编者按：由财政部计算中心和地方预算管理司共同组织开发的《预算管理事务软件》已经在各地投入使用。为了帮助大家更好地熟悉和使用这个软件，我们从这一期起，陆续介绍有关这个软件的基本知识和开发动态。

一、预算管理信息系统

管理信息系统（简称MIS），是一个完整的、为管理部门提供信息的人机系统，它采用计算机硬件和软件技术、数据库技术、以及分析、计划、控制和决策的模型等，来帮助管理和决策。在管理信息系统中还有一些工作要由人来处理，人工处理也是MIS的重要组成部分。

国家预算是国家的基本财政计划，在国民经济和社会发展计划中起着十分重要的作用。预算部门是国家财政部门中的综合单位，要认真、细致地编制年度预算，经常地进行大量的总预算会计核算工作，及时、准确地提供预算执行情况，审核、汇编年度决算。预算管理信息系统，是为预算管理部门服务的信息系统。它的建立，将极大地提高预算部门的工作效率，提高分析和决策的质量。我们设计的MIS与传统的数据处理的区别，在于提供分析、计划、决策支持的能力。它由两大部分组成（如下图所示），第一大部分是专家系统模型库，第二大部分是数据处理系统。

《预算管理事务软件》（简称YS），是预算管理信息系统中的事务处理系统，它是预算管理信息系统中模型系统的基础，完成具体的事务处理工作。模型系统和数据处理系统并不能完成所有的预算管理工作。认为计算机可以代替一切的想法是不正确的。人是具有决定性的因素。一个成功的管理信息系统，是人与机器相互配合的系统。

二、YS的设计

YS主要处理事务性的工作，它是根据国家预算管理系统中的事务处理内容来设计的。

（一）国家预算系统的构成

国家预算由中央预算和地方预算两大部分构成。地方预算由省、自治区、直辖市预算，市（地）、自治州预算，县（市、自治县）预算和乡（镇）预算构成。各级总预算是由本级预算和所属地区的总预算组成的。如：省总预算由省本级预算和所属市（地）预算组成；市（地）总预算由市本级预算和所属县（市、自治县）总预算组成；县总预算由县本级预算和所属乡（镇）总预算组成。

（二）国家预算系统的事务处理内容

设计YS，需要对国家预算管理系统的事务处理进行分解分析，找出事务处理中需要解决的问题及其解决的途径。根据国家预算系统的构成，预算事务处理的重点是处理本级预算事务，同时，做好本级预算与上级预算和下级预算的衔接.

国家预算系统的运行主要分为预算编制和预算执行两大部分。编制预算过程中，事务处理的主要内容是预算表格处理，国家预算就是用表格表示的。预算执行过程中，事务处理的内容主要包括三个方面。一是预算调整变动处理。在遇有事先未曾预料的特殊情况时，上级财政部门分配有关专款时，都需要对年初预算进行调整。预算调整变动处理需要完成本级总预算、本级部门（或单位）预算和下属地区预算的调整，并要完成相互间的核对。二是总预算会计事务处理，包括办理拨款、制作会计凭证、登记帐目、查帐、汇帐和制作会计报表等，实际上包括了总预算会计核算处理和会计报表处理。三是其他日常事务处理，主要是制作有关表格，如汇编统计资料等。因此，我们将预算事务处理分解为三个部分，即预算调整处理、总预算会计处理和报表处理。

（三）YS的模块设计

根据上述分析，我们在YS中分设三个子模块，即预算调整事务处理模块、总预算会计事务处理模块、报表处理模块。三个子模块之间，运用一个管理模块即目前的系统初始模块来联接，以保证三个子模块间的衔接一致。这四个模块构成预算管理事务处理系统。为了操作方便，系统提供了最简单的服务功能，如文件拷贝等。

在三个子模块中，预算调整事务处理模块主要处理本级总预算、本级部门（单位）预算、下属地区预算的调整事务处理，完成上下级预算之间的预算调整指标的核对；总预算会计事务处理模块主要处理总预算会计的账务，包括开拨款单，制作记账凭证，登记账目，查询账目、打印账本等，并完成从账目中生成报表，完成与上下级总预算和有关部门和单位的账目核对；报表处理模块主要解决预算表格、旬月年报、会计报表、统计分析表和表格的制作、汇总等。这样，YS就能完成预算事务处理的大部分工作。如果更充分地使用报表处理模块，还可以做更多的事情，比如统计资料的查询等。

三个子模块的管理模块“系统初始”模块，主要用来解决三个子模块的衔接问题。包括建立基础数据库如预算科目库等，设定三个子模块的打印驱动程序，为三个子模块的数据库作索引，等等.

在三个子模块之间，建立了有机的联系网，目前YS的版本为三个子模块之间的数据建立了如下的通道：

采用这种设计，可以处理预算部门的绝大部分事务性工作。模块设计较为简练，没有重复，模块之间关系清楚。这种设计使软件的子模块可以成为一个独立的部分，用户可以把它作为一个独立软件来看待。把各子模块连接为统一的整体，又扩大了各子模块的功能。同时，这个整体可以起到子模块无法起到的作用。这种设计是在预算管理信息系统下考虑的，考虑了计算机应用的长远利益和不同地区的情况，事务处理过程不能勉强摹仿手工操作，也不能做到与用户的工作习惯完全一致。

三、使用YS的基本要求

使用YS必须掌握好它的工作规律。软件引导用户对业务进行归纳整理，采用较为规范的工作习惯。用户不仅要熟悉计算机操作，还要熟悉软件的工作程序和规律。下面，我们就讲一下使用本软件的基本要求。

（一）YS要求建立一个完整准确的科目体系

正确地建立预算科目库、单位部门库、下属地区库、会计科目库是成功使用YS的第一步。

预算科目编码体系对预算部门的计算机数据处理有着决定性的影响。现在使用的预算科目编码，不太适合计算机处理。计算机要求编码能包含最大的信息量，并具有良好的稳定性。目前的编码不能很好地做到这一点。以后的预算科目编码，还需要作适当的改进。在科目编码改变之前，YS的预算科目库只起辨认科目的作用。

1.把在预算调整、预算会计、报表处理中要用到的预算科目输入国家预算科目库中

2.建立会计科目库时，凡是属于预算科目的内容，都要从预算科目库中拷贝；凡是单位、部门库中的内容，都要从单位、部门库中拷贝；凡是下属地区库中的内容，都要从下属地区库拷贝。

3.制作报表的纵表头时，预算科目、单位名称、下属地区名称也应该从相应的库中拷贝；如果将总预算会计账中的数据取到报表中，报表的纵表头科目则应从会计科目库中拷贝。

上述拷贝的目的是因为，只有通过拷贝，才能使计算机知道两个科目或名称是一致的。拷贝的另一个好处是，省去了大量的汉字输入工作。

（二）加强管理是保证系统正常运行的前提

YS处理的数据，是一些重要的数据。为了保证数据的安全可靠，用户应当专门准备一台机器。同时，要按照有关的制度规定操作，如：记账凭证等应有有关人员的签章等。此外，还应当及时为数据建立备份。

YS自动对一些重要的数据进行备份，但不对所有的数据备份。使用YS时，要养成经常备份的习惯。总预算会计账目数据库和预算指标调整记录数据库，每十天或半月必须备份一次，报表数据也应及时拷贝出来。在拷贝会计数据时，不要忘记同时拷贝出BY子目录中YSPARA，DBF，以便恢复时与会计账一起恢复。拷贝出来的备份，要清楚地写明日期和内容，由专人妥善保管。一旦机器出现故障或数据遭到破坏，可以用备份把系统恢复到最近的状态。

我们建议至少保留最近两次的数据副本。

（三）有关业务人员都应学会用计算机处理业务

YS的最终目的是为处理日常事务的业务人员服务，所以有关的业务人员都是它的用户。YS是在一个系统下处理各种业务的。而实际工作中，往往是各人分管一摊。这就要求每个相关人员都要学会使用YS来处理本职业务。

（四）建立故障报告制度

系统的生命，是靠积极的维护来维持的。在各种不同的使用环境下，软件会作出不同的反应。维护人员只有明确地了解故障发生的具体环境和现象，才能正确地排除故障。故障的报告，不能停留在口头上的报告，要在书面上向上级财政部门的维护人员作明确地说明。书面报告的内容如下：

报告单位：

报告人姓名：

报告单位地址、电话：

故障现象：

屏幕提示情况，打印机情况，硬盘状态，软盘状态，数据错误现象和规律，错误后果等。

故障前操作及环境：

故障前操作，故障前数据情况，故障前数据库、屏幕、打印机、硬盘、软盘的状态等。

各类维护人员要及时对故障进行检修，对故障报告做出回答。不能回答的，应将故障继续上报。财政部计算中心负责处理各省、自治区、直辖市、计划单列市报来的故障报告。通讯地址为：财政部计算中心软件二处YS开发维护组。