时间:2020-04-08 作者:成慧瑛 (作者单位:浙江外国语学院综合档案室)
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摘要:
一、高校资产档案管理存在的问题及对财务管理的影响
(一)责任主体缺位、归档主体分散
实际工作中,部分高校的资产管理主体职责不清,校内各资产归口业务部门和使用部门众多,如教务、财务、资产、审计、基建、档案、二级学院等相关部门,各部门之间缺乏协调畅通的管理途径,导致资产档案管理中责任主体缺位、归档主体分散。这让反映资产各生命周期的过程资料无法及时收集、更新,无法准确、全面反映学校资产的来源、用途、存量、分布及使用状况,一定程度上影响了学校的财务预算及监管。
(二)队伍建设不健全
主要表现在:资产档案专兼职人员的配置不齐全;兼具财务、资产、档案、信息化等综合素质的人才缺乏;资产档案管理人员的岗位责任意识不强;资产档案从业人员的流动较为频繁。管理队伍的不健全直接影响了资产购置验收、调配处置、修理改良、定期清查等静态档案记录,资产数据的真实性、准确性因此受损,造成账实不符等情况的出现,对财务核算造成不利影响。
(三)收集与归档不完善
部分高校资产档案的收集、归档工作没有得到广泛的重视,资产档案资料收集不及时、不规范、内容不全面的情况仍然存在。附身于资产的资金动态...
一、高校资产档案管理存在的问题及对财务管理的影响
(一)责任主体缺位、归档主体分散
实际工作中,部分高校的资产管理主体职责不清,校内各资产归口业务部门和使用部门众多,如教务、财务、资产、审计、基建、档案、二级学院等相关部门,各部门之间缺乏协调畅通的管理途径,导致资产档案管理中责任主体缺位、归档主体分散。这让反映资产各生命周期的过程资料无法及时收集、更新,无法准确、全面反映学校资产的来源、用途、存量、分布及使用状况,一定程度上影响了学校的财务预算及监管。
(二)队伍建设不健全
主要表现在:资产档案专兼职人员的配置不齐全;兼具财务、资产、档案、信息化等综合素质的人才缺乏;资产档案管理人员的岗位责任意识不强;资产档案从业人员的流动较为频繁。管理队伍的不健全直接影响了资产购置验收、调配处置、修理改良、定期清查等静态档案记录,资产数据的真实性、准确性因此受损,造成账实不符等情况的出现,对财务核算造成不利影响。
(三)收集与归档不完善
部分高校资产档案的收集、归档工作没有得到广泛的重视,资产档案资料收集不及时、不规范、内容不全面的情况仍然存在。附身于资产的资金动态流向、合理分配、安全管理等数据无法及时更新及分析利用,影响财务决策和风险监控的信息提供。
(四)信息化建设的局限性
在信息化建设过程中,部分高校的保护主义思想严重,直接影响了学校财务管理在核算、预算、决策、监管等方面的科学化、信息化管理效能,主要表现在:
1.资产档案相关管理平台之间存在信息壁垒。如资产信息平台与学校财务处的相关资产信息系统之间孤立不相融,资产处与财务处在核对固定资产时账实不符等情况时有发生。
2.资产管理部门的资产信息管理平台数据共享情况不理想。平台资产数据共享端口的开放仅限于学校各层级资产数据管理部门,并未向全体教职工及外界开放。资产数据共享受限直接影响了资源配置的优化、合理资源的共享。如贵重精密仪器的档案数据信息共享性不高,造成其利用率低下,各项目课题组重复购置现象出现,浪费了经费资源,影响了资产效益最大化。
二、优化高校资产档案管理,提升财务管理效能的具体对策
(一)加强高校资产档案管理的组织保障
完善资产档案责任主体和归档主体的权责制度化约定,明确校内各层级的资产管理资料的权责划分,提高学校资产财务管理的水平。资产管理部门主要负责指导、协调各层级单位的资产管理资料的归档工作;组织资产档案管理专兼职人员的资产、财务、档案、信息化方面的定期综合培训;接收各层级整理立卷后的资产管理相关材料;通过对资产资料及时统计、分析,为财务管理提供预算编制的相关参考资料;参与财务的定期资产清查工作等。而相关的部门、二级院系则主要负责资产管理资料的最前沿收集和上报工作。
(二)做好高校资产档案管理的人员保障
确保学校各层级资产管理部门配备具有资产财务管理知识的专兼职档案员,充分利用移动网络新技术(如微信、微博、APP等),对兼职资产档案员及广大教职员工进行关于提高资产财务管理意识的宣传工作,树立“人人管资产”的观念,促进资产管理的全覆盖,减少管理盲区和空白地带。提高资产档案管理人员的专业素质和信息化水平,可以适当增加兼具财务和计算机专业的人才比例,在软硬件方面加大人才培训的财力支持,建立常规化培训机制,并完善培训内容体系,对已在该岗位工作的档案人员进行继续教育培训,努力培养兼具资产、财务、档案、计算机等技术的复合型人才。建立和完善资产档案管理人员的考核体系,从资产档案的收集、归档、上交、移交、动态数据及时更新等方面制定具体的人员考核规定,并纳入年底的绩效考核体系。
(三)建立健全有关规章制度和考核体系
1.规定时效性。首先,对学校各层级资产管理单位制定日常资产数据资料的定期移交时限及财务、资产之间的定期联系制度,从制度上缩短资产登记入账与财务入账之间的时间差,促进资产与财务对账时间节点的确定,确保资产在购置、维修、毁损、丢失、处置等过程中发生数量和价值变动时的每笔明细账都能一一对应。其次,对资产专项管理工作中的事前计划准备、事中检查指导、事后验收交接程序做出资产档案员全程参与、实时对接财务的材料收集规定。规定时效性,能减少因资产数据的滞后导致的资产财务管理结果的失真,扫清后续评估及审核工作的基础障碍,提高财务管理效能。
2.规范技术标准。应根据高校资产管理的客观实际,制定相应的资产档案质量技术标准实施细则,确保标准性、原始性、真实性、完整性的资产材料入档。严把资产入档材料的合规收集质量关,以此“倒逼”资产管理工作的合法、合规开展,对防止国有资产流失、贪污腐败等具有一定意义。
3.保障完整性。首先,应对资产各生命周期管理产生的文字、数据等资料详细规定内容范围,给财务管理提供有价值的依据。主要包括:一是在资产生命周期开始阶段产生的购置计划书、可行性报告、询价记录等。通过对其分析、评估、借鉴、考量,为学校制定和审核同类资产设备的采购计划提供参考意见,从资产申购、论证、审批、招投标等方面规范资产采购,防止因缺乏充分的市场调查、论证引起的盲目购置、资金浪费现象的发生。二是在资产生命周期运行阶段产生的包括贵重设备仪器的使用说明书、质量保证书等。通过对设备仪器等资产使用后的故障率、维修率、使用效益、售后服务、成果创造等资料的研究,为该类资产的再次采购或使用提供在技术性能、使用效率、经济效益等方面的事实依据,给资产的合理配置、绩效评价提供参考。三是在资产生命周期结束阶段产生的包括设备仪器报废的申请报告、技术鉴定报告、各项审批意见等。通过对资产报废、处理过程中的申报、财务和资产部门的审核备案、上班子会议讨论决定、报批主管部门及财政部门等方面的材料规范归档,从程序角度严查因资产处置的随意性引起的资产意外流失,对财务监管起到一定作用。其次,应对重要资产档案资料的归档内容进行详细规定。主要包括:重要资产项目会议记录、工作计划、经验总结;学校国有资产的清查、评估、处置、产权登记、界定、变动、和纠纷的调处过程中产生的重要信息资料;投入的经营性资产和保值增值考核产生的各类文件如经济目标责任书、阶段性检查报告等;学校资产信息化平台建设与日常维护中产生相关信息如上报上级主管部门的各类资产统计报表及根据平台数据分析、挖掘、加工,为教学、科研、管理服务的各类报告等。资产管理部门通过对上述资产管理材料的采集,进行资产财务管理绩效目标中的效率、保值、使用、共享、服务等多方面的状态分析,为日后的查考、审计、绩效考核等工作提供有效的支撑。
4.建立考核问责体系。一是成立分管领导挂帅的考核领导小组,小组成员由财务、资产、档案、人事等部门人员参加,负责资产财务管理考核。二是建立财务与资产管理各层级之间的账实核对是否及时的日常考评体系,主要是从资产资料采集更新度和财务资产部门实时对接度进行考核。三是建立对资产管理中归档资料合法、合规、完整性的日常考评体系,主要是从其齐全性和真实性进行考核。四是建立资产管理档案资料的开发利用考评体系,从其对资产财务管理提供利用与采纳参考情况进行考核。五是对各层级资产档案管理相关单位启动问责制。主要是对重要的资产资料拒交、丢失、损毁、伪造等情况,对相关部门进行考核问责。
(四)强化高校资产档案信息化建设
1.加强各信息平台之间的信息融合。首先,要做好资产信息管理平台这一动态档案平台与学校财务处信息平台的端口连接,加强资产管理和财务管理的紧密结合,促进财务核算、财务对账、资产审核。如在资产与财务信息平台之间建立资产项目经费查询通道,可以让各层级资产管理部门、使用单位清楚了解决资金流向、用款情况、经费余额等,便于摸清家底,合理规划经费。又如在资产信息平台上链接财务平台的预约报销端口,使资产部门在财务入账时能通过两个系统的连接通道及时提取财务凭证信息到资产信息平台上,从技术上解决资产入账与财务入账时间不同步引起的对账难问题。其次,做好现代办公系统和资产信息管理系统端口连接,完善资产财务管理中相关重要文件信息的实时收集。如利用OA办公系统、钉钉办公软件等,对平台上流转、形成的非涉密性的资产文件文档通过办公和资产两套系统的联系通道完成实时归档。
2.加强移动新技术的运用。资产信息管理平台可以对接学校层面的移动信息平台如“智慧校园”等,将资产验收登记、处置业务申请、资产清查盘点、业务动态查询、业务审批、动态预警等资产管理服务渠道实时推送到使用者、管理者面前,通过这些渠道掌握资产信息的动态分布、合理分配资金、安全管理资产,最终提升资产的财务管理效能。
3.加强资产动态数据的共享共用。资产管理部门应重视资产信息管理平台的数据共享,优化资产管理工作中的资源配置。在保证资产信息安全的基础上,向校内全体教职工开放资产数据,有条件的学校可以加快数据平台移动应用的技术对接,使广大教职工可以随时随地了解本校现有的固定资产具体信息,提高现有仪器设备的使用率,减少重复购置现象的发生,促进高校资产效益最大化。
责任编辑 刘霁
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