时间:2019-10-26 作者:刘岚 (作者单位:东南大学财务处)
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摘要:
一、“双一流”高校财商融合平台建构的背景与原则
近年来,机构内财务系统与机构外商务服务平台对接形成财务—商务融合平台,已经成为许多机构服务外包、采购与财务绩效提升的重要战略举措。与企业相比,虽然高等院校目前运用财商融合平台较少,但在高校内推进财商融合平台的需求已日益迫切。一流大学和一流学科(以下简称“双一流”)建设加速进行,高校财务工作面临国家与高校师生对财务“放管服”改革的迫切需求,与高校财务会计工作在工作效能、管理水平、服务能力等方面不足的矛盾(张斌、曹晓葵,2017)。解决这个矛盾的一个重要途径,就是通过系统融合将高校财务系统与校外互联网商务平台有机整合,结合匹配外界专业服务的契机构建系统,提升自身管理与服务能力。
构建服务于“双一流”建设的高校财务与商务融合平台,笔者认为需要坚持几个方面的原则:第一,与业务系统无缝对接。高校财商融合平台必须保证高校内部财务系统、外部商务平台数据接口与高校内部各职能部门掌握的业务数据系统的良好对接。在系统设计上需要通盘考虑人事部门、学生管理部门、科研项目管理部门等学校内部职能部门的系统架构与数据格式。对这些部门的数据在端口开放的情况下,尽...
一、“双一流”高校财商融合平台建构的背景与原则
近年来,机构内财务系统与机构外商务服务平台对接形成财务—商务融合平台,已经成为许多机构服务外包、采购与财务绩效提升的重要战略举措。与企业相比,虽然高等院校目前运用财商融合平台较少,但在高校内推进财商融合平台的需求已日益迫切。一流大学和一流学科(以下简称“双一流”)建设加速进行,高校财务工作面临国家与高校师生对财务“放管服”改革的迫切需求,与高校财务会计工作在工作效能、管理水平、服务能力等方面不足的矛盾(张斌、曹晓葵,2017)。解决这个矛盾的一个重要途径,就是通过系统融合将高校财务系统与校外互联网商务平台有机整合,结合匹配外界专业服务的契机构建系统,提升自身管理与服务能力。
构建服务于“双一流”建设的高校财务与商务融合平台,笔者认为需要坚持几个方面的原则:第一,与业务系统无缝对接。高校财商融合平台必须保证高校内部财务系统、外部商务平台数据接口与高校内部各职能部门掌握的业务数据系统的良好对接。在系统设计上需要通盘考虑人事部门、学生管理部门、科研项目管理部门等学校内部职能部门的系统架构与数据格式。对这些部门的数据在端口开放的情况下,尽量做到可及时调取、整合分析,以便由财务部门开展协同管理,提供建议。第二,减少程序成本、提升服务质量获得感。第三,系统可扩展以及与多种财务会计制度准则兼容。“双一流”高校是创新前沿,创新业务众多,需要在系统建设之初即考虑多种未来可能的财务数据、业务流程类型的需要,预留数据接口和处置架构。第四,高透明度、风险可控。
二、“双一流”高校财商融合平台构建总体目标与总体架构
根据“双一流”高校建设的形势以及“放管服”需求下的财务工作改革趋势,笔者认为,财商融合平台应实现如下几个方面目标:首先,财商融合平台要服务于教学科研,节省时间成本;优化资源配置,提高国家投入“双一流”建设资金的利用效率,促进教学科研成果向国际一流水平迈进。其次,要有效实现监督管理。再次,要有效支持“双一流”高校领导层决策。最后,要有效支持科研人员决策与创新创业。根据上述需求,笔者规划“双一流”高校财商融合系统应为一个三层有机耦合系统(如图1所示)。
系统最底层是业务层,即系统最前端的业务处理系统。该系统是财务系统与外部商务平台对接形成的(财务系统信息采集和控制端口由此前移)。商务平台借助互联网信息通信技术实现互联网与高校财务管理的深度融合,通过创造出一种新的管理模式以充分发挥互联网平台在采购方面的优化和集成作用,达到优化服务、有效控制监督、集成数据、提升管理效率的作用。在此过程中,服务供应商要为教学科研人员提供一站式服务,产品服务直接从供应商处采购,供应商直接与财务结算,教学科研人员最大限度减少时间成本和资金垫资。
第二层是高校的内部审批、核算和处理层。这个过程中审批、复核、监督等端口前移,与信息汇集结合进一步下沉到业务,实现全过程、全要素业财融合。一是全要素融合。“双一流”高校的财商融合平台需要把采购、预算控制、授权审批、标准控制等融入业务流程,嵌入高校的管理制度。这一层发挥财务共享中心的职能,与前端的平台业务系统对接,实时处理业务层商务平台发来的交易数据,并对各个方面的支出按照对应科目进行处理,同时进行多系统的信息交互与衔接。例如,财务预约管理系统、财务核算管理系统和服务商供应平台需要与人事管理系统、学生管理系统、项目预算管理系统进行数据联动、整合,实现与商务平台对接的统一操作、控制。财务系统与服务供应商信息系统完成直接对接,实现内部控制功能;采购平台与财务预约系统和核算管理系统融合,进行数据的实时传输交换。最终做到全网操作,避免某一环节降低整个事项的效率。二是全过程融合。可以将财务系统的审批管理、标准管理、预算管理模块嵌入采购平台系统,财务业务下沉到所有借助财商融合平台处理的财务过程,每个过程中的各个子过程都进行实时的财务处理、数据汇集,并与一个业务过程上的多个职能部门对接,未来还可以根据不同商务平台实现的不同业务功能,建立不同的财务—业务事项团队(如与差旅商务平台的差旅业务对接,形成差旅财务事项处理团队)。
第三层是财务数据分析和管理会计应用。在财商融合平台的数据汇集、全要素全过程核算归集基础上,进一步融合外部商务级管理会计解决平台,实现基于“双一流”高校需求的管理会计应用,为决策支持、预算管理、绩效考核等提供基础数据服务。
三、“双一流”高校财商融合平台的流程设计
在财商融合平台的每个层级内部,财务处理流程需要有效应对“双一流”高校对财务工作的需求,对标前述基本原则与目标。首先,要做到业务流成本降低,服务于提升教学科研能力,这就要探索流程自动化、碎片时间可利用化。其次,资金流、业务流、信息流衔接顺畅,协同良好,权责分明。财务系统将核算、审批与监督端口前移,在与商务平台进行资金交换的同时,对各个业务环节的信息流进行实时处理与收集。各个部分分工和前后关系明确,运用智能系统避免混乱与重复。最后,流程可扩展,可对接和嵌入高校内部各部门的审核环节与信息流。具体而言,各个层级的基本流程可以设计如下。
(一)业务层:信息同步,理顺权责关系
这一层的流程需要考虑资金使用人的采购需求,同时嵌入高校内部财务识别信息,完成选择供应商、采购、预定等操作,并提交经费负责人审批(如图2所示)。整个操作过程中,财务系统已经通过财商融合平台同步了请求信息。其后的审批流程应做到权责分明,实时高效,审批人移动审批,权责仅限于可行性审核。随后,商务平台系统汇总生成数据,财务人员核对无误后月结完成支付。在告知环节,可通过财商融合平台的短信提示系统告知相关各方信息。
(二)核算与处理层:全过程、全要素的财务信息自动化、集约化处理
第一步,借助融合平台,自动生成相关电子化票据,实行集中采购、费用月结。第二步,财务部门内部的项目预算管理系统、财务预约管理系统、财务核算管理系统和服务商供应平台的数据联动、整合,借助信息化系统完成相应业务的入账、核算、勾稽等过程。由系统对项目的预算项和预算额度进行确认和冻结。报销的凭证、票据等采用电子化自动生成和费用集中支付的方式,自动完成票据审核、传递、数据汇总、核对、付款操作等,并进行控制与记录。根据各岗位系统采购申请、事项批准、项目付款审批、数据汇总、对账、月结支付等环节的职责和权限,实现管理、经办、监督、审批等职能,做到信息流转和业务流转协同。第三步,通过人事管理系统、学生管理系统、科研项目管理与财商融合平台的对接,完成财务部门与其他职能部门的信息传递、共享,避免由于信息沟通不畅影响服务效率和质量。
(三)分析和管理会计工具运用层
这一流程可以嵌入高校总体的数据分析和管理会计应用流程,在此不再做具体阐述。
四、财商融合平台运行的保障措施
(一)加强信息安全维护,建立信息公开机制
信息安全维护和信息公开,是“双一流”高校财商融合平台的监管与服务的重要组成部分。需要强化学校与企业间合作,将设置专门维护人员和提高财务人员的信息安全知识相结合,加强商务平台的日常信息维护和数据安全管理,完善系统的综合防护体系建设,记录并生成用户操作日志,防止对数据和软件的非法修改和删除。
(二)健全内部控制制度,落实内部控制措施
信息技术的运用对高校财务部门原有的内部控制制度产生了新的挑战,需要建立健全一整套适应高校财商融合平台的财务部门内部控制制度。首先,应扩大内控制度涉及的监管内容,更多关注财政预算拨款外的横向、纵向科研项目资金、校外捐款和网络系统安全、数据备份管理等,监督过程也由事后监督转变为事前、事中、事后三个阶段的全过程监督。其次,利用大数据、云计算获取商务平台的实时动态数据,做到高校内部控制可量化、可预测,依托数据支持进行决策。最后,完善评价考核指标,落实融管理于服务理念。
(三)健全人才选拔制度,培养复合型人才
人是制度、理念的贯彻者和执行者,对高校财商融合平台的建设、运行至关重要。首先,需要定期、不定期开展培训,对使用高校商务平台的办事人员、师生、财务人员进行操作知识培训。其次,针对财务人员进行业务培训,使其熟练掌握“互联网+”环境下商务平台的业务处理。最后,依据高校商务平台的要求和网络安全维护的需要,财务部门需要侧重选拔既懂网络技术又懂财务知识的人才。
责任编辑 张璐怡
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