时间:2019-08-22 作者:陈焕新 (作者单位:南方医科大学财务处)
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摘要:
(一)当前高校收费管理存在的主要问题
1.组织体系不够健全,收费工作重视不够
一方面,长期以来,财务收费工作在学校层面一直没能引起校领导的高度重视,普遍认为财务收费就是数数钱,业务非常简单,技术含金量也不高,甚至在高校财务部门内部,由于财务人员配备不到位,大多数都没有设置收费科室。另一方面,目前各高校收费项目繁多,工作量大,除了计划内办学的学杂费外,还包括各类短期培训班、会务、科技开发服务、高校代教育行政部门组织考试的报名费等,以及服务性收费和后勤管理部门的水电费、出租出借资产收费及代为学生收取的医疗保险等。此外,由于收费项目不同,使用的票据种类也不同,既有财政性票据,也有税务票据,给财务管理工作带来较大困扰。
2.学分制下学费标准不一,收费管理难度较大
学分制管理以学分为计量单位,按照学生所选课程计算学分,以学生所修学业的完成情况作为计算该生学费的依据。传统的按学年制收费,同类专业的学生收费标准一样,可在每学年开学时开展收费工作。实行学分制改革后,由于财务部门需要根据教务主管部门提供的学生基础信息和学生选课及所修学分信息,计算出每位学生实际应缴纳的学费,收费工作开...
(一)当前高校收费管理存在的主要问题
1.组织体系不够健全,收费工作重视不够
一方面,长期以来,财务收费工作在学校层面一直没能引起校领导的高度重视,普遍认为财务收费就是数数钱,业务非常简单,技术含金量也不高,甚至在高校财务部门内部,由于财务人员配备不到位,大多数都没有设置收费科室。另一方面,目前各高校收费项目繁多,工作量大,除了计划内办学的学杂费外,还包括各类短期培训班、会务、科技开发服务、高校代教育行政部门组织考试的报名费等,以及服务性收费和后勤管理部门的水电费、出租出借资产收费及代为学生收取的医疗保险等。此外,由于收费项目不同,使用的票据种类也不同,既有财政性票据,也有税务票据,给财务管理工作带来较大困扰。
2.学分制下学费标准不一,收费管理难度较大
学分制管理以学分为计量单位,按照学生所选课程计算学分,以学生所修学业的完成情况作为计算该生学费的依据。传统的按学年制收费,同类专业的学生收费标准一样,可在每学年开学时开展收费工作。实行学分制改革后,由于财务部门需要根据教务主管部门提供的学生基础信息和学生选课及所修学分信息,计算出每位学生实际应缴纳的学费,收费工作开展时间只能延后,不仅增加了收费人员的工作量,而且学生欠费率明显升高,加大了财务收费管理工作的难度。
3.收费手段落后,统计分析功能较弱
目前大多数高校提供的收费方式主要有银行划扣、银行转账、刷POS机和现金收费等。为提高收费工作效率,众多高校普遍与金融机构开展了一些合作,实行“银校合作”的收费模式,主要针对人员集中、标准稳定的收费项目,如学生的学费、住宿费等,普遍采用由银行为学生办理校园卡(包含银行卡功能)发放给学生,由学生在规定时间内在校园卡账户上存足学杂费,学校财务部门通过银行批量划扣的方式集中收取。对于通过银行划扣缴费不成功的学生,则普遍采用现金方式作为补充。因此,许多高校在开学的时候,财务部门仍然需要组织财务工作人员携带点钞机、POS机、票据和保险箱到学生报到现场收费。对于零散、突发的收费项目,目前各高校主要通过银行转账至学校银行账户或人工现场收费,再根据现场收费信息回到财务部门开具发票给客户。这些传统收费方式不仅费时费力、效率低下,而且给日后统计和查询及数据分析带来诸多不便。为了改变这种状况,大多高校建立了收费管理系统,但该系统在财务部门内部没有形成联网和数据共享,除了进行简单的票据批量打印和学生缴费数据内部查询外,数据统计、共享等其他功能缺乏。
4.信息传递滞后,内部控制不力
虽然目前许多高校各职能部门都结合自身业务需要建立了信息管理系统,但学校层面尚未建立完整的网络化信息管理系统。在学生的收费管理过程中,教务管理部门负责学生学籍管理,财务部门负责收取学杂费,各学院和学工部门负责学生的日常管理。在学生收费管理上,各职能部门没能实现信息数据的实时共享,收费数据的管理主要依靠EXCEL电子表格来处理,数据的准确性较差、分析功能较弱,经常出现财务部门不清楚学生的学分和助学贷款情况,教务管理部门和学工部门及各学院又掌握不到学生的缴费、欠费情况。另外,由于管理方式落后,财务部门定期统计出来的欠费学生信息只是一个静态数据,实时的收费数据不能及时反馈到有关职能部门和相关学院,既为学校财务收费、学生学籍和档案管理带来不便,也存在着内部控制设置和运行方面的缺陷。
(二)完善高校收费管理的几点建议
1.完善高校收费管理组织体系
一是建立高校财务收费管理体制,成立由财经领导小组或分管财务的副校长牵头,各相关职能部门和各学院参与的组织机构,负责收费工作的政策研究、制度制定等。二是在财务部门内部设置专门的收费科(室),配齐财务收费人员,负责拟定学校的收费管理制度,统筹全校的收费管理工作,指定专门人员负责与上级主管部门和地方税务部门对接,严格按照国家相关规章制度管理票据,依法组织收费。三是完善学校收费管理制度,明确各职能部门在收费管理工作中的职责,规范收费流程,做到收费有依据,职责有分工,操作有指引。
2.建立多种缴费模式并存的收费管理系统
一是在收费管理系统的设计构思上要能充分实现数据共享。比如,要能做到自动跟踪教务部门学籍变动及学生的学分信息,为财务收费提供实时准确的基础数据。二是在收费模式的选择上,学校收费系统的建设要与银行服务系统连接起来,减少中间环节,加强费用划取、转移过程的建设。建立银行划扣信息传递与反馈机制,开通网银、支付宝、微信等自助缴费功能,提供多种缴费模式并存的便捷渠道。三是收费管理系统要具有较为完善的统计和数据分析功能,包括对学生的留级、转专业、学分和研究生的延期毕业信息及缴费情况、缴费渠道、欠费情况等进行分类统计、分析,在实现高校收费管理系统化、网络化、自动化的同时,保证收费工作质量,提高收费工作效率。四是结合财政电子票据和税务电子票据的逐步使用,探索学费票据自助打印功能的开发与使用。五是在高校收费管理系统建设中,参照银行系统的数据管理模式,建立数据安全防护体系。
3.建立信息共享机制
一是财务部门应增强服务意识,利用校园网等网络设施建立透明的信息公开机制,及时向全校师生公示收费标准、收费政策依据等相关信息。二是开通财务缴费信息网上查询功能,将缴费情况及时向学生和其他部门传递,为其他部门开展相关工作提供准确的缴费信息。三是建立学校银行账户实收金额和微信等支付管理公司的数据与财务收费管理系统数据传递机制,解决对账难的问题。四是在财务部门内部,实现收费管理系统数据与票据管理系统、会计账务系统数据之间的有效传递和共享功能。
4.强化收费管理的内部控制
高校财务收费要经过收费标准设置、票据申请、票据管理、票据使用、按标准收费及收费金额核对六个环节才能完成。强化高校财务收费管理的内部控制,就是要在对收费业务过程的每一环节进行风险排查、分析的基础上,对收费内部控制所有可能存在的风险点进行梳理,针对风险点逐一制定内部控制制度,规范管理。具体来说:一是建立不相容岗位职责相互分离、相互制约的机制。按有关要求,财务收费管理系统岗位中应设置系统管理员、收费操作员和复核员、票据管理员等岗位,其中:系统管理员可由收费业务负责人兼任,负责收费管理系统的日常维护、收费标准设置;收费操作员和复核员的岗位应当相互分离;票据管理员负责票据的申请、保管、发放、收回和注销,与收入核算记账员的岗位应当分离。二是加强财务收费基础数据的风险管理。收费基础数据来自教务主管部门,收费基础数据传输到财务部门后,可能会由于学生学籍变动、转专业等原因导致基础数据发生变动,在教务部门学籍管理系统不能与财务部门收费管理系统自动建立勾稽关系的情况下,不能实现数据相互印证,需要手工调整财务收费管理系统基础数据。如果审批流程不够严谨,就有可能产生随意更改基础数据信息的风险。因此,加强财务收费基础数据风险管理尤其重要。三是加强财政性票据和税务票据的管理,防范票据遗失、虚开和票据开具内容与实际业务事项不一致的风险等。四是加强退费的风险管理。税务票据退费一般需要交回原来开具的税务发票。但在学生的学费票据管理过程中,涉及票据退费、票据作废方面的管理相对松散。因此,应建立严格的退费和票据缴销手续,防范票据管理风险。五是加强收费核算过程的风险管理。收费核算包括应收数与实收数核对、欠费金额与欠费学生核对、收费管理系统数据与会计核算系统数据核对等,加强各个环节的相互核对、相互印证、相互制约,及时发现错误,规避风险。
责任编辑 刘黎静
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