H高校网上报账业务流程及优化

刘运华　郭杰

一、H高校网上报账业务流程

近年来，H高校通过对教职工的报销需求进行持续调研论证，并不断对业务流程进行梳理，构建了符合本校实际情况的网上报账业务一体化流程（简称新报销模式）。

1．新报销模式下教职工报账业务流程。

（1）通过网上报销系统编制网报单。新报销模式和经费项目预算管理系统实现无缝对接，适时控制项目费用支出：根据项目类别控制显示相应的报销类别（如办公费、打车费）和额度；根据业务流程设计报销业务填写步骤，引导教职工填写报销信息，规范报销单据填写格式并进行容错控制，提高网报单填写的准确率。同时，教职工可通过学校的OA系统认证，登录网上财务综合信息平台，在网上报销系统选择相应的经费号，将发票信息按照经济分类进行归类计算并录入不同类别的报销金额和发票张数，系统自动汇总报销总金额和发票总张数，教职工选择对公、对私等支付方式并录入支付信息，生成并打印报销单，之后由经费负责人、审核人和经办人签字即可。

（2）投递网报单。H高校为解决报销业务量快速增长、网报业务排队交单等候时间过长等问题，在新报销模式下设立自助投递机，教职工可根据自身需要，选择报销单据的投递方式。教职工通过投递机系统可随时提交打印好的网报单据、发票和相关审批资料，实现“全天候，零等待”投递。投递流程为：根据系统提示，将单据按“一单一袋”的要求装入财务专用袋通过投递机扫描网报单二维码教师将财务专用袋投入柜子投递柜自助打印投递凭条。而对于较为复杂或者对报账手续不太确定的业务，教职工可通过财务部门前台交单系统提交网报单，即由财务人员初步审核单据、扫描网报单并打印凭条。对于审核有问题的单据，教职工需要修改后再次提交。

（3）通过网上查询系统跟踪网报单据的状态。新报销模式下，网上查询系统和网上报账系统进行了数据对接，实现了网报单据全流程的物流跟踪，包括已提交、已完成、接单、凭证信息、网银发放状态、单据退回等，教职工可随时通过网上查询系统查询单据的流转状态。网上查询系统还提供了支付回单的查询，教职工通过录入对方单位名称和支付金额可以查询并打印电子回单。

2．新报销模式下财务人员处理报销业务的流程。

（1）财务人员通过账务系统审核制单。账务系统是整个财务工作管理的核心部分，需要实现一般意义上的财务核算功能。H高校原有的账务系统和网上报销系统是相互独立的，财务人员仍需要录入科目、项目等凭证信息。新报销模式下的账务系统通过和网上报销系统对接，提取网上报销系统的项目、金额、对方单位账号等数据，实现凭证自动生成功能，减少了人工录入，提高了会计核算的速度和质量。同时，财务人员根据国家和学校的财务规章制度，审核教职工的报销单和发票等信息，在账务系统通过扫描网报单二维码，自动生成相应分录信息，并保存凭证。电子发票相关信息也可通过扫描二维码获得，然后将发票号码等相关信息存储至账务系统，进而防止票据的重复报销。

（2）财务人员通过账务系统复审单据。根据财务内控制度的要求，财务复核人员根据相关制度再次审核会计凭证和财务单据，确保无误后提交出纳人员；报销单据经审核后，项目支出数据以短信方式告知教职工。

（3）财务人员通过银校互联系统完成资金支付。H高校自2013年开始逐步推行银校互联系统，目前除了工资、水电费、外国教师劳务等特殊业务的需要，基本实现了网银实时到账。新报销模式下，银校互联系统实现了与账务系统、银行系统的无缝对接，形成网银支付系统，H高校通过网银支付系统完成学校银行账户与其他单位银行账户或个人银行账户之间的资金划转。同时，会计及出纳人员不用再次录入支付信息，只需要通过银校互联系统提取账务系统的银行账户等支付信息并进行核实，通过主动发起交易，实现资金的实时到账。

（4）财务人员退回问题网报单。新报销模式未实施之前，H高校一直采用财务人员直接退单的模式，这种退单模式需要教职工到前台窗口取回票据，带来部分单据长期滞留的问题。考虑到教职工的实际需求，新报销模式下推出自助退单机，自助退单机每天24小时不间断运行，方便教职工随时取走单据。

二、新报销模式下网上报账业务出现的问题

1．审核有问题的网报单据增加，退单率呈增长趋势。H高校大部分教职工选择自助机投递模式，但投递模式因为缺少财务人员的初步审核造成单据质量整体不高，以某月系统退单数据为例，自助投递机的退单率是前台收单退单率的2.8倍。

2．签字审批手续比较繁琐。目前H高校网上报账业务审批主要采用手工审批模式，报销单、票据、合同协议等需要由相应的审批人签字审批，不同经济业务则需要不同部门签字审核。以合同为例，科研外协、外拨合同需要科研部门的审核，设备采购合同需要资产处审核，一般合同需要学校党政部门审核等。由于不同部门的审批流程各不相同，导致审批流程较为复杂、缓慢，教职工经常因为找不到相关审批人员签字，在日常业务报销方面耗费了较多时间。

3．退单管理仍不够规范。对于审核有问题的单据，财务人员主要通过短信或者电话方式告知教职工。为了节约时间，个别财务人员对退单问题的“诊断”没有做到全面彻底，对问题的描述不够完整，未能帮助教职工解决实际问题。如果同一笔单据出现多个问题而财务人员未能一次而是分次做出“诊断”，教职工就需要多次往返财务部门或者自助办理，导致教职工对财务人员产生“审核不到位、报销很困难”的印象。

三、网上报账业务流程优化对策

1．选好科研财务助理，提升报账业务水平。2017年H高校财务部门依据国家相关政策，联合科研院出台了《科研财务助理管理办法》，该办法明确科研财务助理是为学校科研项目经费管理服务的辅助性财务管理岗位。基于此，根据工作需要，财务部门和科研院应帮助学院、课题组选好科研财务助理，建立专业化的财务队伍。同时，财务部门还要定期培训财务助理人员，帮助他们系统细致了解财务规章制度。此外，应采取多渠道多方式加强财务制度法规和业务流程的宣传：一是通过学校网站、公众号和邮件等方式将财务相关规章制度推送给财务助理及相关人员；二是通过微信建立财务助理学习社区群，分专题将一些常规业务的报销指南编辑整理成文本文件或者小视频文件推送到社区群，方便财务助理查询最新的报销政策，提高其报账业务水平。

2．规范退单管理，统一解释口径。针对报销单据不合格的问题，笔者认为，财务信息系统要建立单据问题库，设置大类和相应的子项目。同时，问题库要进行不断维护和完善。此外，财务人员在退单时应按照规范格式标注一个或多个退单序号，系统通过检索自动提取单据问题的详细说明，并推送到网上查询系统，方便教职工查询。

3．开发网上报账电子审批模块。财务部门应开发网上报账电子审批模块，将预约单填制、分级授权审批、签审结果等实现网上操作：教职工通过系统提交需要审批的单据，发起审批申请；审批人根据系统提示可不受时间及地点的限制，通过平台审签电子单据和网报申请单等并进行电子签名；网上签批通过后，签审结果实时反馈给经办教职工，经办教职工将签审后的单据打印提交财务部门。

4．完善网上报账系统的数据分析和挖掘功能。财务部门可对退单整体情况进行数据分析，挖掘问题单据的实质原因，比如，是不是教职工对相关经费政策了解得不够、财务人员对报销制度把握得不够精准等。同时，财务部门可结合数据分析，在为科研财务助理做业务培训时，设置更具体和有针对性的内容。此外，也可通过网上报账系统对每位教职工的退单数据进行分析，帮助他们查找审核有问题单据的原因，并把相关数据推送至网上报账系统，在教职工编制报销单时，系统做相应个性化提示，以提高网报单据提交的速度和质量。

（作者单位：北京航空航天大学财务处）

责任编辑　刘黎静

主要参考文献

［1］冯雁凌．从精细化财务管理到大财务管控——厦门航空管理会计实践[J]．财务与会计，2017，（8）：18-19．

［2］杨敏．高校网上报账的利弊及对策探析[J]．中国管理信息化，2018，21（19）：33．

［3］陈建凯，王鑫，王晶．基于“互联网+”的高校财务信息化体系构建研究[J]．中国管理信息化，2018，21（22）：29-31．

［4］胡为民，龙洁．厉行节约反对浪费的实施路径——基于政府治理的行政事业单位内部控制[M]．北京:中国财政经济出版社，2014:157-158．