数据库与下属地区预算调整数据库之间关系的一个重要字段。为了便于管理,使文号规范化,YS预算调整系统对文号进行了限制。系统规定:(1)文件编号由汉字和数字两部分组成,最多为12字节长度。其中,汉字部分最多8个字节,即4个汉字。数...
YS预算调整系统的操作,主要包括登记预算调整内容,调整年初预算,对预算调整情况进行汇总,运算上下级财政部门之间的预算指标核对单等。
一、登记管理的操作
登记管理就是将预算调整内容登记到预算调整系统有关数据库中去。它是预算调整系统使用最频繁的部分。登记管理采用屏幕编辑方式,除了录入、修改、删除以外,还有查询、核对、打印以及自动拷贝等功能。登记管理分为总户管理和明细户管理两部分。这两项管理的操作方法略有区别。登记的内容主要包括文件编号(简称文号)、文件发文日期(简称发文日期)、调整类别、调整科目、调整数和摘要等。录入时,只要将调整预算文件的具体内容分别输入到相应的字段就可以了。为了做好登记管理的操作,用户需要注意如下几点:
(一)正确输入文号。在预算调整系统中,调整预算的记录在数据库中按文号索引,文号是连接总预算调整数据库与本级部门预算调整数据库、总预算调整数据库与下属地区预算调整数据库之间关系的一个重要字段。为了便于管理,使文号规范化,YS预算调整系统对文号进行了限制。系统规定:(1)文件编号由汉字和数字两部分组成,最多为12字节长度。其中,汉字部分最多8个字节,即4个汉字。数字部分统一为4个字节,位数不足时,在前面补“0”。文号中本年度的年度号、文号中的“第”、“号”等字样全部省略。以前年度的文件需要登记,即年度号与操作年份不一致时,才加上年度号,但年度号与文号的汉字部分加起来仍不得超过8个字节长度。如:财政部下发的(90)财地字第1号文件,“(90)”、“第”和“号”都省略掉,输入为“财地0001”。当1991年度登记该文件的内容时,输入“90财地0001”。(2)系统不允许存在两个具有相同文号的调整预算记录。一个调整预算的文件需要做多次登记时,采用在正式文号后面加A、B、C…Z的方法。如:登记动支预备费文件时,先用正式文号登记一笔减少预备费科目数据的记录,接着,以“文号加A”登记一笔增加另一预算科目数据的记录,依此类推。文号后面加A、B、C…Z的方法适用于以下两种情况:一是一个文件调整多个预算科目预算数字时;二是某一个文件登记出现错误,再登记一笔冲销时。
(二)弄清文件日期、录入日期(即登记日期)和系统日期之间的关系。预算调整系统的日期统一为6位,最前两位表示年,中间两位表示月,最后两位表示日。文件日期是指调整预算文件的发出日期,由用户根据文件落款的内容输入,如文件发出日期为1990年2月3日,即输入“900203”。录入日期是指用户登记调整预算记录的日期。它不需用户输入,由程序直接从系统日期调入。系统日期表示用户使用预算调整系统的日期,是用户进入YS时输入的日期。文件日期和录入日期都是调整预算记录的字段,是用户进行查询的重要条件。录入日期还是运算核对单的一个重要参数。如果将这几个日期的关系弄混的话,调整预算和运算核对单就可能出现错误。
(三)修改时,要根据情况采用不同的方法。(1)光标尚未返回命令行,发现前面的项目有错时,按一下“PgUp”键,光标重新定位到“文号”栏,按登记的顺序逐项修改,修改结束时按回车键。(2)光标已经回到命令行,发现登记的记录有错误,分为两种情况,如果记录还显示在屏幕上,按功能键“F5”,光标重新定位“文号”栏,逐项修改;如果记录已不在屏幕上,则先用查找功能查找需要修改的记录,然后按“F5”进行修改。(3)为了便于核对数据,在已经运算了汇总表或核对单以后发现登记有错时,采取冲销的办法修改。如:将“财地0002”文件的“50”万元误输入为“60”万元,并已据此运算了汇总表或发出了预算指标核对单,修改时,输入一个文号为“财地0002A”的记录,“调整数”输入“-10”万元,纠正错误。这样,两个月份之间汇总表的当月数和累计数就会衔接起来,下次发出的核对单也会反映出这次修改的情况。
(四)根据不同情况采用不同的查找方法。YS预算调整系统提供四种查找方法。(1)登记过程中,显示上一个记录用“<”键,显示下一个记录用“>”键。(2)按文号汉字的汉语拼音字母的顺序查找记录时,显示前一个用“-”键,显示后一个用“+”键。(3)需要显示较多记录时,在控制命令的位置键入空格键,每屏最多可以显示八个记录。如果再按“+”或“-”键,则按文号汉语拼音字母的顺序,每八个一组显示。需要显示某一个记录的具体内容时,键入记录在当前屏的序号(屏幕的最左边)。(4)如果已知文号,可在控制行按功能键“F2”,然后选择“1”(按文号查询)并键入文号内容,就可以将这个记录找出,并显示在屏幕上。
二、调整预算的操作
调整预算是指根据登记的数据,对年初预算数进行调整,计算出调整后的预算数。调整预算分为调整总预算、调整本级分部门预算和调整下属分地区预算。
三、核对单的运算
核对单用于上级单位和下级单位之间核对预算调整即追加追减情况。核对单采用表格的形式,内容包括:科目,文号,金额,以及按科目计算的本次合计数和按科目计算的本年度累计数。核对单分为三种:根据总户的登记内容运算的是与上级部门的核对单,根据本级分部门明细户的登记内容运算的是与本级主管部门的核对单,根据下属地区明细户的登记内容运算的是与下级财政部门的核对单。在运算核对单时,用户应输入起始录入日期和截止录入日期。系统根据用户输入的日期进行计算,不属于输入日期范围的记录,不被计算到核对单中去。这里需要提醒用户,系统要求输入录入日期,而不是文件日期,如果输入出错,将导致运算出错,有时,计算出的核对单会是一片空白。
通过核对单对预算调整登记情况进行核对后,如发现登记的数据存在错误,一定要采取再登记一笔数据冲销原来数据的方法修改。只有这样,才能在以后运算核对单时,如实地反映错误的修改过程。
四、汇总表的运算
汇总表是明细户的专项汇总表。是系统根据用户输入的条件,把明细户中一部分数据挑出来进行运算产生的表格。