时间:2021-01-29 作者:杨鲁峰 作者简介:杨鲁峰,中国石化共享服务有限公司濮阳服务部副经理。
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摘要:
ZS共享服务有限公司X服务部(以下简称X服务部)主要负责为集团下属23家财务共享上线企业提供财务核算、财务报告、会计档案管理等服务。近年来,为推动共享服务模式下会计核算智能化应用,服务部以推进人工智能、信息化技术应用为手段,以业务流程和信息系统标准化、集成化、自动化为抓手,通过自主研发、软件引进、合作开发、上报提效建议等方式,持续优化系统功能。
一、共享模式下会计核算智能化的探索实践
(一)推进系统集成与优化
1.搭建可扩展电子富文本格式(XRTF)支撑系统。基于企业外围系统(即集团下属企业自建的业务系统)和共享系统的集成需求,在不改变企业信息化现状的情况下,采用松耦合的方式,搭建XRTF支撑系统,用可扩展标记语言(XML)格式描述业务数据(核算信息、业务信息、页面链接、安全认证等)并进行交互式操作,实现企业外围系统与共享系统无缝集成。
一是建立财务共享服务自助系统(FSS)标准接口,实现企业外围系统与FSS系统衔接。企业外围系统业务单据根据标准接口形成电子富文本数据包,同时在企业外围系统中实现服务申请自动创建、服务申请单打印、处理状态查询等相关功能。二是共享端在FSS系统完成档案扫描、质...
ZS共享服务有限公司X服务部(以下简称X服务部)主要负责为集团下属23家财务共享上线企业提供财务核算、财务报告、会计档案管理等服务。近年来,为推动共享服务模式下会计核算智能化应用,服务部以推进人工智能、信息化技术应用为手段,以业务流程和信息系统标准化、集成化、自动化为抓手,通过自主研发、软件引进、合作开发、上报提效建议等方式,持续优化系统功能。
一、共享模式下会计核算智能化的探索实践
(一)推进系统集成与优化
1.搭建可扩展电子富文本格式(XRTF)支撑系统。基于企业外围系统(即集团下属企业自建的业务系统)和共享系统的集成需求,在不改变企业信息化现状的情况下,采用松耦合的方式,搭建XRTF支撑系统,用可扩展标记语言(XML)格式描述业务数据(核算信息、业务信息、页面链接、安全认证等)并进行交互式操作,实现企业外围系统与共享系统无缝集成。
一是建立财务共享服务自助系统(FSS)标准接口,实现企业外围系统与FSS系统衔接。企业外围系统业务单据根据标准接口形成电子富文本数据包,同时在企业外围系统中实现服务申请自动创建、服务申请单打印、处理状态查询等相关功能。二是共享端在FSS系统完成档案扫描、质检等纸质档案资料的处理,对于企业外围系统形成的电子档案资料,不再打印输出和纸质扫描。三是共享端从财务共享服务运营系统(FSO)链接到XRTF支撑系统,在XRTF支撑系统中以标准化的操作界面展示不同外围系统的业务信息,通过调用企业主数据接口及核算接口,完成凭证的自动集成。流程如图1所示。
2.试点开发物资采购三单匹配功能。为突破企业物资采购信息兼容性低、手工提交服务申请效率低以及共享端手工发票校验工作量大的瓶颈,X服务部设计和开发了物资采购流程三单匹配功能,实现了信息集成利用、自动触发申请、原始附件直线传递、系统自动匹配三单信息和生成凭证的全过程自动化。
一是企业端生成开票通知。企业物资部门采购员通过三单匹配功能,根据入库验收单生成开票通知及销售开票建议,同时启动业务部门审批流程,审批结束后自动以电子邮件形式通知供应商开具发票。如果企业同时存在捆绑销售的物流服务费等业务,则在生成开票通知时输入物流服务费计算式,完成物流服务费计算。二是供应商开具发票。供应商根据电子邮件中的开票通知、开票建议、采购订单、入库验收单开具实物发票,并将开票通知打印与发票一起按照档案规则装订邮寄到共享端。三是共享端业务处理。共享端收到供应商邮寄的开票通知单、实物发票后,扫描开票通知二维码获取开票通知的完整信息。通过光学字符识别(OCR)实物发票,确认增值税相关数据,通过三单匹配功能对采购订单、入库验收单和供应商开具的发票进行三方信息比对:比对一致的,系统自动生成凭证;比对不一致的,转到人工岗进行处理,有效提升发票校验的质量和效率。
(二)提高业务处理自动化
1.实施增值税专用发票自动识别与认证。一是自动识别票面信息。增值税专用发票经过FSS系统影像质检后形成影像数据,自动发送到OCR系统,启动影像识别和识别结果修正,识别内容包括发票代码、发票号码、开票日期、金额、税额、总金额、购方税号、销方税号等8项信息。影像识别后,需要业务人员再次对OCR结果进行核对和确认,经FSO系统派工后,识别结果与相关核算信息推送核算人员进行账务处理。二是自动勾选认证发票。每天系统自动抽取发票信息与税务局电子底账库系统自动匹配,对发票代码、号码、税额等信息与税务局增值税专用发票确认平台发票信息匹配一致的,完成增值税专用发票的勾选认证(见图2)。
2.建立标准化凭证模板。一是实现业务标准化。结合企业管理现状和需求,梳理企业业务场景,制定发布业务操作规范,保证会计核算制度、标准、流程、操作、附件的规范统一,形成各企业统一的基于业务场景的财务共享会计核算操作标准体系。二是创建凭证模板。以流程级别为主线,根据业务类别按板块、公司代码、利润中心设置不同的财务凭证模板,按业务场景预定义凭证类型、币种、借贷、科目和所需辅助核算字段,按确定的科目确定核算所需的辅助核算字段,按共享和个性规范植入默认参数,按核算规范进行模板的校验。三是执行凭证模板。通过对业务场景的梳理和提炼,将凭证所需大部分辅助核算信息固化在系统中。共享服务人员基于服务申请中对业务的描述以及扫描影像,判断业务场景,并补充少量个性化信息后,即完成凭证的制作。
3.应用机器人流程自动化(RPA)。X服务部从2017年起不断探索,目前已开发RPA应用91项,涉及4个类别、31个场景,实现了部分业务的自动化及智能化。下面从对账、核算、检查三个业务进行介绍:
(1)资金集中管理系统(TMS)日对账业务。X服务部每天负责的TMS各类银企直联账户的对账账户200多户,不能自动匹配的银行交易记录需要人工标记“待确认”“未对符”等信息,并进行审核确认,有时个别账户一天未对符业务达到近万笔,工作简单重复工作量大。由于没有系统接口可以使用,X服务部通过编写外挂程序进行界面判断,模拟人工操作,实现账户选择、信息逐行标注、对账信息复核、错误登记提醒等自动化处理,原先需要3名员工完成的工作由程序半天内自动完成,工作效率提高600%。
(3)成本月结业务。针对月底结算工作量大、加班熬夜多的现象,X服务部组织月结核算人员以Y工程公司为试点梳理业务逻辑,总结下属利润中心特点,结合月结检查内容及结转顺序,编写RPA程序设计方案,按运行计划和录屏软件录制月结检查及月结步骤,由IT人员编写程序,经过反复测试、验证、完善数据校验逻辑,实现了主数据、科目、辅助核算等月末智能化检查及自动结转,将以前由30多人承担的成本月结任务,转变为专人巡检、一键自动化操作、17人即可完成的自动结转模式,效率提升了40%,在节约工时的同时,实现了原人工工作流程模式下无法完成的多项审核与复检功能,大幅提高了服务质量和正确率。
(三)提升服务水平
1.推进档案管理智能化。一是应用申请单据智能投递柜,通过扫描申请单条型码或二维码,后台系统将识别单据所属利润中心,自动分配投递柜并弹开小投递口,同时主屏弹出提示语,按提示语投入单据;快递员通过身份证+密码验证后,取出单据关闭投递口后打包封装单据邮包,做到了存、取单与后台集成管理系统无缝连接,实现了单据传递的集中管理、实时监控。二是建设智能档案库房,将档案信息、位置信息、密集架使用信息通过电子数据形式反映,实现快速查询档案信息和位置信息,自动提示档案量和剩余库存量,提升智能化档案管理水平。
2.开发企业对标平台。X服务部充分挖掘账务数据价值,探索建立财务分析对标平台,实现板块内企业各项指标的分析和对比,为企业生产经营决策提供数据支持。一是以账务数据为数据源,对板块内企业的盈利能力、营运能力、偿债能力、成长能力等财务指标进行数据采集,为数据分析提供基础条件。二是建立数据智能化、可视化展示平台,将采集的数据形象化、直观化、具体化,直观地监测板块内企业运营情况,并对可比指标进行排名。三是定期将对标平台分析结果自动推送给板块内企业,企业根据指标排名情况对标先进,挖掘潜力,提升经营管理水平。
二、实施效果
(一)财务核算运营效率显著提升
通过对财务共享系统的一体化设计和持续优化,完善业务操作系统功能,推广标准凭证模板,应用OCR和RPA技术,实现了财务核算的规范化、流程化集中处理,部分简单重复的业务实现自动化处理,减少了人工对账、核算、检查等工作量,业务自动化处理程度显著提高。目前30%的财务核算业务实现了自动化处理,将原来人工处理业务的时间缩短了三分之一,在业务量不断增加的前提下,财务核算人员劳动生产率显著提高,初步显现出财务核算自动化处理的规模效应。
(二)财务核算标准化水平稳步提高
通过对标准模板的推广应用,实现了相同业务统一核算标准、统一核算流程。通过将核算规范及流程嵌入自动化程序代替人工操作,减少了人工操作和干预,降低了出错率,保证了业务处理的及时性和准确率,财务核算更趋于标准化,提升了用户体检,整体服务获得上线企业的充分认可,基本实现了“零差错、零等待、零隐患、零投诉”。
(三)财务核算流程更加优化高效
通过物资采购三单匹配、发票自动识别认证及档案管理智能化等应用,将财务核算的触角延伸至企业前端,减少了流转环节,推进了财务核算共享端与企业端的无缝衔接,运行流程更加简洁高效。通过梳理企业业务场景、业务类型,在满足企业管理需求的前提下,从企业端提报入手,不需要纸质申请的业务采用无纸质申请提报,不需要附件的业务在系统中自动生成凭证,减少了企业提报工作量,使企业财务人员腾出更多的精力投入到生产经营管理,有力地促进了业财融合,助推企业财务转型。
(四)财务共享数字化支撑效果初步显现
X服务部经过三年多的探索实践,在财务核算集成平台、会计工厂、对标平台建设等方面持续完善优化,共享服务的数字化转型支撑能力、创新驱动能力得到有力提升,对企业提升管理效能起到显著的助推作用。
责任编辑 李卓
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