财务共享模式下物资采购发票校验智能化实践

张怡佩

作者简介：张怡佩，中国石化集团共享服务有限公司财务信息化高级专家，高级会计师。

摘　要：财务共享模式下物资采购发票智能化校验项目在中国石油化工集团有限公司试点成功并进入全面推广阶段。该项目引入供应商协同，利用光学识别等自动化技术，通过流程优化，实现了全流程自动提报、自动派工、自动校验制单的全链条自动化处理，加强了业务规范性，提高了工作效率，促进了企业业财融合及企业财务转型。

关键词：财务共享服务；三单匹配；物资采购发票校验；智能化

中图分类号：F231　文献标志码：A　文章编号：1003-286X（2019）21-0065-02

财务部门在物资采购的挂账环节通常需要检查采购部门的采购订单、仓储部门的验货质检入库单、供应商发票、业务部门内控审批信息以及可能存在的合同等若干要素之间的一致性。其中合同是或有要件，内控审批通常体现在前三者单据的签字上，故这项工作通常被称为三单匹配。三单匹配和发票校验工作是采购至付款全流程中的重要环节，但是此环节多为业务人员和财务人员线下手工操作，工作量大且容易出错。中国石油化工集团有限公司（以下简称中国石化）通过对财务共享模式下的三单匹配及发票校验流程进行再造，成功实现了三单匹配和发票校验的全自动化处理，大大减少了供应商、企业业务、财务的手工工作量，提高了工作效率与工作质量。本文拟对其做法进行介绍。

一、传统三单匹配工作模式下业务、财务管理存在的问题

三单匹配是企业应付账款结算过程中的重要工作，耗费精力巨大。在整个流程中，业务部门的职责通常是与供应商反复沟通、协调，收集核对各类纸质单据，完成ERP系统中的数据准备及企业内控审批流程。财务部门的职责定位包括核对ERP线上数据与纸质单据的一致性，生成采购入库、供应商挂账、进项税抵扣的财务凭证，处理增值税的台账登记等。这种传统流程在业务管理及财务管理中存在的问题主要表现为：手工整理、核对的工作量大且效率低；业务人员缺乏了解财务结算环节的处理进程信息的渠道，忙于与供应商、财务部门之间的反复沟通，难以高效高质地管理生产经营；财务部门无暇进行精细化管理，经济活动分析往往流于模板化、格式化地通报情况。

二、中国石化财务共享模式下物资采购发票校验智能化实施方法

针对传统的三单匹配和发票校验工作中的手工操作问题，中国石化基于财务共享模式，通过纸质单据电子化、线下流程线上化等有效方式打通各信息系统实现数据共享，集成电子单据，线上完成审批，运用光学字符识别（OCR）等信息技术自动识别纸质发票，智能分析判断，实现三单匹配的自动化、会计核算的全流程自动化。

（一）纸质单据电子化

《会计档案管理办法》明确指出，企业内生系统产生的电子信息可以作为会计账务处理的合法依据。采购定单、验货质检入库单在ERP系统已经结构化记录，具备生成完全电子化单据的信息条件。供应商发票多是增值税专用发票，现阶段国家税务总局仍未实行电子发票，但增值税专票的版式统一、格式单一，且可以在国家税务总局特定通道进行信息查验，同时，在财务共享模式下因异地集中处理会计核算的需求，所有单据电子影像化环节必不可少，故对于供应商发票可以利用OCR技术将发票信息电子化、结构化，并结合国家税务总局数据进行真伪查验，从而解决发票核算的计算机自动化难题。

改进后的业务单据包括以下几项：一是开票通知单，即通知供应商对本批货物进行结算的正式函件。供应商需将该函件打印出来附带发票回寄中国石化集团共享服务公司（以下简称共享公司）。开票通知单上包含：财务共享业务ID条码及二维信息码（共享扫描原始单据时系统可自动识别出业务ID，完成业务精确匹配；甲乙双方税号信息、本次交易总金额、税额、回寄地址信息、甲乙双方及共享联系方式；企业含有税务基本信息的支付宝、微信二维码供有条件的供应商直接扫描方便快速打印发票）。

二是采购订单（PDF电子文件）。提供本次采购订单详细信息，包括货物品名、单位、数量、未税金额、税额、总额、签订的合同编号等，直观清晰地反应企业与供应商之间的采购意向，便于二者核对。此单无需企业或供应商打印。

三是验货质检入库单（PDF电子文件）。提供本批收货验货明细信息，格式类似于采购订单，便于供应商与己方发货明细进行核对，确保一次沟通信息的正确率。此单无需打印。

四是开票建议单（PDF电子文件）。提供系统依据采购订单与验货质检入库单信息及供应商发票限额主数据信息而自动计算出的发票张数、逐张内容信息。供应商在核对发货信息一致的情况下，只需照此单出具发票即可，确保发票内容信息一次性正确。此单无需打印。

五是物流配送带等其他或有单据（PDF电子文件）。可能包括合同中约定由企业方承担未计入货物计价的运杂费、装卸费，或约定由供应商承担的装卸、质检等费用的明细清单。此单无需打印。

（二）线下流程线上化

在财务共享模式下，对采购部门、供应商、财务部门三者之间的交互流程进行全链条流程化再造。采购部门在ERP系统发起结算时即生成共享公司受理该笔业务的唯一标记编号，后续业务在供应商、采购部门、财务部门之间传递时，全程附带该唯一标记编号，使线上信息借助该唯一标记编号全程精确匹配。改进后的业务流程为：

第一步：企业采购部门在ERP系统中对照采购订单的收货明细，勾选点击本批结算清单，生成财务共享业务ID，附带PDF电子文件形式的开票通知单、采购订单、验货质检入库单、开票建议单等单据。

第二步：ERP系统传递该笔业务信息至费用报销系统，在信息系统中完成采购部门各级领导内控审批。审批信息形成PDF电子文件随同上述开票通知单等电子单据一并传输至财务共享业务处理系统。

第三步：审批完成后，ERP系统自动将该笔业务的开票通知单、采购订单、验货质检入库单、开票建议单等单据以电子邮件形式发给供应商。

第四步：供应商核对内容信息是否与己方发货信息相符，如相符则照单开票，并打印带有条码、二维码的开票通知单，按照开票通知单注明的邮寄地址将开票通知单与发票回寄共享公司。如存在争议，则与企业采购部门沟通，启动逆向、中止、重新触发等流程。

第五步：共享公司收到纸质邮件，扫描单据后，财务共享服务系统自动通过条码、二维码进行识别，精确对应业务，匹配审批信息附件。

第六步：财务共享服务系统对发票进行OCR识别，结合国家税务总局增值税发票信息查证通道进行真伪查验，并将发票信息与开票建议信息进行逐项比对，同时核对采购订单、验货质检入库单、合同等结构化电子信息的一致性。若各类信息匹配一致，则联动ERP系统自动生成财务凭证；若信息不匹配，则转入共享公司人工处理平台进行人工判定。

第七步：ERP系统在各关键节点自动向供应商发出电子邮件通知，包括共享公司收到发票、账务处理完毕、问题发票退回等。

第八步：进入后续付款支付流程。

三、实施成效

（一）业务规范性得到进一步加强

开票通知单、开票建议单等信息依据ERP系统记录的采购计划、验货入库明细信息自动生成，业务数据精准无误。内控审批由纸面签字转为线上完成，审批行为更加高效且不可伪造、抵赖，内控流程更加完备。会计核算原始凭证改由线上系统生成，格式规范统一、信息内容一致，具备横向与纵向可比性，为后续生产经营分析提供了良好的基础资料。财务记账由系统固有程序完成，入账条件判定一致，记账结果准确无误。

（二）工作效率成倍提高

大量纸质原始单据变为线上自动生成电子PDF单据，并在系统中无缝衔接传递，避免了采购部门耗费大量时间与供应商、财务部门反复沟通，改变了过去收集各方原始单据、匹配、整理、提交的繁琐工作方式。供应商收到带有电子明细清单的业务信息，核对工作效率大幅提高，对照收到的开票建议单的内容出具发票，开具准确率显著提升。纸质发票附带开票通知单直接回寄共享公司，省掉供应商与企业采购部门的中转传递、沟通环节，业务办理效率大为提升，缩短资金回笼周期。共享财务智能识别，精确匹配业务，自动完成账务处理，会计核算处理效率与质量成倍提高。据上线实测数据统计，扣除历史在途单据以及系统更新等影响，系统自动一次性过账率高达80%以上。未来随着业务进一步梳理而更新调整匹配规则，自动过账率会进一步提高。

（三）促进业财一体化融合

物资采购发票校验智能化方案实施之前，企业往往设置了材料核算岗位，负责收集合同、采购订单、质检入库单、发票等相关结算资料，并向共享公司移交单据进行业务提报。系统上线后，材料核算岗位业务人员从繁琐的单据整理工作中解脱出来，充实到企业生产和经营管理等其他岗位。物资采购业务由一线采购人员直接线上提报，财务共享后端智能记账，实现了业财一体化。

责任编辑　李卓