摘要:
H公司电子会计档案建设路径
金源 陶怡华 庄璐怡
支付科技企业H公司将电子会计档案建设作为推动企业财务数字化转型的重要举措,通过多系统、多平台的互联互通以及统一和规范信息数据入口,从数据采集、数据传输、数据匹配到数据归档,实现了会计信息的规范采集和全面关联以及会计资料的标准存储管理。具体建设路径分为以下三步:
(一)原始凭证电子化采集
原始凭证采集过程中需要进行结构化处理及有效性查验,其数据来源包括会计核算系统、业务系统、OA系统、费控系统、银企直连系统、影像系统等,或通过其他形式直接获取。涉及的凭证主要包括流程单据、流程附件、审批面单、纸质发票、电子发票、合同协议、银行回单等。
考虑到现阶段公司原始凭证存在电子版和纸质版两种形式,故采用不同的处理方式规范电子化采集工作。其中,电子原始凭证可直接从前端采集系统采集电子源文件。比如,对于银行电子回单,H公司通过资金管理系统银企直联功能实现资金管理系统与银行系统的信息交互,进而从银行系统实时、准确地获取电子回单及其结构化数据。对于纸质原始凭证,则需要将凭证扫描并通过OCR(光学字符识别)技术获取纸质凭证的结构化数据。比...
H公司电子会计档案建设路径
金源 陶怡华 庄璐怡
支付科技企业H公司将电子会计档案建设作为推动企业财务数字化转型的重要举措,通过多系统、多平台的互联互通以及统一和规范信息数据入口,从数据采集、数据传输、数据匹配到数据归档,实现了会计信息的规范采集和全面关联以及会计资料的标准存储管理。具体建设路径分为以下三步:
(一)原始凭证电子化采集
原始凭证采集过程中需要进行结构化处理及有效性查验,其数据来源包括会计核算系统、业务系统、OA系统、费控系统、银企直连系统、影像系统等,或通过其他形式直接获取。涉及的凭证主要包括流程单据、流程附件、审批面单、纸质发票、电子发票、合同协议、银行回单等。
考虑到现阶段公司原始凭证存在电子版和纸质版两种形式,故采用不同的处理方式规范电子化采集工作。其中,电子原始凭证可直接从前端采集系统采集电子源文件。比如,对于银行电子回单,H公司通过资金管理系统银企直联功能实现资金管理系统与银行系统的信息交互,进而从银行系统实时、准确地获取电子回单及其结构化数据。对于纸质原始凭证,则需要将凭证扫描并通过OCR(光学字符识别)技术获取纸质凭证的结构化数据。比如,对于纸质发票,H公司通过专用扫描仪或者手机拍照形式先获取影像文件,再借助OCR技术识别并获取结构化数据,并通过企业内部税务管理系统及费控系统的发票查验接口对发票进行实时查验,保证发票的完整性和真实性。另外,对于合同协议,H公司通过OA合同管理模块从业务需求发生到合同签订实施全流程管理,确保合同信息的准确记录,也为合同协议的影像文件及结构化数据采集奠定基础。
(二)建立凭证与业务流程的关联
以对公付款为例,OA系统中,业务审批流程发起时需要同步提交合同、发票及其他附件,此时业务流程与合同信息、发票信息及其他附件即实现关联。待审批完成后,OA系统向资金管理系统发送付款指令,由资金管理系统中的银企直连模块进行付款操作,付款完成后将所获取的银行电子回单及其结构化数据同步回传至OA系统,OA系统再根据流程中的各项业务信息自动生成记账凭证并推送至ERP系统进行凭证录入,同时所有原始凭证也一并作为记账凭证的电子附件关联存储于ERP系统。
(三)各类会计资料自动分类归档
整个业务处理完成后,业务系统、税务系统、资金系统和财务核算系统采集的各类电子凭证会自动分类归集至发票池、凭证池、流程池、回单池、其他附件池等,再按照预设的归档模式及要求传递电子会计档案系统。系统会先对归档材料进行真实性、完整性、可用性、安全性检查,完成归档后实现所有电子附件及附件影像的穿透式查询,并通过区块链防篡改技术保障源文件的真实有效,建立从记账凭证、开票、收票、报销、记账、支付、物流、归档、审计的全流程管理。
在电子会计档案管理中,系统嵌入的档案交接、归档入库状态、保管期限、鉴定销毁等常规档案系统功能,方便人员快速入门操作。数字加密、四性检测、全流程管理以及防篡改技术的应用,使得电子会计档案在符合相关法规要求的基础上更加安全可靠。同时,系统中还设计了归档数据总览,可按照会计凭证、总分类账、明细分类账、财务月报等类别快速获取档案系统的数据接收状态并实现数据的快速查询。此外,系统通过细分查阅权限可满足后续不同的查档、调阅需求。
考虑到目前存在纸电两种形式的会计凭证,H公司在电子会计档案系统的影像归档系统里融入了“实物档案室”功能,即将纸质凭证的影像文件归集至影像系统,随影像系统归集到档案系统,以满足日常工作的查询、借阅、补档,确保纸质文件向电子化归档的平稳过渡。
(作者单位:汇付天下有限公司汇付天下财务与投融资管理中心 上海市财务会计综合管理事务中心)
责任编辑 李卓
主要参考文献
[1]梁伟,郭奕.智慧费用报销的探索与实践——以高新技术企业Z公司为例[J].财务与会计,2021,(19):15-18.