自2016年各省启动“高水平高等职业院校和优势特色专业”项目(以下简称“省双高”项目)以来,加强项目建设资金管理成为立项单位财务管理部门的重任。针对项目建设资金管理过程中出现的沟通不畅、效率不高、执行偏慢等问题,江西交通职业技术学院运用“业务、财务、价值,三位一体”全过程业财融合模式,其“省双高”项目建设资金使用效益、支出合法合规性、项目绩效水平明显提高,实现了进度上、效率上、效果上的全面改观。
一、“三位一体”全过程业财融合模式的运用
针对项目资金管理过程中出现的业财不融合问题,学院引入《管理会计基本指引》中的“业财融合”理念,将财务功能划分为业务财务、共享财务和决策财务,服务于目标、决策、职能,融合于项目、流程、业务,最终实现管理创新和价值创造,“业务、财务、价值,三位一体,互融互通,全过程业财融合”,达到《江西省高水平高等职业院校和优势特色专业建设实施方案》《江西交通职业技术学院高水平院校建设方案》要求,科学管理和使用项目建设资金,确保资金使用合法合规、专款专用、节约高效。
(一)项目启动阶段
1.成立组织并划分财务职能。学院成立项目领导小组,全权负责项目建设、人员配备和资金管理。由院领导任项目负责人,各子项目负责人、财务处、资产处等业务相关部门负责人为成员,下设建设办、财务组、各项目组等项目小组。
财务组由财务处处长负责,按财务职能将组员分成三层,根据工作任务对号入座,直接与项目组融合、对接。
(1)决策财务层,人员包括财务处处长、副处长,预算科科长,核算科科长,要求是国家和省级高端会计人才、高级会计师。工作任务包括成立学院项目建设领导小组——财务组;参与项目建设委员会决策、执行会议,负责项目目标制定,决策支持;制定项目资金管理制度;负责项目资金筹集、预算调整、绩效目标设定;负责制定项目资金管理培训;负责项目绩效检查汇报。
(2)共享财务层,人员包括预算科科长、预算会计,综合科科长、综合会计,要求是高级会计师、中级会计师。工作任务包括负责项目资金流程设计、业务梳理、信息化系统数据录入,收集各项目组、各部门使用需求,内置项目预算编制、绩效目标设定、网络报销、执行进度、绩效评价功能,实现数据对接、数据共享,达到项目管理全方位、全过程、全口径管控。
(3)业务财务层,人员包括预算会计、核算会计、工资会计、出纳,要求是高、中、初级会计师。工作任务包括本项目资金管理制度业务模块的撰写、培训和宣传;负责项目预算汇总、审核、对外报送、调整和资金申请;负责项目业务指导、解难释惑;负责支出审核、资金支付、税务筹划、工资分配、绩效检查对接等具体业务办理。
2.健全制度。业务财务层、共享财务层、项目组共同撰写《江西交通职业技术学院“省双高”项目建设资金管理制度》,确定项目资金使用范围、支出要求、审批流程,交由决策财务层、项目组共同审核,经学院相关会议决策通过、发布实施。
财务处印制了《财务报销制度汇编》《财务报销流程图》等,流程图上墙、制度印发。
3.开展培训。业务财务层撰写“省双高”项目建设资金管理培训内容,由决策财务层汇总审核后,组织项目组负责人、成员分批培训。
(二)实施阶段
1.追加、调整预算。项目组、决策财务层共同细化经费预算资金来源、支出内容、经济分类科目、采购计划(品目、数量、金额)、绩效目标、绩效指标。
决策财务层布置和指导业务财务层完成预算编制(调整)汇总审核、采购计划编制、绩效目标审核。此步骤和上步骤将多次反复进行,需要项目人员、财务人员提高沟通能力、表达能力和团队意识。审核通过后,经学院相关会议审批通过后报上级主管部门、财政部门。
2.启用共享系统。共享财务层布置、收集项目组需求,将项目预算指标、绩效指标、业务流程、审批流程、开支标准内置到信息化系统中,达到项目资金可查询、可使用、可统计、可分析。
3.项目设计、采购、支付。项目设计、可行性研究论证、研究决策。项目资金超过5万元需提交院长办公会决策,超过10万元需提交党委会决策,超过20万元需进行项目可行性研究认证,工程项目还须报主管部门审批。由学院项目分管领导主持、项目组负责,决策财务层参与。
采购申请、招标、签订合同、实施,由项目组负责。《江西交通职业技术学院经费支出管理办法》《江西交通职业技术学院“省双高”项目建设资金管理制度》中规定:经费支出按金额大小实行财务分级受权审核制度(审核会计——"副处长——"处长)和分级授权审批制度(项目负责人、项目分管领导、校领导);经费支出实行项目负责制,项目负责人对本项目经费支出负责;财务部门根据财经法律法规,负责会计核算和监督。这一过程中,业务财务层、共享财务层、决策财务层按业务内容、权限不同分别完成审核、支付、咨询、指导工作。
4.项目变更、预算调整。由项目组提出,经项目领导小组、项目组、决策财务层共同研究通过后上报。经项目立项审批部门通过后,项目组与决策财务层、业务财务层负责预算调整、资金安排。
5.绩效运行监控。由决策财务层负责组织业务财务层、项目组填写《绩效运行监控表》《项目绩效目标运行执行情况及纠偏表》,撰写《绩效运行报告》,经项目领导小组审核后上交,并接受上级部门和财政部门的监督检查。
二、“三位一体”全过程业财融合模式的实施效果
一是项目执行进度明显加快。“业务、财务、价值”三位一体全面融合,不管是管理层面的问题,还是业务层面的问题,项目组和财务组都能快速对号入座,分解给决策层、共享层、业务层,由对应的人员迅速分析、处理、反馈、上报。目前,学院“省双高”项目建设进度、资金支付进度双线并进,确保项目如期验收。
二是项目资金支出合法合规性明显提高。业务在实施前、实施过程中,一直都有财务人员参与、跟进、指导、解答,针对制度精神、支出规范、报销要求、原始资料种类等,业务经办人员都提前知晓,因此支出报销财务审核不通过数量、原始凭据缺少情况、争执矛盾误会明显减少。
三是项目绩效水平明显提高。项目绩效资金安排使用率、项目年度绩效目标完成率、产出目标、效果目标达到良好标准;执行偏差、纠偏率降低到5%以下;全年产出、效益、满意度三项指标的目标值和实际值基本趋于一致。
四是项目建设资金使用效益明显提高。各子项目录播教室打包共建共用共享、实验室统一招标、运用信息技术“云”大数据等,节约了资金,创造了价值。
五是财务管理能力明显提高。经过项目实施过程中的培养、锻炼、提高,学院已经拥有了一支国家高端人才、高级会计师、中级会计师组成的能干事、干成事、成大事的财务管理队伍。财务处连续五年获得单位先进部门,在国家示范(骨干)项目建设中获得先进部门和先进个人荣誉称号。
三、“三位一体”全过程业财融合模式的推广
“三位一体”全过程业财融合模式立足于高职院校“省双高”项目,基于管理会计业财融合理论,可以在以下单位广泛推广应用:
一是国家双高、省双高项目立项学校。2019年1月,国家发布了“职教20条”,职业教育发展进入新一轮高潮。可以预见,多元办学、产教融合、社会培训等新政策新方向,需要财务人员加快知识更新。特别是一大批建设项目即将启动,国家双高项目建设即将落地,这些优质项目更需要采用先进管理方法,发挥财务管理效益。
二是普通职业院校。截止到2018年,全国职业院校有1.17万所,年招生928.24万人,在校生2"685.54万人。如何加强资金监管?如何提高资金效益?如何发挥财务职能?需要财务人员开放思维、加强学习、多做交流,才能提高本领、做好管理、创造价值。业财融合,正是财务主动作为、主动改变的起点。
三是其他单位。业财融合的运用不只限于项目管理中,也不囿于职业院校。在信息化、大数据、人工智能快速发展的背景下,传统会计核算、管控职能已经不能满足社会经济发展和单位管理需要。各单位财务部门只有加快观念更新,转换思路,积极融合到业务中去,才能创造价值、发挥管理效益。
责任编辑 李斐然