YS是预算管理部门的专用软件,主要解决预算管理部门的事务处理问题。软件采用DBASE2624编译而成,共有5张盘片,83个文件。
一、YS的程序
程序,是指为了让计算机按照指定的方式工作而输入计算机的特定信息。这种信息能够为计算机所接收,并能按要求运行,计算出用户所需要的各种结果。
要让计算机完成预算事务的处理,首先必须编制出处理这些事务的程序。编制程序可以运用很多种计算机能够接收的汇编语言或高级语言。YS的程序基本上是用DBASE2624编译系统来完成的,部分模块用了汇编语言。
1.DBASE系统。这个系统是一个数据库管理系统,是美国推出的软件产品。它如同FORTRAN、COBOL等编译系统一样,由用户编写源程序,通过DBASE2624编译系统编成目标文件,然后组装连接成可执行的*。EXE文件,执行速度比解释的速度要快,是目前广泛流行的用于管理应用方面最好的工具之一。
二、YS的文件
文件,是指存放到磁盘上的一组信息,每一组信息构成一个文件。YS系统是由不同的文件构成的。在YS系统中,文件分为两类,一类是程序文件,即YS程序,它是指可执行的命令的组合;另一类是数据文件,包括为了系统运行而必需的系统参数数据文件、用户输入的原始数据文件和计算机运算出的结果数据文件。不同的文件在YS系统中采取了不同的存放方式。
2.连接程序的批命令文件
(1)装入YS系统的文件:LOADBY.BAT。这个文件是装配YS系统的文件。装配办法是,先将这个文件拷贝到硬盘的根目录,然后,再运行这个程序,按照系统的提示操作就可以了。有时,部分程序作了修改,需要装入时,就将修改后的文件拷贝到相应的子目录。
(2)启动YS系统的文件:YSCH.BAT和YS BY.BAT。运用哪一个文件,由用户根据微机系统配备情况进行选择。高分辨显示时,用YSCH,中分辨使用YSBY,系统根据用户输入的文件选择不同的外部模块程序和报表的屏幕录入程序。
(3)其他连接文件。包括YSSR。BAT、YSS RAST.BAT和YSSRPC.BAT.它们是用来连接报表处理等程序的文件.
3.程序文件(*.EXE)。这些文件经批命令连接就构成了YS系统。这些程序可分为如下几类:
(1)YS的总控程序:YS。EXE。除了控制YS各模块的运行外,还包括完成系统初始部分的管理、基础数据库的维护以及拷贝文件等。
(5)总预算会计处理程序:YS2。EXE。这个程序是总预算会计系统的主要程序。从会计凭证数据录入,到账本打印,这些工作都在这个程序里完成。对于系统菜单上列入《系统初始》部分的总预算会计系统初始部分的工作,由YS。EXE处理。
4.数据库文件(*.DBF)
(1)系统参数数据库
YSPARA.DBF:这是系统主要参数库,存放了系统日期、总会计账务处理日期和预算调整记录的录入日期等。用户在做数据备份时,一定要备份这个数据库文件。
YSKM.DBF:国家预算收支科目库,存放了财政部颁发的国家预算收支科目.用户需要输入预算科目时,就从这个科目库中调入。遇有科目的内容发生变化时,可以将新科目库拷贝到系统中,完成科目库的更新。
YSDATANA.DBF:系统文件库,存放了系统中所运用到的所有数据库的文件名、索引键和索引后的文件名等。系统初始部分“为数据库重新作索引”就是根据这个庠的内容所进行的操作.用户如果需要对某一个数据库文件作索引,可以打开这个数据库,输入库文件名、索引键和索引后的文件名,运用系统初始部分的功能,就可以为数据库作索引。
(2)报表数据库。报表数据库分为两部分,一是制作报表所必需的数据库,即YS系统提供了参数数据库,二是制作出的报表的表格数据库。
用户制作出的报表,是用数据库来存放的。每一个表格分为两部分存放。一部分是“表格名.DEF”,另一部分是“表格名.DBF”。这两个部分,存放了表格的不同内容,其中:DEF存放了表格标题、横表头、注释和运算公式,DBF存放了表格纵表头和表格数据。
除上述数据库外,在表格处理模块还有一种数据库,这就是表间审核和运算的文件。这个数据库的名称用“文件名.HE”来表示,存放了反映表格与表格之间的数据关系的公式。
(3)预算调整数据库。预算调整的数据库是根据收入和支出的不同分别取库名来存放的。收入预算的库文件名以“A”作为标识,支出预算的库文件名以“B”作为标识。以支出为例,说明如下:
(4)总预算会计账数据库。根据数据库性质的不同,分为参数库、拨款库、凭证库、账本库等。
第二、拨款库。包括银行账号库YS2BANK.D BF、拨款单记录库YS2BK.DBF。
5.索引文件。系统对数据库进行操作时,经常需要对数据库按某一字段的内容进行检索,这就需要索引文件。YS的索引文件的后缀为“.NTX”,与解释DBASE2826的“.NDX”有所区别。YS的索引文件很多,在YSDATANA.DBF文件中,存放了所有索引文件的情况,包括被索引的主文件名、索引键、索引文件名等。运用系统初始部分“为数据库重新用索引”就可以为YS系统的需要用索引的所有文件作索引。以下三种情况需要用户重新为数据库作索引:
第一种情况是,系统运行过程中,受某种原因的影响索引文件遭到破坏。遇有这种情况时,系统运行中断,提示某一索引文件(*.NTX)未找到或某一索引文件出错。
第二种情况是,系统查不到确实存在的某一记录,如,制作表格时按科目号找不到科目名称,预算调整中查不到已经登记的记录等,都是由于索引文件遭到了破坏,这时需要对数据库重新作索引。
第三种情况是,用户用拷贝方法改变了数据的内容,没有相应改变索引文件时,需要对数据库重新作索引。如:用户备份文件时,只备份了主数据库文件,没有备份索引数据库文件,当用户将原数据库文件拷贝到YS系统时,需要对拷贝入的数据库文件作索引.
有时,一个数据库文件有多个索引文件,如果不清楚哪个需要重新索引,请将这个文件的所有索引都做一遍。
三、YS的版本升级问题
目前,科学技术日新月异。计算机硬件和软件技术也在不断发展。为了充分运用新技术,使YS与计算机技术同步发展,不断提高软件水平,财政部计算中心和地方预算管理司的有关人员继续为YS的版本升级而努力,YS新版本将会不断涌现。