数字化转型背景下推动电子会计档案平台建设应用

宁波市财政局｜陈世赢

摘要：随着互联网信息化水平提升，电子会计档案逐渐成为了解管理业务和掌握财务数据最有效的手段。因此，开展电子会计档案应用建设推广的实践研究，对促进财务规范化水平具有十分重要的意义。

关键词：电子会计档案；数字化；财务管理　中图分类号：F812

电子会计档案是指通过卷票机、高拍仪、字符光识别、机器人流程等技术以及计算机等电子设备生成、传输和存储的数字化会计档案资料。2020年6月，《中华人民共和国档案法》发布，从法律上确定电子档案的法律效力。2022年4月，国家档案局发布12项档案整理服务行业标准，其中包括与财政部牵头制定的《电子会计档案管理规范》。可见，从电子会计档案的无纸化，到赋予电子档案法律效力，再到建立电子档案系统国家标准，电子会计档案的建设正逐步趋向规范与标准。本文以宁波市列入财政部试点建设名单的几家企事业单位应用实践为例，就如何深入推动会计档案的电子化应用进行探讨，为提升智能财务管理水平提供借鉴与参考。

宁波电子会计档案平台建设应用的实践

一是试点电子凭证会计数据标准化改革。2023年，财政部等八部门试点电子凭证会计数据标准化改革工作，宁波入选财政部试点名单的7家企事业单位经持续建设，均能接收、解析电子凭证，完成验收。2024年，宁波市进一步扩大试点范围，推动实现电子凭证开具、接收、处理、归档全流程管理。电子凭证会计数据标准应用后，可对接收的电子凭证自动解析，提取出结构化数据，完成报销审核流程和账务处理流程，并生成入账信息结构化数据文件进行电子归档。

二是鼓励数字化场景平台创新。制定《宁波市会计数智化试点等项目管理办法》，结合个性化需求、市场和技术发展，设立专项资金，推动企事业单位建设数字财务解决方案，重点在财务共享中心、财务AI机器人、业财一体化系统、会计档案电子化等几个方面场景应用进行重点部署推广。在标准档案凭证处理过程中，同时服务于财务报表的分析、规划、决策。

三是推动会计“大模型”平台建设。支持企业财务数字化转型，运用人工智能等技术，建设业财融合数据中台，实现会计数智化应用。如宁波开发投资集团有限公司在其“业财一体化系统”基础上，采用大模型技术部署财务问询、财务报告生成（智能问答、智能报告）场景。推动“财务云技术”在本地企业的应用，鼓励财务软件企业建设符合宁波实际的“企业财务云平台”，集中实施会计数据标准化改造，提供广大中小企业在云平台上记账，以建成电子凭证全流程智能化财务应用平台为目标，电子会计档案平台主动接入报销系统、核算系统，实现电子凭证全流程无纸化处理，形成“多种电子凭证统一标准”一站式服务模式。

电子会计档案平台的建设应用，取得了一定的成效。一是节约单位运行成本，促进绿色发展。以电子会计档案取代纸质会计档案，取消了大量归档纸质资料的打印装订，减少纸质会计凭证的打印和输出过程，优化会计核算流程，会计工作效率大幅提升。推进电子会计档案单套制管理，全流程应用和平台统建模式，减少各单位财务信息化软硬件建设的预算资金重复投入。二是规范会计核算流程，提升运管能效。实现了开具即生成，生成即接收，入账、归档全流程“一条龙”电子化。减少手工操作和数据转换的时间和错误率，随时随地凭证归集、报销生成和线上审核，从源头上对电子凭证进行查重验真，减少虚假发票或重复报销问题发生。“数据跑一次，人员跑零次”，有效实现了电子可信任数据共享。三是强化业财协同，构建全方位监督格局。实现业务、财务、档案数据共享和协同，将审批关口前移，更加突出对经费使用情况的事前监管。在事中审批环节，自动识别每笔资金经济业务使用范围、限额标准、决策流程，开展合规性审查等。利用大数据平台和智能预警等新技术，对集中存储的电子凭证、支出报销、核算数据等信息，进行统计分析和风险预警处理，为科学管理决策提供强有力支撑。

同时，电子会计档案也存在一些问题：一是真实性问题。在实际工作中难以发现单位或个人重复报销、虚假记录、篡改信息、从事财务欺诈、逃税等行为，容易导致电子档案中的内容失真和“错误”等问题。二是完整性问题。部分单位领导和财会人员对电子会计档案不甚了解，缺乏应对经验，对档案载体没有进行妥善保存，导致电子数据损坏丢失，影响会计档案的完整性和安全性。三是安全性问题。存储在电子档案管理系统中数据输入容易被篡改或破坏，网络系统中的信息容易被盗、破坏、泄漏，电子档案系统可能面临数据丢失或毁损的风险。

电子会计档案平台应用的发展趋势

破旧立新，取缔纸电混合。根据《财政部　国家档案馆关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》规定，来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。随着相关法律法规的日趋完善，以及电子档案统一平台的推广应用，仅保存电子会计档案被证实可行。

数据共享，实现融合发展。借力大数据与云计算、人工智能、物联网等技术的融合发展，各种应用场景或平台得以整合集成至单个统一办公平台，网络数据开放利用将更加频繁；多源数据融合和共享，档案信息查询利用，将更加便捷可靠，从而满足各单位对会计档案信息利用的新需求。

严格安防，确保信息安全。电子信息数据安全是档案管理的生命线。事前数据安全审查更加受到关注，防篡改和黑客攻击等安防要求越来越严格。人们更加重视电子会计档案的管理和存储，确保其安全性和完整性。研究如何加强电子会计档案的安全和隐私保护，包括数据加密、身份认证、访问控制等措施，成为历久弥新的课题。

建设电子会计档案平台的优化路径

一要完善电子档案管理制度。进一步完善单位内部控制规定和信息系统管理相关制度，明确管理职责和要求，规范管理流程。需要信息化部门或第三方服务机构、档案管理部门、财务部门及其他相关部门的专业人员共同参与，督促指导。提高电子会计档案系统的标准化水平，建立统一的归档制度和技术规范，依规完成电子会计凭证的形成、采集和整理、归档等工作。

二要加强会计人员业务培训。要引进或招聘具备财务管理、计算机应用等专业复合型人才，促使财务人员既会记账算账查账，也能维护会计档案电子化管理系统，不断加大会计人员业务培训，尤其要做好开展系统运维、数据提取和安全管理等方面的专业培训。

三要升级电子会计档案系统。坚持前端控制和平衡归档要求的原则，减少不必要的冗余建设。在关联会计核算系统和业务系统时，应充分考虑电子会计信息的存储格式、元数据捕获节点、电子会计数据输出方法、生成电子会计信息归档的数据包格式等要求，并以标准化的方式进行管理。在存储和保护电子会计档案数据时，必须采取适当的措施以确保其安全性和可靠性。建立适当的内部控制措施和应急方案，保证会计档案信息系统安全、稳定、持续运行。

责任编辑　刘蒲宇