摘要:
医院存货类物资是指医院为开展医疗服务及其他活动而储存的低值易耗品、卫生材料、药品、其他材料等物资。医院应制定措施保证存货得到合理使用,并对存货进行控制。
(一)医院存货类物资的分类
医院存货类物资按使用对象可分为“病人直接使用”和“医院自行消耗”两类。其中,“病人直接使用”的物资包含药品和卫生材料,这部分物资消耗构成医疗服务的直接成本,按照成本补偿原则,允许通过向病人收取药品费和材料费进行回收;“医院自行消耗”的物资包含低值易耗品和其他材料,这部分物资消耗的主体是医院工作人员及工作设施,需通过医疗收入来弥补。
(二)医院存货类物资的一般内部控制措施
为了保证存货业务的准确性,医院存货类物资的一般内部控制措施是把存货的订购、保管、盘点、记录等职责明确分开,强调授权的重要性,重点关注过程中的随货同行、发票、出库单据,及时报告盘点中的盈亏情况。
(三)“病人直接使用”类存货的特殊内部控制措施
药品和卫生材料作为“病人直接使用”类存货,直接参与医疗过程,通过作用于病人人体产生医疗效果,所以这类存货除了执行一般内部控制程序,还必须针对高风险环节设置特殊内部控制措...
医院存货类物资是指医院为开展医疗服务及其他活动而储存的低值易耗品、卫生材料、药品、其他材料等物资。医院应制定措施保证存货得到合理使用,并对存货进行控制。
(一)医院存货类物资的分类
医院存货类物资按使用对象可分为“病人直接使用”和“医院自行消耗”两类。其中,“病人直接使用”的物资包含药品和卫生材料,这部分物资消耗构成医疗服务的直接成本,按照成本补偿原则,允许通过向病人收取药品费和材料费进行回收;“医院自行消耗”的物资包含低值易耗品和其他材料,这部分物资消耗的主体是医院工作人员及工作设施,需通过医疗收入来弥补。
(二)医院存货类物资的一般内部控制措施
为了保证存货业务的准确性,医院存货类物资的一般内部控制措施是把存货的订购、保管、盘点、记录等职责明确分开,强调授权的重要性,重点关注过程中的随货同行、发票、出库单据,及时报告盘点中的盈亏情况。
(三)“病人直接使用”类存货的特殊内部控制措施
药品和卫生材料作为“病人直接使用”类存货,直接参与医疗过程,通过作用于病人人体产生医疗效果,所以这类存货除了执行一般内部控制程序,还必须针对高风险环节设置特殊内部控制措施。
1.药品、卫生材料采购环节特殊内部控制措施。
(1)确定采购目录环节。药品、耗材的销售终端在医院,所以,医院这个市场历来是供应商必争之地。为了避免供应商寻租,在确定产品进院环节就需十分谨慎。在组织开展用药、用材目录制定和药品、耗材品种遴选调整等重点工作时,内控制度设计应围绕完善药事、耗材管理委员会制度,加强信息公开,制定专项工作方案等工作进行。一是有效执行采购政策。对提交药事、耗材管理委员会讨论的产品目录首先应设置门槛,要求进院药品、耗材均在药械集中采购监管平台上有挂网信息,保证进院产品在实际采购过程中能有效执行集中采购政策。二是专家评议环节的内控措施围绕专家库组建、专家抽取、专家决策评议原则等规则设置。建议有条件的医院依托各级公共资源交易平台政府专家库,随机抽取一定数量的院外专家参加评议工作,且非本院的药学、医学专家人数不得少于同专家组总人数的1/4。
(2)集中采购环节。对已经挂网的药械品类,严禁任何形式的网下采购,不得背离采购监管平台的要求与供应商另行协商对医院进行赠送、降价等不利于公平竞争的其他条款。对未挂网的药械种类,要在充分论证采购必要性的基础上先行采购,但在此类采购发生30天内应向药械集中采购监管平台备案。本环节内部控制的重点是加强对采购计划及合同的监管。
(3)采购记录环节。落实专人负责药械采购信息的网上申报工作,提高药械采购数据的准确性、真实性和规范性。本环节应建立数据审核和责任追究机制,杜绝误报、谎报、瞒报行为。
(4)采购监督环节。执行药械集中采购阳光积分考核要求,每月定期对院内药械采购使用情况进行梳理,针对问题及时调整药械品种的采购使用,既要保证总体考核达标,又要做到各分项考核达标。本环节内控的重点措施是加强信息披露工作,及时对不达标信息进行分析,确保考核要求落实到位。
2.药品、卫生材料验收环节的特殊内部控制措施——落实“两票制”。在药品、卫生材料验收入库时,不仅要求执行一般内控程序——“验货”,还应新增加一项对价格管控的内部控制措施——“验进货票”,即要求流通企业提供从生产企业获得的、加盖该流通企业印章的进货发票复印件或电子票据,核对相关信息并留存备查,保证所购药品、卫生材料流通环节精简,无价格虚高现象。
3.药品、卫生材料发出环节的特殊内部控制措施——集中调配。药品的使用是通过“处方”这一特殊文书进行全院集中调配。为达到调配目标,全院病人使用的药品均通过药房进行发放。通过集中调配这一特殊内部控制措施,理顺了通过处方先收费,再根据已收费处方发放药品的工作流程,便于加强财务监管。药房药品在会计核算环节单独建账,动态反映药房库存药品的实时结存,从实物盘点和账面数核对便能准确判断药品的损益情况。
和药品相比,卫生材料在发出环节因未进行集中调配,实际运行过程中各个病区从卫生材料库房领出材料后,在财务会计核算时就形成科室消耗,而实物在病人未使用前仍库存在各个病区,财务账面对这部分实物资产事实上已失去监管,直接导致各个病区库存的卫生材料形成账外资产。同时,卫生材料分散在各病区,是否收费、怎么收费均由使用科室自行确定,缺乏财务监管,容易出现漏收、不收的问题。要解决这个问题,在内控制度设计方面,建议模仿药品管理思路,成立独立的卫生材料集中调配室来实现卫生材料在全院的调配,实现财务监管;或者对购进的卫生材料实行代销制,通过收费科提供的卫生材料收费清单办理出入库手续,未实现销售的卫生材料不确认为医院资产。虽然两种办法均可行,但笔者更倾向于成立集中调配室来进行管理,理由是从内控角度来看,集中调配更易实现卫生材料归口管理,在卫生材料领用(科室)和最终使用(病人)环节中增设“保管”(集中调配)防火墙,更能保证资产的安全完整。
(四)“医院自行消耗”类存货的特殊内部控制措施
“医院自行消耗”类存货是指医院为组织、管理医疗和科研、教学业务活动所提供的医疗保障类和工作人员使用类物资,如“其他材料”分类中的“水暖材料”“办公用品”“低值易耗品”等。它和“病人直接使用”类存货不同,因不允许向病人直接收费,没有收入指标参照,极易造成物资的浪费和毁损。因此对此类物资,除执行一般的内控程序外,也应设置特殊内部控制措施。
1.其他材料、低值易耗品采购环节特殊内部控制措施。因本类存货为通用类物资,产品厂家众多、同一厂家的产品销售渠道众多,所以,本环节的特殊内部控制措施在于确定产品档次和确定产品价格。在确定产品档次时,应由主管部门主持对不同厂家的产品进行试用后,确定产品品牌和档次交采购部门询价,采购部门应通过网络、市场充分了解同类、同品牌的价格差异,确保在同一质量层次下买到价格最低的产品。
2.其他材料、低值易耗品发出环节特殊内部控制措施。对价值较高的低值易耗品在发出环节采取“定量配置、以旧换新”的特殊内部控制措施,从源头控制此类存货的使用,物资管理部门要建立辅助明细账,对此类物资进行数量、金额管理。比如:医生工作服需规定穿着周期,到期后以旧换新,在穿着周期内遗失应由个人赔偿。
3.其他材料、低值易耗品成本结转环节特殊内部控制措施。对价值较低的其他材料建立使用消耗定额,将实际领用和定额结转挂钩,对定额结转部分在核算科室绩效时允许作为成本直接扣除,超出定额部分的实际领出由科室用纯奖金支付。只有这样,才能充分调动科室积极性,最大程度保证存货的安全完整。
责任编辑 姜雪