摘要:
“要是以前,我得经常请假大老远赶回岛内加班,现在有了移动办公系统真是方便多啦!”厦门市财政局教科文处处长方文江告诉记者,最近市委党校安排为期2个半月的中青年骨干班封闭式学习,局里配给他的移动办公终端派上了大用场。
移动办公,只是智能办公迈进2.0时代的特征之一。近年来,厦门市财政局不断推动智能办公系统(OA)转型升级,在移动办公、短信平台、数据共享、智能协同建设等方面均取得了不少新突破,极大提高了各项财政业务及日常办公的效率,办公系统更加智能化、协同化、人性化。
跨系统无缝对接,模块功能全覆盖
“新OA和升级前相比,完全是2.0时代的概念”,厦门市财政信息中心主任李晓阳告诉记者,办公自动化1.0时代的主题是无纸化,主要特征就是用计算机代替手工操作,用网页、电邮、电子工作流程替代纸质文件、信函、手工表单。2.0时代的主题就是智能化,主要特征就是实现数据共享、智能协同、决策支持。
李晓阳说:“目前厦门市财政局办公自动化系统共建设26个主要模块,主要包括公文管理、考勤管理、会议管理、五月花海论坛、基础数据库、电子邮件等26个模块,涵盖了财政所有的政务、事务办理流程,且与财政其他系统之间实...
“要是以前,我得经常请假大老远赶回岛内加班,现在有了移动办公系统真是方便多啦!”厦门市财政局教科文处处长方文江告诉记者,最近市委党校安排为期2个半月的中青年骨干班封闭式学习,局里配给他的移动办公终端派上了大用场。
移动办公,只是智能办公迈进2.0时代的特征之一。近年来,厦门市财政局不断推动智能办公系统(OA)转型升级,在移动办公、短信平台、数据共享、智能协同建设等方面均取得了不少新突破,极大提高了各项财政业务及日常办公的效率,办公系统更加智能化、协同化、人性化。
跨系统无缝对接,模块功能全覆盖
“新OA和升级前相比,完全是2.0时代的概念”,厦门市财政信息中心主任李晓阳告诉记者,办公自动化1.0时代的主题是无纸化,主要特征就是用计算机代替手工操作,用网页、电邮、电子工作流程替代纸质文件、信函、手工表单。2.0时代的主题就是智能化,主要特征就是实现数据共享、智能协同、决策支持。
李晓阳说:“目前厦门市财政局办公自动化系统共建设26个主要模块,主要包括公文管理、考勤管理、会议管理、五月花海论坛、基础数据库、电子邮件等26个模块,涵盖了财政所有的政务、事务办理流程,且与财政其他系统之间实现了互通的功能,如在财政一体化系统的指标管理系统、实拨管理系统和专户管理系统的录入、审核、查询界面,点击文号就可以查看办公自动化系统的相应拨款申请文件详细信息,方便监督人员查看资金拨款的依据。”
人性化设计入微,智能化精益求精
“你看,我这待办事项里字体颜色花花绿绿的,提醒我好几项工作超期啦。”厦门市财政局办公室的小王指着电脑显示器对记者说,多样化的提醒功能是新OA系统的一大特色。如待办事宜根据文件的重要程度、紧急程度显示不同的标志;办文、督办、信息约稿等流程的文件在办结时限到期前的2天,转变为绿色,超期1天的文件,显示为黄色,超期3天的文件,显示为红色;办文、会议、公告、公告转办理、督办可以选择是否手机短信提醒,其中会议手机短信提醒发送两次,会议发布时发送一条手机短信,开会前30分钟再次发送一条手机短信。各种提醒功能有效地督促了办事人员加快办理文件,十分人性化。
据介绍,在公文处理方面,新OA各流程除了具有流程传阅、文件套打、流程状态、流程说明、签署意见、添加收藏夹等通用功能外,还具有各自的特色,如办文流程支持主协办处室同时办理和协办补发、15种发文流程支持流程间的相互转换,督办流程支持催办,有效地加快了公文的流转速度。
“新OA系统几乎是脱胎换骨的,我个人最喜欢的是其强大的全文检索功能,就像百度、google一样好用。”小王告诉记者,她在局里主要负责综合材料协助与督办协调,所以经常要查找各种各样的文件。新OA系统的模糊搜索能力大为增强,无论公文、新闻、公告、制度、信息刊物还是基础数据库里的文件等,仅需记得关键字,就可以实现快速检索。
资料齐全准确的基础数据库,为不同干部以及跨部门间的工作交流打下了坚实基础。基础数据库分为公共模块和处室模块。公共模块包括文件汇编、统计报表、重要报告、财政改革、经济指标等栏目,处室模块包括各处室栏目,其中每个处室栏目细分为基本信息、政策要素、体质要素、制度要素、资产资金要素五大基本类别,以及处室自定义类别。每份文档包含摘要信息,摘要信息由各处室的基础数据库管理员对内容进行提炼,方便其他处室对文件进行查找。
摆脱时空限制,移动办公安全便捷
“对于经常出差、开会的局领导、处长们来说,移动办公无疑是新OA带来的最大便利。”李晓阳告诉记者,以前局领导、处长们往往一遇到出差或开会经常得赶回局里连夜加班处理公文,有时遇到一些急件也只好等回来才能办理。
伴随着财政信息化的推进与无线信息技术的成熟,为进一步提高财政人员的工作效率,改变传统台式电脑的固定办公模式,移动办公应运而生。在充分论证安全性和保证数据传输的及时、准确的前提下,依托厦门市财政局无线专网,主要通过联想、华为的平板电脑等专用的可移动设备(设备通过技术手段控制仅限专网中使用,无法接入互联网),采用应用发布方式,在服务器端远程操作OA办公自动化系统。移动办公可实现在全国范围内随时随地查阅和处理办公自动化系统的文件,摆脱了时间和场所的局限,大大提高了财政人员的工作效率。
据介绍,厦门市财政无线专网项目于2013年1月启动,5月开始实施,7月完成部署与测试并上线应用。项目从规划方案、实施部署、安全测评到上线应用,全程由信息中心技术骨干统筹规划并全程参与,从技术上的每个环节严格把关,实现事前检查预防,事中防护、监测与控制,事后取证与审计,保障了财政无线专网的安全可靠。目前,厦门市财政无线专网平台已上线1年多,移动办公分步实施,逐步推进。在保障安全的前提下,先行实现了局领导与局各业务处室的无线OA远程办公,移动办公用户40多个,平台运行稳定,效果良好。“未来移动办公将扩展至更多的业务系统,为财政各级工作人员提供比有线更便捷、高效全面的移动办公方式。”李晓阳说,“随着大数据、云计算与信息安全技术的发展,未来还将有望向OA系统3.0云办公时代进军。”