摘要:
(一)社会团体政府采购业务内部控制应当重点关注的风险
一是缺乏完整的政府采购业务组织架构,社会团体秘书处各部门及各分支机构在采购活动中的职责边界不清晰,对于采购申请、采购行为审批、采购活动实施、采购过程监督,没有明确的组织分工。
二是缺乏对政府采购业务全过程关键控制点的把控,采购计划的编制、采购方式的选择等不尽合理。部分社会团体将限额上应当集中采购的货物或服务项目通过多次拆分、“化整为零”进行分散采购,规避公开招标政府采购方式,通过创造或伪造适用条件与供应商串通舞弊,脱离监管。
三是缺乏有效的岗位分离机制。部分社会团体以人员紧缺为理由,将采购计划编制、采购业务执行、采购活动验收等不相容岗位,长期由同一部门、甚至是同一名员工担任;未核查采购人员是否与供应商有潜在的关联关系;政府采购业务流程完全依赖于人工,无法通过信息管理系统实现不相容岗位分离,达到制衡的目的。
(二)社会团体政府采购业务内部控制改进建议
一是构建合理的政府采购业务组织架构。在政府采购业务整个活动中应当体现“分事行权、分岗设权、分级授权”的理念,构建组织机构、决策机构、执行机构、监督机构环环相...
(一)社会团体政府采购业务内部控制应当重点关注的风险
一是缺乏完整的政府采购业务组织架构,社会团体秘书处各部门及各分支机构在采购活动中的职责边界不清晰,对于采购申请、采购行为审批、采购活动实施、采购过程监督,没有明确的组织分工。
二是缺乏对政府采购业务全过程关键控制点的把控,采购计划的编制、采购方式的选择等不尽合理。部分社会团体将限额上应当集中采购的货物或服务项目通过多次拆分、“化整为零”进行分散采购,规避公开招标政府采购方式,通过创造或伪造适用条件与供应商串通舞弊,脱离监管。
三是缺乏有效的岗位分离机制。部分社会团体以人员紧缺为理由,将采购计划编制、采购业务执行、采购活动验收等不相容岗位,长期由同一部门、甚至是同一名员工担任;未核查采购人员是否与供应商有潜在的关联关系;政府采购业务流程完全依赖于人工,无法通过信息管理系统实现不相容岗位分离,达到制衡的目的。
(二)社会团体政府采购业务内部控制改进建议
一是构建合理的政府采购业务组织架构。在政府采购业务整个活动中应当体现“分事行权、分岗设权、分级授权”的理念,构建组织机构、决策机构、执行机构、监督机构环环相扣的政府采购业务组织架构:组织机构,如综合部门(办公室),要定期根据各分支机构、各部室的采购需求、采购意见等,统计汇总并进行归口管理,上报社会团体理事会层面讨论决策;决策机构,如社会团体的党委(党组)会或秘书长办公会,要严格按照“三重一大”内部管理议事规则、政府采购相关法律法规讨论表决,特殊采购事项要履行可行性研究程序,会后形成会议纪要发各职能部室,下达政府采购指令;执行机构,如采购部门、综合部门(办公室),要按照部门分工、本年度采购预算和采购计划,完成采购活动;监督部门,如财务部门、资产管理部门、纪检监察内审部门,要对政府采购业务全过程进行监督。
二是要聚焦政府采购业务全过程中的关键控制点,有针对性地制定风险防控措施。每年9~10月份编制次年预算时,社会团体应当专门召开预算编制会议,邀请各部室和各分支机构相关负责人参加,详细报告次年资产配备计划、学术活动计划等,以便尽可能贴近实际情况编制采购预算。采购预算编制完成后,应当比照采购计划认真审核。例如:采购项目是否属于集中采购目录范围、是否符合集中采购金额标准;采购方式是否符合政府采购法律法规要求,选择的政府采购方式是否真正满足公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源的适用范围和适用条件,符合社会团体实际需求情况;采购时间是否能够满足社会团体重大业务活动的时间节点等。采购预算得到上级财政部门批复后,社会团体可以开始进行采购活动。最值得关注的控制点就是招标、投标、开标、评标环节。可以选择专业的招标代理机构,指导社会团体撰写招标文件,并且全程进行集体决策,坚持会签制度,直至完成采购合同的签订。最后,以申请采购部门为主导,其他职能部门参与,组成政府采购验收小组,验收无误后,再完成支付价款、资产入库登记等手续。在整个政府采购业务流程中,各相关职能部门应当各司其职,建立问责制度,切忌走形式、走过场,这样才能不断降低采购风险,完善内部控制。
三是要坚持不相容岗位分离原则,强化内部制衡,积极推动政府采购业务信息化建设。坚持不相容岗位分离原则,可以实现社会团体政府采购业务内部控制制度要求的“管办分离”,避免既当“运动员”,又当“裁判员”,出现权力过于集中滋生腐败的问题。当今社会,信息化技术日新月异。基于安全高效的互联网技术的采购信息管理系统,可以将政府采购各项法律法规嵌入系统内部,按照政府采购业务流程预先设定的不同权限,使采购工作达到事半功倍的效果。
(本文作者系全国高端会计<后备>人才行政事业类五期学员)
责任编辑 姜雪