摘要:
L事业单位作为国家某质量检验机构,业务对象范围涵盖全国,收入琐碎、量大,并且每年质检项目均在增长,原有的纸质开票模式已经不能满足单位业务增长所带来的庞大需求。在人员编制有限的情况下,提升财务出票速率、优化财务工作流程的任务迫在眉睫,电子发票成为L单位财务改革的重点方向。
一、电子发票项目的实施
(一)明确思路
L单位通过国税总局电子发票资质验证并且汇集单位财务部门、业务部门、技术部门与电子发票公司成立了电子发票实施小组,并进行四方会谈。各方明确了电子发票的推行原则是以税控开票系统与电子发票服务平台相结合,电子发票数据入库电子底账系统。结合电子发票实施原则,L单位财务部门根据自身情况提出了两点业务需求:一是发票数量较大,需改变现有单张开票的模式;二是由于单位性质较为特殊,发票抬头需由财务部门根据银行进账信息以及客户申请信息进行审核比对,不能完全放开开票权限。随后业务部门也提出相应要求:一是由于业务部要根据入账信息进行发货、派单等工作,要保证共享发票入账信息;二是原有的纸质发票由业务部门邮寄,电子发票实施后,需实现自动推送功能。据此,各方将需求归类汇总、有机串联后,电子发票...
L事业单位作为国家某质量检验机构,业务对象范围涵盖全国,收入琐碎、量大,并且每年质检项目均在增长,原有的纸质开票模式已经不能满足单位业务增长所带来的庞大需求。在人员编制有限的情况下,提升财务出票速率、优化财务工作流程的任务迫在眉睫,电子发票成为L单位财务改革的重点方向。
一、电子发票项目的实施
(一)明确思路
L单位通过国税总局电子发票资质验证并且汇集单位财务部门、业务部门、技术部门与电子发票公司成立了电子发票实施小组,并进行四方会谈。各方明确了电子发票的推行原则是以税控开票系统与电子发票服务平台相结合,电子发票数据入库电子底账系统。结合电子发票实施原则,L单位财务部门根据自身情况提出了两点业务需求:一是发票数量较大,需改变现有单张开票的模式;二是由于单位性质较为特殊,发票抬头需由财务部门根据银行进账信息以及客户申请信息进行审核比对,不能完全放开开票权限。随后业务部门也提出相应要求:一是由于业务部要根据入账信息进行发货、派单等工作,要保证共享发票入账信息;二是原有的纸质发票由业务部门邮寄,电子发票实施后,需实现自动推送功能。据此,各方将需求归类汇总、有机串联后,电子发票公司及内部技术部门提出采用将内部管理软件以Webservice数据交换技术为基础与电子发票软件做衔接,批量调取与推送开票信息。
(二)设计方案
结合L单位财务与业务部门提出的需求,电子发票公司根据“电子发票—国税总局要求框架”与L单位技术部门共同设计出一套适应于L单位的个性化解决方案。第一步,摘取关键信息,制作导入模板。利用网上银行的到账明细单,根据电子发票公司提供的“Webservice访问格式电子发票接口说明”,摘取关键字段信息与电子发票调入模板做衔接,如“对方单位名称”对应“发票抬头”,“发生金额”对应“开票金额”,“摘要”对应“实验室编码”等,制作电子发票Excel发票批量导入模板,并导入内部管理软件开票前端。第二步,发票批量导入模板与内部管理软件业务模块信息库利用唯一识别码“客户实验室编码”进行订单单位名称、款项、购买项目等信息对比,在关键信息均相符后,将对比通过的数据生成开票订单,返还前端,并向电子开票软件提交。对信息对比不符的数据,开票前端自动进行截单。第三步,由内部管理软件开票前端系统利用Webservice端口模式将电子发票订单提交至电子发票软件,其后电子发票软件将审核无误、符合税务局格式要求的订单推送至国税总局电子平台系统进行签章工作,签章完成后自动生成PDF版电子发票,再逐级返回至开票前端,并将同时生成的发票数据存入国税局电子底账系统进行存底,整个过程大约在30秒以内便可完成。第四步,开票前端根据“客户实验室编码”将返回的PDF版电子发票推送至相应的客户注册账户内,可供客户自由下载打印。与此同时,发票生成的信息也由开票前端自动推送至业务科室的业务模块中,自动对客户的申请项目进行缴费确认,满足了业务科室对财务信息同时共享的需求。
(三)模拟测试
L单位利用电子发票公司所提供的内部测试环境,对整套系统进行为期两轮的模拟调联测试。其中,第一轮为基本功能测试,利用发票导入模板进行单张和小批量数据测试,目的在于考察内部管理软件与电子发票软件是否顺利衔接,关注双方软件相互调取与推送功能是否正常以及签章环节是否正常;第二轮为压力测试,采用大批量数据模板进行连续导入,并且测试开具红字销项负数发票,目的在于考察软件在高强度的数据压力及个例情况下能否正常运行。在整套系统的“查漏补缺”后,L公司的定制版电子发票系统已确保具备上线应用的能力。
(四)人员培训
系统建成后,由财务部门领导负责牵头,邀请电子发票项目实施的工程人员和内部技术人员对单位财务部和业务部相关人员进行培训,将电子发票系统的日常应用及维护进行了详细的示范与说明,并且鼓励单位相关人员在使用过程中,提出建议,共同完善系统。
二、L事业单位电子发票应用的挑战与对策
(一)网络安全问题
电子发票的生成、存储完全依赖于在线网络形式,对此,后台管理软件需要分清职责,通过设置不相容权限角色,严格保证电子信息数据的安全性。由于电子发票还要求有独立的服务器作为数据基础载体,需要企事业单位配备专业网络安全员进行定期维护,以保证服务器正常运转,不被外界网络环境所威胁。
(二)开发环节问题
电子发票工程虽然有一套固定的框架模板,但想要最大化提升效率,充分利用电子发票优势,则需要企业根据自身情况对框架实施进一步的个性化定制,在实施方案前对整个项目要有明确的规划,定制详细的方案,这也对单位内部管理软件的设计与技术提出了更高的要求。
(三)工作流程问题
电子发票开票流程有了较大的变化,涉及的部门也从单一的财务部门增加到多个相关业务部门,这需要单位员工通过培训等方式熟悉开票软件、后台系统等,积极参与电子发票系统的相关业务活动,提高自身信息化水平,并且在使用软件的过程中共同完善软件,优化系统结构。
(四)电子发票档案管理问题
各企事业单位对电子发票档案保管制度没有统一的执行标准,多数采用将电子发票打印为纸质发票的方法进行整理留存(张倩如,2018),这无疑使财务工作又增加了一道工序,也使电子发票原本的便捷高效优势大打折扣。所以,应规范电子发票档案管理制度,在行业间建立统一的电子发票档案管理平台,切实保证财务档案安全,减轻财务人员负担。
(五)报销问题
由于电子发票只能通过网上验证后才能鉴别其真实性,并且网上鉴别信息一般会有延迟,从出票起至少需要一天的时间。此外,电子发票可以反复多次打印,带来了重复报销的风险。对此,可以建立台账管理来进行Excel表格的手工记录(孙文波,2018),也可以通过单位内部ERP系统建立报销数据库,统一进行电子发票登记工作。此外,2017年年底与电子发票软件配套上线的“财税助手”也可以帮助企事业单位建立发票管理平台,并且串联国税发票查验系统,做到“一站式”发票管理。这两种方式都可以通过发票代码、发票抬头、金额等关键信息判断电子发票是否重复报销。
责任编辑 刘霁