摘要:
2016年初陕西省财政厅在全省范围内征集内部控制合作共建单位,经过申报筛选,于7月份确定了包括高校、医院、省直机关、事业单位在内的六家合作共建单位。笔者参与实施了内控合作共建实践,并结合基层行政事业单位内部控制建设中存在问题提出相关思考和建议。
基层行政事业单位内控建设存在的主要问题
一是认识不足,内控理念存在缺位。一些基层行政事业单位一方面认为管理过程中已经有相关法律法规为依据,内控建设可有可无;另一方面,对内部控制的意义认识不清,对建设目的存有疑惑,导致行政事业单位内控建设存在内生动力严重不足,主要依靠外部强制要求和工作压力来推动。
二是机构较小,内控建设力量薄弱。按照内控规范要求,单位应当单独设置内控职能部门或者确定内控牵头部门,专门负责组织协调内部控制工作。在内控开展过程中,要求发挥财会、内审、纪检、基建、资产管理等相关部门的作用。许多基层行政事业单位均为二十人以下小单位,内设股室仅有三五个,部分单位甚至没有内设机构,直接根据不同职能划分岗位。通常财会、审计、基建、资产等职责很少单设机构,内设机构主要以本单位主体职能来设置。因此,在开展以经济活动为主线的行政事业单...
2016年初陕西省财政厅在全省范围内征集内部控制合作共建单位,经过申报筛选,于7月份确定了包括高校、医院、省直机关、事业单位在内的六家合作共建单位。笔者参与实施了内控合作共建实践,并结合基层行政事业单位内部控制建设中存在问题提出相关思考和建议。
基层行政事业单位内控建设存在的主要问题
一是认识不足,内控理念存在缺位。一些基层行政事业单位一方面认为管理过程中已经有相关法律法规为依据,内控建设可有可无;另一方面,对内部控制的意义认识不清,对建设目的存有疑惑,导致行政事业单位内控建设存在内生动力严重不足,主要依靠外部强制要求和工作压力来推动。
二是机构较小,内控建设力量薄弱。按照内控规范要求,单位应当单独设置内控职能部门或者确定内控牵头部门,专门负责组织协调内部控制工作。在内控开展过程中,要求发挥财会、内审、纪检、基建、资产管理等相关部门的作用。许多基层行政事业单位均为二十人以下小单位,内设股室仅有三五个,部分单位甚至没有内设机构,直接根据不同职能划分岗位。通常财会、审计、基建、资产等职责很少单设机构,内设机构主要以本单位主体职能来设置。因此,在开展以经济活动为主线的行政事业单位内控建设上,基层单位存在没有对应专职机构,建设力量十分薄弱的具体困难。
三是人员较少,落实内控制衡不易。内控建设原则要求突出“制衡性”,即在单位内部部门管理、职责分工、业务流程等方面形成相互制约和相互监督。基层单位由于人员少,岗位兼职较为普遍,常常存在一人身兼数职情况,内部监督制衡机制不易建立。
四是业务单一,内控范围视角局限。内控规范要求行政事业单位从单位层面和业务层面开展建设工作,并对涉及经济活动的六类主要业务详细进行了规定。但对基层单位来说,其涉及业务工作较为单一,部分业务内容诸如基建、合同等事项可能在一定时期内并不发生。同时由于职责各异,很多单位不涉及经济事项的业务活动但同样存在管理风险,需要通过严密制度进行风险管控。
五是技术有限,内控信息化建设滞后。内控规范要求单位要充分利用现代技术手段,通过信息系统建设实施归口管理,将内控流程嵌入信息系统,减少或消除人为操纵因素,保护信息安全。但在基层单位,由于主体业务千差万别,能够适用商业化通用软件有限,量身打造信息系统成本又较高。此外,基层单位信息技术力量缺乏,日常维护更新存在不便,致使在内控建设过程中如何引入信息化建设成为现实问题。
加强基层行政事业单位内控建设的相关建议
一是提高认识,深刻理解内控建设内涵。十八大以来,中共中央将依法治国提升到前所未有的高度,习近平总书记提出“要把权力关进制度的笼子里”。实现依法治国的首要任务是依法行政,建立法治型政府。在行政事业单位推行内部控制管理制度,就是在国家机关和事业单位落实依法治国、依法行政的具体措施。通过梳理工作程序、建立分工制衡、规范办事制度、记录办事流程、建立内部监督机制,最大限度减少或杜绝人为操作干扰因素,达到以制度管事,以规范管人,给权力涂上阳光的“防腐剂”的目的。
二是全员参与,夯实基础把握流程再造。内控建设重在进行流程再造,但并不是对现有管理制度和体系的全盘否定,而是通过详细梳理查找当前管理流程中存在的漏洞,岗位职责存在的风险,通过比对分析、定性定量,运用内部控制风险管理方法,进行制度完善、定岗定责、管理留痕,以实现内控规范要求的五个目标。在此过程中,单位每个岗位、每位员工都需要对自己承担的全部工作内容进行认真梳理,对岗位职能、工作流程进行“白描”式自查自评。只有充分调动单位职工全员参与,详细深入把握当前每个岗位风险和流程,才能对症下药、有的放矢,真正实现风险管控、流程再造。
三是适当借力,改进内控建设方式方法。基层单位机构小、人员少,造成了内控建设力量薄弱、专业水平有限,同时完全由单位自己承担内控建设任务,难免会“当局者迷”。适当借助外力,引入外部风险评价,灵活采取合作共建方式,能够有效提升行政事业单位开展内控建设的质量水平。笔者所在的陕西省在合作共建内控工作中,在全省范围内遴选出13家有经验的会计师事务所,搭建合作共建平台。在具体合作办法上,根据试点单位规模和业务量采取了三种模式,即事务所全程承担内控建设、单位和事务所共同分担工作任务以及由本单位为主、事务所进行阶段性指导和评估。通过因地制宜采取灵活多样的合作方法,实现了节约内控建设成本、提高内控质量的目的。
四是统筹兼顾,有效落实内控关键环节。内控建设要紧扣关键环节,通过股室交叉、交错安排岗位职责、组建专设领导小组等不同形式,运用不相容岗位相互分离、印鉴分设保管、内审与外部监督并行等手段,对涉及到单位议事决策、资产管理、主体业务等核心经济活动建立灵活有效的内控管理机制。
五是因时制宜,紧密结合业务开展进程。内控规范提出了行政事业单位要从单位和业务两个层面,对一系列主要经济业务活动进行制度建设。现实中,基层单位由于业务工作相对单一,对内控规范所列举业务活动不一定全部涉及。因此应因时制宜,主要围绕现有业务活动开展内控建设,未来再根据业务推行情况进行制度跟进。
六是积极务实,多措并举确保内控实效。采用信息化手段与业务流程相融合是提高内控建设质量的有效方法,但对基层单位来说,内控建设要以务实有效为原则,优先考虑成本与效益问题。在不具备运用对口信息管理软件条件下,可以灵活采取电子表格、信息交流平台、简易电子台账、信息技术服务外包等方法。基层单位在内控建设中可以把内控建设与会计基础工作规范达标、档案管理达标以及开展“三严三实”“两学一做”等廉政教育活动相结合,多措并举全面提升单位职能效益。
责任编辑 廖朝明