时间:2020-08-14 作者:李宏伟 (作者单位:国家无线电监测中心)
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摘要:
事业单位固定资产是国有资产的重要组成部分,事业单位一定要深刻认识固定资产管理的重要性,通过建立相关制度、引进信息化手段、完善内部控制体系等办法实现固定资产的全生命周期的闭环管理,从而提高资产使用效益,确保国有资产的保值增值。
事业单位固定资产管理中存在的问题
(一)缺少完善的固定资产管理制度
目前很多事业单位资产管理都没有结合实际制定出一整套适用自己的制度体系。主要都是沿用财政部或主管部门的资产管理制度,这些制度通常只适用办公用固定资产,而一些事业单位尤其是专业技术单位,他们往往拥有的资产价值很高,专业性也比较强,针对这些单位还没有一套适应的固定资产管理办法。
有的单位虽然制定了简单的办法,但主要是一些粗线条的规定和管理框架,并不具有可操作性,对涉及资产管理较为深入的业务没有提及,如对资产的调配、地方和中央之间资产的转移、国有资产的出租出借等都没有明确界定。
制度的不完善直接导致了职责不明确,流程不清晰,管理状态混乱,固定资产管理质量也就一直无法实现明显提升。在实际操作中,固定资产实物的登记采用Excel表格的方式管理,甚至有些单位还沿用手工账本的传统方式,这种...
事业单位固定资产是国有资产的重要组成部分,事业单位一定要深刻认识固定资产管理的重要性,通过建立相关制度、引进信息化手段、完善内部控制体系等办法实现固定资产的全生命周期的闭环管理,从而提高资产使用效益,确保国有资产的保值增值。
事业单位固定资产管理中存在的问题
(一)缺少完善的固定资产管理制度
目前很多事业单位资产管理都没有结合实际制定出一整套适用自己的制度体系。主要都是沿用财政部或主管部门的资产管理制度,这些制度通常只适用办公用固定资产,而一些事业单位尤其是专业技术单位,他们往往拥有的资产价值很高,专业性也比较强,针对这些单位还没有一套适应的固定资产管理办法。
有的单位虽然制定了简单的办法,但主要是一些粗线条的规定和管理框架,并不具有可操作性,对涉及资产管理较为深入的业务没有提及,如对资产的调配、地方和中央之间资产的转移、国有资产的出租出借等都没有明确界定。
制度的不完善直接导致了职责不明确,流程不清晰,管理状态混乱,固定资产管理质量也就一直无法实现明显提升。在实际操作中,固定资产实物的登记采用Excel表格的方式管理,甚至有些单位还沿用手工账本的传统方式,这种管理方式大大降低了固定资产的管理效率,根本无法满足事业单位固定资产管理的要求,同时由于大量人工操作,也会造成资产信息不准确。
(二)固定资产长期账实不符
固定资产要求做到账账、账卡、账实一致。但是由于长期对资产管理的不重视,出现该验收转入固定资产的没有转入,收到捐赠的符合固定资产规定的没有计入固定资产,报废的固定资产没有进行报废处理,转移到下属单位的资产没有进行账务处理等等。随着时间的流逝,这些现象累积起来,给这些事业单位的国有资产管理造成了巨大影响,账实也很难做到一致。
比如有个中央二级预算单位,每年国家财政投入2-3个亿,20年来,累积投入大约50个亿,从财务账面看形成的固定资产也达到了30个亿。2006年根据财政部要求所有行政事业单位开展资产清查工作,但是该单位并没有按要求开展。在2016年财政部要求再次进行资产清查时,该单位出现大量的资产账实不符问题,这就是小问题累积变成大问题的典型例子。
上述例子在事业单位中并不是少数,放大到全国范围,资产不实的金额将是十分巨大的。单位之所以不进行资产清查或者不按要求开展资产清查工作,主要是资产清查工作量太大,将耗费大量的人力物力。问题的根源是资产管理的模式没有跟上资产增加的速度,信息化程度较差,盘点清查工作基本依靠手工进行。
(三)固定资产处置不及时、不规范
事业单位尤其是专业技术类事业单位,需要购置大量先进的仪器仪表,在购买时一味追求高配置、高性能,主要选择的都是进口设备。有的设备还可以继续使用,就借口不能满足需要,又购置新的。从而造成新购资产更新换代过于频繁,甚至出现资产重复购置的现象。由于部门之间的资产缺乏统筹调配机制,被更换的资产无法流动到需要的部门继续发挥作用,长时间闲置又没有及时的保养维护,这些资产最终因损毁而不能使用,却又没有被及时做报废处置。
造成固定资产总量只增不减,从而产生了大量历史遗留问题。有的单位由于机构改革,人员变动大,资产也经历了反复的拆分合并,因此固定资产账实差异巨大,最多盘亏高达上亿元。比如,某事业单位人员不到300人,账上电脑达到1300台,人均4-5台;拥有车辆104台,平均不到3个人就一台车辆。
另外,事业单位中还存在资产处置没有严格按照规定和程序执行的情况。例如:有的设备已超过报废年限,且早已无法使用,但却一直没有办理报废手续,大量待报废的资产长期堆积,随之又产生了大量管理成本。也有的单位已经办理资产报废处置手续,但资产实物却一直放置在库房,没有提交回收公司做实物处理。也有的单位固定资产报废审批手续履行完毕,资产也已进行实物处理,但是财务部门并没有及时做销账处理。还有的单位处置资产后取得的收入,没有上交财政专户,甚至私设“小金库”,造成国有资产的流失。
(四)资产普遍存在闲置和使用效率不高的情况
在事业单位发展过程中,很多固定资产的使用效率并不高,这就会造成固定资产出现非常严重的闲置浪费现象。例如某监测单位为了开展工作,购置了大批专业监测车辆,但是每年车辆使用效率很低,更有的车辆全年只跑了几百公里。还有就是大型的电波暗室投资大约几千万元,但是每年开机时间不超过100小时。某事业单位下属有9个监测站,监测站的职责业务也基本一致,所用设备也大致相同。某一个站为了完成专项任务购置了相关设备,完成任务后就封存在库房。2年后另外一个站也要执行相同的任务,但因为不了解前期已经有别的监测站买过,又重新购置了相同的设备,从而造成了严重的资金浪费。这主要是因为事业单位之间甚至事业单位内部没有建立良好的沟通与协调机制。
还有就是有些资产购入时,一味追求高技术、高性能,但并没有完全结合实际需求经过科学论证,致使有的先进设备购置以后大部分功能没有得到使用,不能使其发挥应有的作用,造成一定程度上的隐形浪费。
事业单位固定资产管理体系框架建设
(一)建立固定资产的闭环管理模式
首先应该按照固定资产闭环管理模式建立一套完整的管理制度,包括编制预算、按需采购、验收入库、使用维护、报废处置等五个环节,所有资产都应严格按照这个流程进行管理,每个环节都缺一不可。
预算的编制是固定资产的起点。固定资产采购预算的提出应该根据实际工作需要,对于金额较小的资产,要考虑同类资产的保有情况,是否为报废更新;而对于金额较大的固定资产,要进行论证和调研,内容应该包括拟购置资产的性能、价格、是否为国产等内容;对于金额特别巨大需要较长时间建设的固定资产,应该按照规划立项手续,报请相关部门批复后方可列入预算。
固定资产的采购和验收。为了保障质量,这两个环节应该由不同部门完成,以便起到监督作用。采购工作应该严格依照政府采购规定执行,达到公开招标条件的必须进行公开招标。固定资产的验收除了数量、外观等简单检查外,技术设备还应该请专业人员参加,对设备的性能、运转、维护、升级等方面做进一步检查。这个两个环节采购部门和财务部门应该形成联动机制,对于未验收或验收不合格的资产不与付款。
在固定资产使用过程中应该制定专门责任人,实时了解固定资产的使用情况,做好日常维护工作,对于出现故障的要及时修理,确保固定资产处于良好的运行状态。如需进行大修改造要计入固定资产成本,避免资产价值不实。
资产的处置是资产的出口,管理不严极有可能造成国有资产流失。处置应该由使用部门提出申请,需要详细说明报废理由,并由相关技术专家论证,资产管理部门根据专家意见提出具体处置办法,然后报单位领导层会议研究决定,同时根据审批权限逐级上报审批。待资产报废后使用部门再根据实际需求提出重新购置的申请。
(二)完善固定资产信息系统功能
建立起固定资产闭环管理模式后,如果还是按照传统的手工方式操作显然是不行的,它需要引入信息化手段进行管理,避免人为干预的现象发生。系统建设应该横向贯穿经费预算、采购管理、资产入账、资产日常管理、资产处置、统计分析、资产盘点、数据衔接、业务能力扩展等环节,建立自上而下、自下而上的反馈机制,强化资产管理的全过程、全生命的闭环管理机制。
同时引进先进的技术,比如二维码标签管理,通过扫描二维码实现固定资产的验收入库、调拨等操作,大大节省人力物力,同时还可以提高工作效率,让短期内对资产进行全部盘点成为可能。有条件的单位还可以引进RFID技术,在资产上贴上电子标签,只要固定资产位置发生变化,信息马上就可以传递给管理部门,资产盘点工作根本不用到现场,实现资产变动实时更新。
在建设固定资产管理信息系统时,需要考虑和现有OA系统的衔接问题,避免重复建设的现象发生,而且单独建立一套系统还会增加使用者的负担;同时还要考虑和财务软件的衔接问题,资产管理和财务管理是相互关联的,固定资产的记账、固定资产的价值、固定资产的折旧都需要和财务软件衔接,相互之间提供数据。
(三)将固定资产管理纳入考核监督体系
事业单位的固定资产管理工作,有了相关制度,建立了信息系统,还要确保有效的执行,因此还应该建立必要的监督体系。
应该把事业单位的固定资产管理列入部门年度绩效考核,作为该部门的KPI指标,对于没有落实的应该给予部门负责人按照没有完成当年任务处理,取消年底评优资格。所以在制定考核标准时,应该充分听取资产管理部门意见,深入部门、各岗位调研,了解每个岗位管理职责,设立科学合理的考核指标。
强化资产管理的内部审计监督作用。单位内部审计部门要定期对各部门固定资产管理情况进行检查,如检查资产购置是否有预算,资产购置是否按照政府采购要求执行,资产账实是否相符,资产处置是否及时合规,内部审计部门应该充分利用对单位情况比较了解的优势,及时发现单位资产管理上存在的问题,并及时督促整改。
尤其是在对下属单位开展经济责任审计过程中,要把固定资产管理作为一项重要内容,有条件的要进行固定资产的全面盘点,没有条件的要对重点资产进行抽检,抽检的比例不应低于全部资产的50%。对于在审计过程中发现的问题要予以披露,造成经济损失的要追究当事人以及责任领导的责任,情节严重的应给以党纪政纪处分。
责任编辑 张蕊
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