一、引言

XH公司成立于2011年10月，注册资本6000万元，主要从事高档纸板、纸箱等纸制品业务。近年来，其应收账款一直居高不下，主要表现为：期末余额逐年增加、应收账款周转缓慢，远低于行业水平，造成大量资金沉淀；同时，坏账损失每年都有发生。

XH公司在对应收账款管理现状进行分析后发现，主要原因在于：管理层盲目授权赊销、合同管理失效、应收账款后续管理失控、存在舞弊行为等。根据上述诊断，公司组建应收账款管理小组，运用内部控制理论构建适合公司管理需要的“345”应收账款管理模型，取得了较好成效。

二、“345”应收账款管理模型的构建及应用

基于XH公司应收账款的产生原因和公司对应收账款的管理需求，构建应收账款管理模型确立的主要目标有增加利润、确保资金安全、提升资金使用效率3个；参与应收账款管理的主体主要包括市场、财务、法务、管理层4个部门。根据公司的目标，各部门协调一致，整合内部控制的内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和内部监督5个要素，然后结合公司管理实践经验，构建“345”应收账款管理模型（见图1）。

（一）三个目标

1.增加利润。在激烈的市场竞争中，赊销是促进销售的重要手段之一。赊销可以帮助企业扩大市场占有率和增加销售收入，从而提升企业的市场竞争力。对信誉好、实力强的客户，通过赊销作为优惠条件，可以和客户保持长期稳定的伙伴关系，起到稳定客户的作用。总而言之，赊销的主要目的在于通过提高收入进而增加企业的利润。应收账款管理就是要管好与客户的商业信用，为企业增加利润保驾护航。

2.确保资金安全。应收账款发生后，企业通过对应收账款回收情况的监督、对坏账损失的事前预防和制定适当的收款政策等措施，都是为了争取按期收回应收款项，从而确保资金安全。

3.提升资金使用效率。资金要流动起来，才能创造更多的财富。资金周转的次数越多，表明企业用同样的资金可以实现更多的销售收入，从而提升企业盈利水平。应收账款是因实现收入而被占用的资金，应收账款管理就是促使客户按期支付货款，提升资金使用效率。

（二）四个主体

1.市场部门。负责产品销售业务，对客户资料、授信、销售合同签署、对账和销售款项的催收负责，是应收账款管理的主要发起者和重要参与者。

2.财务部门。参与客户授信审批、应收账款与客户对账及销售合同拟定；负责应收账款的会计核算、编制应收账款账龄分析表、编制客户询证函和催款函、开具销售发票、销售人员销售提成计算，协助市场部门完成对销售款项的催收等工作。

3.法务部门。负责对市场部门销售业务过程中的合同签署、客户担保或抵押、款项催收及法律诉讼过程中提供法律方面的专业意见。

4.管理层。负责建立销售业务流程、应收账款等管理制度，督促各部门有效完成销售业务，及时回收货款，并对各参与主体进行绩效评价，保障应收账款管理体系的高效运行。

（三）五个要素

1.内部环境。内部环境是企业实施应收账款管理的基础，是有效实施应收账款管理的保障，主要体现为：建立应收账款管理的各项规章制度、配置相应的人员、分配权责、激励相关人员、制定监督规则，另外还需要对相关人员进行职业道德教育，以确保识别应收账款管理风险，控制活动有效实施，促进应收账款管理目标的实现。

XH公司管理层按照“业务主导、专业支撑”的理念组建管理架构，即市场部门为业务主导，财务部门、法务部门及管理层提供专业支撑，并明确相关人员的权责关系。为保障从销售到收款的全流程顺利进行，公司在客户信用管理、合同管理、交货管理、应收账款管理、销售提成、绩效评价等方面建立了相应的管理流程，使得在各个关键控制点上的团队成员按照流程协同办公，促使业务流程标准化。而业务效率的提升离不开信息化建设，基于此，XH公司实施SAP系统，优化各项业务流程，使销售、采购、生产、财务等业务模块实现无缝对接，提升应收账款管理信息化水平，确保从销售到收款全流程的动态管控。

2.风险评估。应收账款管理模型的风险评估贯穿于从客户选择到交易成交再到货款回笼的全业务流程，主要包括识别主要风险、确定关键控制点。

（1）客户信用管理。通过建立授信标准、授信额度、授信账期等管理规则，保证公司的利益，满足客户的需求。同时，明确授权与批准，避免审批失控的风险，主要控制点包括：设立独立于市场部门的客户信用管理部门（或小组），厘清相关业务流程和权责，建立客户档案；对于新开发的客户，做到上门实地考察并视其具体情况要求客户提供相应保证；客户信用额度需随着业务发展进行动态管理；严格执行经客户信用管理部门批准后才予以赊销的规定。

（2）销售合同管控。销售合同是企业进行交易的重要法律依据，销售合同管理失控会给企业直接带来损失，主要控制点包括合同签署审批及执行环节不相容职务相分离、销售谈判、授权与批准、合同订立等环节。

（3）交货环节管控。交货是产品流出企业的中间环节，也是销售业务的关键环节之一，交货环节失控，直接导致企业应收货款的金额错误，主要控制点包括：市场部门依据经批准的销售合同提出发货申请；仓储部门严格按发货申请备货、发货；运输部门按照发货通知装运货物并取得客户的签收确认，并收集充分完整的单证和记录。

（4）会计核算管控。应收账款记录不准确、核算不及时，都有可能给企业带来不利影响甚至直接造成损失，主要控制点包括：财务部门根据销售端的销售合同、发货凭证、销售发票、收款凭证等准确及时进行会计核算，确保会计记录、销售记录、仓储记录核对一致；按照企业会计准则及时准确确认销售收入和应收账款，根据财务记录跟踪应收账款，确保应收账款的及时回收。

（5）收款环节管控。收款环节体现应收账款管理、销售业务成果，如果收款环节出现漏洞或缺失，会造成货款延期甚至损失等风险，主要控制点包括：定期与客户对账；在收款时尽可能要求客户与公司以票据或对公转账结算，禁止销售人员私自以现金方式收取货款，若客户一定要以现金方式付款，必须由销售人员带着客户到财务部门交款或交存公司对公账户；财务部门须建立银行汇票管理台账，并定期与客户对账。

（6）销售退回管控。销售退回是销售业务中相对独立的环节，但是它和应收账款管理密切相关，会直接影响应收账款金额的增加或减少，该环节也最容易产生舞弊行为，主要控制点包括：建立销售退回管理制度及流程；授权质检部门负责销售退回货物的鉴定和验收；仓储部门根据质检部门的验收通知清点货物，办理实物验收，填制销售退回货物入库单并经主管领导批准后办理入库手续；财务部门依据销售退回入库单及时减少客户的应收账款。

3.控制活动。控制活动就是要确保应收账款管理的目标得以实现的各种流程，XH公司根据风险评估活动中识别的主要风险、确定的关键控制点，制定了相应的管控流程。

（1）客户信用管理。XH公司在充分了解市场情况的基础上，梳理公司销售业务，制定客户信用管理规范：一是授信总额管控。依据公司年度经营预算销售额和应收账款周转天数的管控要求，确定公司年度总体授信额度，作为公司新增授信、季度评审的管控标准之一。二是规范授信审批流程。公司按应收账款管理规范的表单和附件提报申请，并按规定的流程审批。未经规定的流程批准，任何人无权同意赊销，也不得增加授信额度和延长授信期限。三是客观评判客户。公司根据客户的信用条件和交易记录，客观评判客户信用等级，并据此确定授信额度和期限。销售人员必须深入客户现场调查核实，走访相关企业和管理部门，通过各种合法合规的渠道获取第一手资料，经综合分析评价，如实填写信用评级表，完整编制信用评级报告，提出信用等级和授信总量建议。在此基础上，公司综合考虑客户经营规模、客户合作年限以及客户业务量等因素对客户进行分类，并针对不同类别客户制定差异化的管理策略。四是权责匹配。公司总经理为授信工作的第一责任人，全权负责客户信用管理。五是风控优先。对于不能进行合理信用评估或者信用风险较大的交易对象，采用担保、抵押等方式规避交易过程中的信用风险。六是系统管控。信息管理部门将授信管控的关键控制点纳入SAP系统进行管控，如仓库发货通知确认必须在系统中进行是否存在信用额度超限及逾期未清账款的检查等。

（2）销售合同管控。XH公司制定了《销售合同管理办法》，除了一般的规定外，突出了如下关键控制点：一是产品合理定价。根据公司特有的产品边际分析定价模型计算的产品价格作为定价基础，考虑市场行情、公司目标和是否赊销等方面合理确定产品价格。二是审批流程规范。按照不相容职务相分离的原则，相关部门参与会签，各司其职，如：市场部门确定业务条款；财务部门参与确定结算条款；法务部门确认合同的法律风险；仓储部门确定交货条款等。

（3）交货环节管控。产品交货环节是公司实物资产流出公司的关键节点，为此XH公司制定了《产品发货管理办法》，销售部门在SAP系统中按销售订单提出发货计划，仓库部门按照发货计划进行备货、发货，打印交货单和出库单时SAP系统须检查货款是否收到或赊销，并负责回收经客户授权人员签收的交货单，同时定期整理出库单、经客户签收的交货单等交给财务部门。

（4）会计核算管控。产品交货后，财务部门遵循企业会计准则及时准确确认收入，应收账款科目首先按照是否开具发票分别设置“已开票”和“暂估”进行二级明细核算，然后按照客户、销售订单（合同）等进行辅助核算。此外，财务部门还要做好以下工作：根据市场部门的发票开具申请按销售订单开具销售发票，并在SAP系统中记录销售发票的开具时间、发票号等信息，及时、准确记录应收账款的增加；按照销售人员认领的货款按销售订单及时对应收账款进行核销，同时更新客户的授信额度余额；定期按照客户编制应收账款账龄分析表。

（5）收款管控。公司收到客户的货款后，由销售人员认领货款归属销售订单后，及时按照销售订单进行应收账款的核销。

（6）应收账款对账。财务部门每月月结后，按客户编制应收账款对账单，由财务人员负责与客户进行对账，遵循效益成本原则，考虑客户质量、交易金额等情况合理确定对账的频率，并实行电子对账、邮寄方式和上门对账等有机结合。比如，公司前十大客户、战略客户对账频率为半年一次，合作度一般的对账频率为1个月或1个季度，客户信誉度一般的在送达发票的同时发送对账单。

（7）销售退回管控。针对销售退回在销售业务中相对独立的特性，XH公司制定了《产品销售退回管理办法》以规范该业务处理流程。当销售退回业务发生时，须在SAP系统中生成销售退回订单，经授权人员审批后，销售人员才能协调客户办理退回手续，仓库指定专门人员负责退回产品的回收和处理事项。该管理办法还明确了业务处理的时限，同时针对销售退回事项，及时准确对应收账款做减少账务处理。

4.信息与沟通。信息与沟通是应收账款管理过程中各种信息的被识别、获得并以一定的形式及时传递，以便市场部门、财务部门、法务部门和管理层4个主体履行其职责。XH公司明确规定市场部门、财务部门、法务部门和仓库每月举行一次沟通会议，特殊事项可以根据需要随时组织专项会议，对应收账款管理中的财务信息和非财务信息进行沟通和协调，会后形成会议纪要发送公司管理层。同时，XH公司不定期组织销售人员和财务人员或内部审计人员（一般是两人）对客户进行拜访沟通。此外，设立投诉电话、微信公众号等沟通渠道，便于对公司可能存在的舞弊行为进行投诉和举报。

5.内部监督。内部监督是应收账款管理过程中不可或缺的一部分，不但是应收账款管理目标实现的有利保障，也是参与主体绩效考核的需要。XH公司通过日常监督和专项监督，及时发现应收账款管理过程中存在的缺陷，并加以修正，实现对应收账款的动态管理。

（四）应用成效

XH公司自2015年11月开始应用“345”应收账款管理模型后，营业收入由1.5亿元增长到5.5亿元，年末应收账款周转天数由116天降至65天，接近行业水平，连续2年多未发生一笔坏账，且应收账款期末余额的95%控制在授信账期内，既保证了业务正常开展，也保证了资金安全，取得了预期的成效。

三、“345”应收账款管理模型应用需注意的问题

（一）应收账款回款方式的问题

近几年来，市场竞争日趋白热化，银行承兑汇票等票据结算盛行，一般企业都会接受银行承兑汇票这种结算方式，虽然应收账款余额下降了，但是应收票据余额增加了，对于企业来说流动资金被占用的实质并未发生改变，因此在销售报价时需要考虑应收票据承兑期限所带来的资金成本增加问题。

（二）授信账期隐性增加的问题

一般来说，企业对客户的授信账期计算是以发票开具之日起开始计算，因此企业在发货后到销售发票开具之日还有一段时间，需要严格管控该段时间间隔，避免出现时间过长，增加了企业的资金成本。

（三）适时运用法律武器维护企业正当利益

企业与客户是合作的关系，因此，要维护好与客户之间良好的互惠互利关系，一旦遇到信用差、主观赖账等情况时，要学会运用法律武器维护企业的正当利益，减少企业损失。

责任编辑 刘黎静