时间:2021-01-04 作者:段姝 陈焕娣 王永芳 (作者单位:苏州科技大学商学院 苏州科技大学城市发展智库 苏州科技大学财务处)
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摘要:
权变理论是管理控制设计研究的重要范式(Fisher,1995;Chenhall,2003),它强调时间、空间的特性和管理策略的应变性,即“随具体情境而变”或“依具体情况而变”。在现实中,既没有两个组织采用完全相同的内部控制模式,也不存在任何一个组织自始至终地采用一种固定的内部控制方式。权变理论要求组织内部控制制度要与组织所处的控制环境相适应,从而在组织的管理过程中被执行并产生控制效果。下面笔者将基于权变理论,具体分析公办高校内部控制环境建设的关键因素,并结合调查研究结果提出几点思考。
一、权变理论视角下公办高校内部控制环境建设的关键因素分析
1.办学定位。国内关于大学办学定位的分类有很多讨论,其中较为权威和广泛采纳的分类,也是本文研究的分类依据,是2002年中国管理科学研究院武书连在《再探大学分类》中提及的分类方式:按大学的科研规模将大学分为四种,分别是研究型,研究教学型,教学研究型,以及教学型、应用型和高等专科学校。办学定位决定了学校管理活动的重心,决定了高校内部活动的组织模式,因此办学定位成为公办高校内部控制环境建设的关键因素之一。由于不同办学定位公办高校具有不同风险分布和风险结构,必然会导致他...
权变理论是管理控制设计研究的重要范式(Fisher,1995;Chenhall,2003),它强调时间、空间的特性和管理策略的应变性,即“随具体情境而变”或“依具体情况而变”。在现实中,既没有两个组织采用完全相同的内部控制模式,也不存在任何一个组织自始至终地采用一种固定的内部控制方式。权变理论要求组织内部控制制度要与组织所处的控制环境相适应,从而在组织的管理过程中被执行并产生控制效果。下面笔者将基于权变理论,具体分析公办高校内部控制环境建设的关键因素,并结合调查研究结果提出几点思考。
一、权变理论视角下公办高校内部控制环境建设的关键因素分析
1.办学定位。国内关于大学办学定位的分类有很多讨论,其中较为权威和广泛采纳的分类,也是本文研究的分类依据,是2002年中国管理科学研究院武书连在《再探大学分类》中提及的分类方式:按大学的科研规模将大学分为四种,分别是研究型,研究教学型,教学研究型,以及教学型、应用型和高等专科学校。办学定位决定了学校管理活动的重心,决定了高校内部活动的组织模式,因此办学定位成为公办高校内部控制环境建设的关键因素之一。由于不同办学定位公办高校具有不同风险分布和风险结构,必然会导致他们在内部控制制度设计和执行中选择不同的控制重点;教学管理活动和科研管理活动具有不同的管理目标和业务流程;即使对同一环境因素也有不同的风险敏感度。
2.管理风格。内部控制作为管理者实施管理的一种工具,在制度设计和实施中自然会体现出管理者的管理风格。例如,不同管理风格会影响内部控制制度的数量。如果管理者行为规范强调统一,那么设置的内部控制制度通常就会比较多;如果是授权型的管理者,那么通常会对授权方式、授权大小等做出详细的规定。管理风格还会影响内部控制制度的条款内容,例如管理较严格的领导,对于内部控制制度的处罚条款会设置得比较严格。
3.组织规模。组织规模影响着内部控制制度的内容和复杂度。这种复杂度不仅表现在控制制度的数量上,而且还表现在控制制度的层次上。如果一个组织的业务单一、规模较小,这时候内部控制建设应该强调原则性和方向性;但是如果组织业务拓展、规模扩大,内部控制建设就需要向规范系统演变。小而灵活,大而规范,这是组织管理的基本规律。
4.组织文化。内部控制是通过组织中的人员、通过他们的一言一行来实现的,而组织成员的思考、感觉和行动方式受到其个人价值观和组织文化的影响。现实中可以看到很多公办高校合并带来内耗造成学校发展滞缓的案例,也有不少公办高校合并后发挥乘数效应带来快速发展的案例。这种差异的原因就在于公办高校能否处理好合并或者分立对组织文化的冲击。组织文化是内部控制设计和有效运行的内部环境基础。同样的内部控制设计在不同的组织文化环境下运行的模式和效率具有很大不同,因此公办高校内部控制设计应基于对自身组织文化的了解,进行与文化协同的管理制度创新。
二、调研分析
笔者面向江苏省公办省属高校设计并发放了内部控制环境建设问卷。截至2017年,江苏省普通高校共有142所,本次回收有效问卷共84份,分别来自84所江苏省高校,且均为普通高等院校,样本总数占到江苏省高校总数的一半以上,调查结果具有较强的代表性。为保证问卷结果的可信度和可靠度,本次问卷调查对象主要为高校财务部门负责人或科室负责人。具体现状总结及分析如下:
1.关于办学定位因素的考察。在四种类型高校中,研究型大学在中国知识创新体系中有着重要作用。问卷调研结果显示:80%的研究型高校建立了内部控制体系并明确了内部控制制度建立及实施的牵头部门和专门的负责人,而教学研究型高校在这两个指标中的表现分别为50%和62.5%,可见大学的研究属性越强,高校的管理控制活动指标也越积极。
2.关于管理风格因素的考察。45.3%以上的管理者风格比较严谨的高校设置的内部控制制度会比较多,同时对内部控制制度的处罚条款也设置的比较严格。
3.关于组织规模因素的考察。调研结果显示:在校人数在30000人以上的样本高校,100%认为内部控制非常重要。57.1%的具有30000名以上在校生的样本高校设置了总会计师,而36.4%的教职工人数在3000人以上的样本高校设置了总会计师,比其他较小规模的样本高校设置比例都要高。此外,在经费规模这个维度上,经费规模在8亿元以上的样本高校设置总会计师的比例为35%,建立了内部控制体系的比例为72.7%,其他经费规模高校随着经费规模的减少,设置比例和内部控制体系建立比例也随之递减。由此可见,随着高校组织规模的增加,对内部控制的重视以及各项管理控制职能的运用也愈加重要和广泛。
4.关于组织文化因素的考察。笔者主要通过高校前身由来这个指标来反映组织文化因素。调研结果显示:32.1%的合并高校建立了内部控制体系并明确了内部控制制度建立及实施的牵头部门和专门的负责人,其指标表现均比分立和其他类型高校体系积极。文化是一种长期且影响深远的积淀,虽然通过加强合并高校的文化融合有助于高校管理效率提升,但运用文化这种“软约束”管理控制方法在短期内难以见成效,所以样本高校中合并高校对内部控制“硬约束”制度的推进较为积极。
三、公办高校内部控制环境建设的几点思考
从公办高校内部控制环境权变因素的理论阐释来看,内部控制建设是一个适应组织环境的基于组织异质性特征的制度设计。只有基于公办高校内部控制环境权变因素的了解和分析,才可以有效地开展内部控制建设。
1.内部控制本质上是一种管理活动,是与组织发展规划和目标相适应的自上而下的宏观制度架构,是覆盖全校各职能部门的系统工程。但是部分公办高校在具体落实内控建设工作时通过财务部门去推动和主导,难免会将内部控制建设局限在经济和财务领域,而忽略了公办高校的管理控制建设。因此,公办高校内控建设可以通过设立总会计师这一校级领导岗位,自上而下推动内控建设以及落地实施,加强公办高校经济活动决策顶层的实际领导力和贯彻力。同时考虑建立学校内部控制建设和实施工作小组,增加组织规划、组织目标、管理执行与内部控制的粘合性。
2.内部控制要实际落地,主要的实现手段是信息化。其中,公办高校各职能部门信息子系统的融合程度是影响公办高校内部控制环境的有力因素。由于各公办高校子系统的完善程度、联结因子、贯通性以及管理侧重点都不同,其信息系统的融合路径也不一致。通过分析公办高校国有资产部门、设备处与财务处等相关部门信息系统之间的相融节点,结合部门管理侧重目标,实现三个信息系统的融合贯通,有助于形成高效的和高融通性的信息管理系统,创造良好的内部控制环境。此外,可以通过加强财务部门信息化建设倒逼其他管理模块的信息系统打开联通,从而打破信息孤岛,形成联通的高校管理会计信息系统。但是要注意的是,信息化建设程度和管理控制达成匹配性均衡时,信息化才能改进管理控制效率,进而更好地达到管理控制目标。反之,就是劳民伤财,并有可能导致更大的风险。
3.内部控制的建设要依循现有文化的特征来建立,不能倒行逆施。同时通过内部控制建设引导公办高校文化形成方向,建立两者相辅相成的局势。一方面,可以通过完善内部控制的监督机制,促进组织内个体的主人翁意识的养成,提高个体之间彼此监督的自觉性,促进公办高校文化的形成;另一方面,内控建设也可以借助公办高校各职能部门的协作文化,提高公办高校内部控制体系建设的全面性、融通性、有效性和自我修复性,完善内控体系运行。
4.公办高校的内部控制建设不论是通过自上而下的总会计师制度保障路径,还是自下而上的经济业务相关内部控制倒逼业务流程规范化的路径,都要求公办高校财务人员走出财务部门,到业务部门去了解经济活动的本质,才能客观公允地反映和监督以及评价日趋复杂的经济活动。此外,加强财务队伍建设,要更侧重于知识结构、能力结构上的改进,比如加强具备信息处理、统计、法律、金融、税务、外语等相关知识的各类复合型人才的引进和培养,以适应越来越复杂、越来越开放的新型高校的管理活动需求。
(本文受江苏省高校哲学社会科学重点项目“高校内部控制构建与管理会计实施关系研究”<2017ZDIXM173>资助)
责任编辑 姜雪
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