YS是适用于我国最常用的微型计算机IB M—PC及其兼容机的系统。为了保证系统的正常运行，在运行前，用户必须根据具体情况，对运行环境和某些参数作必要的设置。在运行后，用户还需要经常不断地对其进行维护。系统设置与系统维护，是YS的重要组成部分。

一、YS系统设置的主要内容

（一）系统运行环境的设置。是指由用户根据自己的机器条件，利用现有硬、软件资源，进行的设置。如打印参数的设置等。

（二）预算管理事务处理子系统的设置。预算管理事务处理系统是国家预算管理信息系统的重要组成部分。它既是一个有机整体，又由若干个子系统组成。对任何单位来说，预算管理事务处理系统都是一个子系统，用户应根据本单位的具体情况设置自己的子系统。如设置地区级别等。

（三）系统运行参数的设置。YS系统的运行需要用户输入必要的参数，缺少这些参数，系统就无法运行。因此，用户在安装完YS系统后，一定要输入系统运行参数。如：设置总预算会计科目库参数；对预算调整系统进行初期设定等。

二、YS系统设置的模块

YS系统设置的模块，主要是系统初始模块，也有少部分分散在预算调整模块、总预算会计模块和报表处理模块中。这里，我们重点介绍系统初始模块的系统设置。

（一）打印参数的设置

YS系统不提供打印驱动程序，由用户运用操作系统的打印功能，设置YS系统的打印。用户设置过程是：首先，了解操作系统打印驱动程序的功能；其次，掌握驱动程序的打印控制码；然后，将打印驱动程序的某些打印控制码输入YS系统，作为YS的打印参数。

YS系统的打印参数，主要是打印行距参数（如打印表格时，行距置为0或重叠打印）和字号参数（如表格标题的大号字、中号字）。系统提供了三种行距和三种字号。用户根据自己的打印驱动程序，输入不同的控制码。为了灵活使用打印方式，有时也可以在不改变程序的情况下，通过修改控制码而达到改变打印方式的目的。如：打印预算调整登记本时，程序确定的打印行距为1/8英寸，如果用户在1/8英寸的位置输入了1/12英寸的控制码，系统将打印出行距为1/12英寸的登记本。

（二）基础数据库

基础数据库是指存放预算管理事务处理过程中常用科目、名称编码的数据库。YS的基础数据库主要有四个：国家预算科目库、本级部门（单位）名称库、下属地区名称库和总预算会计科目库。

1、编码的意义及方法。意义：编码可以有规律地整理出数据，减少用户的信息输入量和用户的不规则输入，方便系统查询，有利于及时、准确地传递信息。方法：YS系：统使用阿拉伯数字编码的方法，不同的数据库的具体编码方法有所不同。

2、国家预算科目编码、本级部门（单位）名称编码和下属地区名称编码。国家预算科目在预算管理事务处理过程中最为常用。YS系统对国家预算科目全部进行了编码，与软件一起提供给用户。运用国家预算科目编码，可以使全国的预算事务处理系统连为一个统一整体，方便了不同单位预算信息的交换。对我们统一提供的国家预算科目编码，用户就尽量保持其统一性，但在特殊情况下，也可以根据自己的情况作适当调整。本级部门（单位）名称编码和下属地区名称编码，主要是对本级主管会计单位和下属财政机关，以及经常发生预算资金往来的单位，按户名编码。本级部门（单位）和下属地区增加或减少时，用户应及时在数据库中用修改，以保证其完整、准确。

3、总预算会计科目的编码。按照财政部会计制度的有关规定，将总预算会计核算过程中所有的总账科目和明细科目有规律地进行编码后，存放到统一的数据库中，这个数据库就是总预算会计科目库。对总预算会计科目进行编码可以明确反映各会计科目间的相互关系，将会计科目连为统一的整体。总预算会计科目库除了科目编码外，还存放了各科目每个月份的预算执行累计数和当月数。用户建立总预算会计科目库时，应注意如下几点：

（1）总预算会计的总账科目要根据资金来源、资金运用和资金结存三类分别依次按规定编码，即来源类科目编码为01—29；运用类科目编码为31一59；结存类科目编码为61——99。用户不要将科目的分类搞错，否则制作的会计凭证将因无法通过凭证检查而无效，也就无法进行账目的登记。

（2）总预算会计的明细科目，属于预算收支部分，按照国家预算科目设置，属于待结算资金，按结算单位名称设置。这两部分明细科目已在前三个基础数据库中有了储存，用户应使用拷贝的方法，从前三个基础数据库中拷贝过来。

（3）YS系统打印预算拨款凭证时，从最后一个层次的会计科目即最下一级的明细科目查找银行账号和开户行名称，因此，经费拨款总账科目下按单位名称设置的明细科目应放在最下一级。考虑到预算支出科目与经费拨款科目的明细科目匹配问题，预算支出科目的明细科目也应比照经费拨款科目办理。举例来说，当经费拨款或预算支出有四级科目时，可以作这样的设置：一级是总账科目，二级是预算科目的类，三级是预算科目的款或项，四级为单位或地区的名称。

（4）总预算会计科目库经整理后，必须做一次“第一版与第二版的转换”中的“2.自动为会计科目库中的预算科目填上其编码。”这样，总预算会计科目库才能与前三个基础数据库衔接一致。如果未做这一步，输入经费拨款数据或按单位查账时，屏幕将提示“总预算会计科目库中无此科目！”

（5）YS系统的总预算会计科目库是按照四个科目层次设计的。一般来说，容量是够用的。有的单位超过了这个层次，那么，应对预算科目的款和项进行适当归并，合为一致。

3、基础数据库的作用

基础数据库的作用体现在YS的各个方面。在预算调整模块中，它是预算初期设定、登记、查询、调整、汇总和核对的重要参数；在总预算会计模块中，它是进行会计核算包括凭证数据输入、账目查询和打印账本等的主要依据，预算会计科目库还用来存放会计核算的有关数据；在报表处理模块中，它可以调出表格所需的汉字表头，还可以解决表间取数时数据的自动对位，依靠总预算会计科目的编码还可以从总预算会计账中直接取得数字，打印出会计报表。

（三）系统初始模块的其他系统设置

除了上述系统设置外，系统初始模块还有一些其他的系统设置。包括输入财政部门开户银行名称和账号、预算拨款单位的开户银行名称和账号、建立总账会计分录的摘要库等。用户可以有选择地做这部分工作。用户需要使用时，做设置，不使用时，可以不做设置。例如：不打印预算拨款凭证时，就不必输入开户银行名称和账号；输入凭证数据不需要系统自动调出摘要时，就不需要建立摘要库。

三、YS系统的维护要点

YS系统的维护，主要内容包括系统程序维护、系统参数维护、错误信息处理和文件的备份等几个部分。

（一）系统程序维护

YS系统是分别装在五张盘片上提供给用户的。用户第一次安装时，应根据系统提供的装配程序loadby.bat装配全部程序文件、数据库文件和索引文件。但是，如果系统投入使用后再出现错误，就不能重新运行loadby.bat装入全部文件了，否则会将使用后得出的正确数据覆盖掉，造成损失。YS系统安装后，系统程序（包括系统数据）维护可分为三种情况：第一种是程序文件维护。一般来说，程序文件（即*.exe文件）的装入不会影响系统数据，哪一个程序有问题，就用copy命令重新装入这个程序（直接拷贝到BY子目录）。第二种是数据库文件的维护。数据库文件的处理要慎重。系统运行过程中，如果数据库出错，应仔细查明原因后再做决定。一般应尽量避免重新装入数据库。如果确实需要装入数据库的话，应选择最近一次的备份数据装入，以减少损失。第三种是索引文件维护，如果索引文件出错，用户不需要重新装入索引文件，而是对数据库重新做一次索引。

（二）系统参数维护

系统参数维护就是指系统参数的修改与更新。一般来说，系统参数的修改就同设置一样，只要输入新的值就可以了。但用户必须注意以下两点：

第一点是，四个基础数据库的维护应区别对待，采取不同的维护办法。预算科目库增加新内容时，可以在中间空档插入。其他三个基础数据库增加新的内容时，应在本层次科目编码最后增加，不要插在同一层次科目的中间。否则，系统对科目的重新编码将会打乱原有的科目编码顺序，破坏原有的报表、账务等数据的名称和编码对应关系，造成账表数据混乱。第二点是：修改某一个基础数据库的内容时，应同时修改与其相关的基础数据的内容，并为总预算会计科目库的会计科目填上对应的预算科目或单位名称编码，保证四个基础数据库的有关数据和编码绝对一致。

（三）错误信息处理

系统在运行过程中，由于种种原因，难免出现一些错误。产生错误的原因主要是用户输入的内容与系统要求不符。在绝大多数情况下，系统提供了出现错误后的正常出口，但有时也会因非正常出错而导致系统运行的中断。

系统出错而中断时，会在屏幕顶部显示一行错误信息。提示用户已出现错误。提示的内容主要包括：程序名、出错行号、错误性质、文件名（或变量名）和用户选择项。如下例所示：

“程序名”，是指产生错误的程序名称。一般是指YS的系统程序。

“行号”是指出现的错误在源程序的行位置。

“错误性质”是指错误的具体情况，如D OS出错、数据库出错、类型出错或变量出错等。

“文件名”是指出现错误文件的名称，一般是指用户要操作的数据库文件名称。如出现文件未找到错误时，文件名就是指系统未找到的文件名称。文件名称包括文件的目录路径。

“变量名”是指变量出错时，出错变量的名称。

“用户选择项”就是用户选择下一步的操作项，也是退出错误的出口，用户可作三种选择。“Q”，将执行结果存盘退出；“A”，将执行结果不存盘退出；“I”，跳过错误，继续执行下面的程序。用户一般应选择“A”。

下面将几种常见错误介绍如下：

1.文件未找到。是指按照系统正常运行需要对某一文件进行操作，但硬盘上没有所需要的文件。错误性质提示：“DOS error 2＜文件名＞”。退出后，检查需要操作的文件，然后作下一步的操作。

2.路径未找到。是指程序按照指定的目录路径寻找文件，但磁盘上无指定的目录路径。错误性质提示：“DOS error 3＜路径/文件名＞”。YS系统的目录路径有YS1，YS1，YS3和TX。出现这种错误时，可能是子目录未建立，退出后，建立完子目录再操作。

3.打开的文件太多。是指系统config.sys文件中，未做文件个数的设置，或设置的文件个数少于20个。错误性质提示“DOS error4＜文件名＞”。这时，用户可退出YS系统，修改config.sys文件的内容，重新启动机器即可。

4.内存不够。是指机器的实际内存容量小于系统所要求的容量。错误性质提示“DOS error 8＜文件名＞”。YS要求机器内存容量在640K以上。当机器内存容量不够而出错时，用户可考虑对汉字操作系统作些选择，选择占用内存较少的汉字操作系统。

5.数据库未打开或数据库出错。分为两种情况，一种是DBF的文件头读错误，另一种是当前无打开的DBF文件。错误性质提示“Database error＜文件名＞”。遇有这种情况，请检查数据库文件。

6.类型出错。是指用户输入的数据与程序要求不符而出现的错误。如将字符输入到数值型变量，或进行字符与数值的比较等都会出现错误。错误性质提示：“Type conf1rct in＜运算符＞＜变量名＞”。这时，用户可以检查输入的内容，修改后，重新运行。

7.索引文件出错。在系统运行过程中，如果用户查询不到确实已经输入的数据、出现丢失数据的情况时，用户应考虑到可能数据库的主文件与索引文件不配套，即索引文件出错。索引文件出错的解决办法是重新做一个索引文件，选择“系统初始”模块的“9.重新为数据库作索引”进行操作。此外，如果系统缺少索引文件时，也会出现错误，错误性质提示：“DOS error 2＜文件名.NTX＞”。

8.宏替换出错。系统出错时，错误性质位置提示“Macro error＜变量名＞”，这是出现了宏替换错误。出现这种情况的原因除了宏替换命令本身出错外，有时是宏替换使用过多。遇有这种情况时，可以退出系统，然后再次进入一试。

（四）文件的备份

YS系统运行产生的数据文件，用户必须保留备份。YS提供了拷贝文件的功能，运用这一功能拷贝出的文件，经过了加密处理。恢复这些文件时，必须仍然使用这一功能拷贝回去，否则，将出现数据错误。除了运用YS系统提供的拷贝功能拷贝文件外，也可运用操作系统的拷贝命令，如copy或backup等拷贝文件。