J事业单位固定资产管理数字化转型实践

李焱　刘柏含

随着信息技术的快速发展和行政事业性国有资产规模的不断扩大，事业单位固定资产管理的数字化转型已成为提升管理效率、保障国有资产安全和推动单位可持续发展的关键举措。J事业单位在固定资产管理数字化转型前面临固定资产进账信息手工录入不全面、缺乏深度与系统性，固定资产盘点工作烦琐、效率不高，固定资产报废状态更新不及时、积压问题严重等问题。为此，J事业单位通过引入RFID（射频识别）技术、数字化管理平台和“财务云”技术等手段，优化固定资产进账、盘点和报废处置流程，不仅显著提升了固定资产管理的效率和透明度，还延长了资产使用寿命，提高了资源利用率。

一、J事业单位固定资产管理数字化的实施举措

为了应对传统固定资产管理中存在的问题，J事业单位编制了《J事业单位国有资产管理办法》和《J事业单位国有资产管理绩效评价实施办法》，明确资产管理各个环节的操作规范和责任主体，为固定资产管理提供了明确的指导和依据，同时建立制度评估和修订机制，定期对管理制度进行评估和修订，确保制度的适应性和有效性。在此基础上，J事业单位采取了一系列措施，实现了固定资产管理的数字化转型。

（一）引入RFID技术实现固定资产信息标准化录入

为解决传统管理模式下固定资产进账信息录入欠全面、缺乏深度和系统性的问题，J事业单位引入了RFID技术，通过数字化手段优化固定资产进账流程，实现资产信息的快速、准确录入和实时更新。

首先，J事业单位通过固定资产标签化管理，为每一项固定资产配备了唯一的RFID标签。在资产采购完成并验收合格后，信息化团队会根据资产台账信息，将资产的详细信息（如资产编号、名称、规格型号、购置日期、使用部门等）写入RFID标签，并粘贴在资产的显著位置。这一过程确保了资产信息的唯一性和准确性，为后续的数字化管理奠定了基础。

其次，在资产进账环节，通过部署RFID读取设备，资产管理部门可以快速读取RFID标签中的信息，并自动将这些信息录入到资产管理系统中。这一过程不仅减少了人工录入的时间和错误率，还实现了资产信息的实时更新。例如，当一批新的办公设备到达单位后，工作人员只需将设备靠近RFID读取器，系统即可自动完成信息录入，整个过程仅需几分钟，相比传统人工录入方式效率提升了数十倍。

最后，为解决资产信息在不同系统之间的“信息孤岛”问题，J事业单位将RFID技术与财务系统进行了深度集成。资产进账信息录入后，系统会自动将相关信息同步至财务核算模块，确保资产的购置成本、折旧信息等能够及时、准确地反映在财务报表中。这种技术驱动的全面性保障了“一物一档”的完整性，彻底解决了传统模式下信息割裂与遗漏的弊端，为资产管理的高效化与精细化奠定了基础。

（二）依托数字化管理平台实现动态固定资产维护

随着J事业单位固定资产管理需求的不断升级，传统的人工盘点方式已无法满足高效、精确的管理需求。因此，引入数字化管理平台实现固定资产维护显得尤为重要。J事业单位通过建立数字化管理平台便捷实现固定资产维护的过程分为实物盘点清核工作和一体化智慧平台管理应用两个阶段。前一阶段的目的是为后续的数字化维护提供准确的基础信息。J事业单位组建了由会计师事务所主导的工作小组，由分院资产管理员配合明确资产存放区域并查实资产的使用情况。工作小组逐一核对并确认每项资产的存放位置、使用状态及是否与“资产云”中的资产卡片一一对应。通过此方式生成固定资产盘点台账，确保物理资产与电子台账高度一致。

在完成固定资产清核后，依托一体化智慧平台的资产管理模块，进一步优化固定资产的盘点效率。平台通过实时提供各类资产的数量、状态、使用情况等信息，快速生成详细的资产盘点报告。为实现这一目标，J事业单位通过建立资产存放区域识别机制，结合数字化手段，当资产发生位置、状态或使用情况变化时，平台都能即时更新相关信息，保障区域内的资产数据准确和及时。另外，在数字化标定工具和一体化智慧平台的帮助下，每次盘点时，盘点人员只需对资产进行扫描，就能随时生成显示资产盘点情况，定制形成盘点报告，这一举措极大提高了盘点速度和准确率，有利于固定资产的动态维护。

（三）利用“财务云”及时追踪报废状态，自动化处置资产

为解决固定资产报废状态不及时、积压严重问题，J事业单位通过引入“财务云”技术，建立实时数据同步机制，实现资产云系统与财务系统之间的实时数据同步。J事业单位利用“财务云”平台的流程自动化功能，将固定资产报废流程进行优化，从报废申请、审批到最终销账，各个环节都可通过系统自动流转，并设置预警机制，提醒相关人员及时处理，缩短处置周期。此外，J事业单位借助“财务云”平台的智能分析功能，对固定资产的使用状态、报废周期进行实时监控和数据分析，确保及时了解情况。并通过分析提前预测可能积压的资产，及时调整报废计划。

二、实施成效

（一）固定资产管理的效率与透明度提升

RFID技术的应用不仅优化了资产进账流程，通过与数字化管理平台同向发力还为J事业单位的固定资产管理带来了整体效率的提升。通过数字化手段，管理人员可以快速获取资产的全生命周期信息，为资产配置、更新、报废等决策提供科学依据。2023年J事业单位首次协同产权交易所将594台原值为4 381 626元的电子废弃物进行了报废处置清拖。同时，对于以往未销账的50余辆已报废车辆进行销账处理。2024年J事业单位对原值4 208 436.99元的30辆业务用车公开处置报废，并于当年12月将处置上缴凭证、报废凭证等递交省局财审处，进行了“资产云”中销账处理，大大简化了固定资产报废的操作流程，固定资产管理效率显著提高。2024年J事业单位通过固定资产数字化管理平台，按照2025年预算申报新的资产配置要求，根据通用办公设备限额相关标准完成了2025年度预算“资产云”配置计划申报，作为年度采购计划的“始发端”基础数据。J事业单位利用固定资产数字化管理平台，显著提高了固定资产信息质量，为后续编制预算及采购计划提供了良好的基础数据。

（二）固定资产管理绩效评价显著提高

引入RFID技术及建立数字化管理平台后，J事业单位实现了对固定资产的实时监控和动态管理。通过系统平台，管理人员可以随时查看资产的进账时间、使用状态、存放位置等信息，并根据实际需求进行调配和处置。J事业单位的固定资产管理优化措施显著提高了单位内固定资产管理质量。2020年J事业单位在省级行政事业单位国有资产管理绩效考评活动中得分为77.65分，而在开展固定资产数字化管理平台建设后，2023年得分为92.18分。

（三）固定资产使用寿命延长，资源利用率提升

通过精准明确的固定资产信息和便捷的盘点机制，资产的使用和维护情况能够得到及时、准确的掌握，为资产的合理使用和及时维护提供了有力支持，避免了因信息不准确或维护不及时导致的资产损坏和报废。例如，通过对资产使用情况的实时监测，J事业单位及时发现并处理了一些潜在的故障隐患，延长了资产的使用寿命，降低了资产的更新成本。同时，J事业单位通过固定资产数字化管理平台，统筹协调各分院单位的固定资产，大大提高了固定资产使用效率。

（作者单位：江苏省特种设备安全监督检验研究院　东南大学）

责任编辑　林荣森