时间:2019-10-26 作者:王晓燕 (作者单位:中国建设银行总行)
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摘要:
商业银行会计与企业会计具有较大的差异,表现在账簿的设置上有较大不同。由于商业银行所服务的客户类型复杂,业务涉及面广,银行会计除需记录涉及资金运动的日常业务外,大量未直接参与资金运动的重要业务也必须重点记录,便于完善账务和多角度查对,从而产生了表外科目和登记簿这两种银行会计处理特殊表现形式。其中,表外科目与表内科目共同纳入银行总账、明细账等主要会计账簿;登记簿则是为了对某些业务备忘、控制和管理而设置的辅助性会计账簿,是应外部监管要求或因业务管理需要对主要账簿中未予记录、信息登记不全或信息记录分散的经济业务事项进行补充登记时使用的账簿,对主要经济业务的内容提供必要的参考备查,格式灵活多样,按照不同的业务应用场景可分为用于登记控制类事项、用于登记监管类事项、用于事务性交接和临时性登记四种。
长期以来,因登记簿仅作为备查的业务特性,且其信息分散、涉及面广、流程缺乏统一性,所以A银行一直采取手工登记、纸质保留。但是,纸质登记存在的一系列问题困扰着网点,柜员体验不良,挤占了产品营销和业务拓展时间,严重影响着银行的运营服务能力,实施登记簿电子化已迫在眉睫。
一、纸质登记簿存在的弊端
<...商业银行会计与企业会计具有较大的差异,表现在账簿的设置上有较大不同。由于商业银行所服务的客户类型复杂,业务涉及面广,银行会计除需记录涉及资金运动的日常业务外,大量未直接参与资金运动的重要业务也必须重点记录,便于完善账务和多角度查对,从而产生了表外科目和登记簿这两种银行会计处理特殊表现形式。其中,表外科目与表内科目共同纳入银行总账、明细账等主要会计账簿;登记簿则是为了对某些业务备忘、控制和管理而设置的辅助性会计账簿,是应外部监管要求或因业务管理需要对主要账簿中未予记录、信息登记不全或信息记录分散的经济业务事项进行补充登记时使用的账簿,对主要经济业务的内容提供必要的参考备查,格式灵活多样,按照不同的业务应用场景可分为用于登记控制类事项、用于登记监管类事项、用于事务性交接和临时性登记四种。
长期以来,因登记簿仅作为备查的业务特性,且其信息分散、涉及面广、流程缺乏统一性,所以A银行一直采取手工登记、纸质保留。但是,纸质登记存在的一系列问题困扰着网点,柜员体验不良,挤占了产品营销和业务拓展时间,严重影响着银行的运营服务能力,实施登记簿电子化已迫在眉睫。
一、纸质登记簿存在的弊端
1.员工工作繁重
据统计,A银行实施登记簿电子化前,网点常用登记簿80余种,手工登记耗时长,登记内容信息量大,导致员工日常事务性工作繁重。纸质登记还涉及到账页结转、装订、保存、归档等一系列工作,员工体验不佳。
2.工作效率低下
大量的手工工作导致操作落后,影响了银行整体运营效率,特别是纸质登记簿查找不便,难于统计,给网点业务运营带来诸多困扰。
3.信息质量不高
纸质登记簿信息质量良莠不齐,受人为因素影响大,且字迹书写、账簿整洁度差异较大,还常常出现错登、漏登现象。另外,纸质登记簿易受纸张限制,容易出现信息项登记不全、页面破损、缺页丢失等现象,导致信息登记的准确性、完整性难于保证。
4.难于监督管理
纸质登记缺乏时效性控制,事后补登和随意更改的现象层出不穷,难于监管。同时,银行辐射地域广泛、网点众多,对于擅自进行格式调整、栏位内容理解偏差等情况难于及时纠正和管控。此外,纸质登记簿保密性较差,在签收、使用、保存、装订归档、搬运过程中存在敏感信息泄密的潜在风险。
5.耗费成本较大
纸质登记簿纸张耗费大,印刷成本高,占压库存,增加人力管理成本。如发生版本样式更新,滞留库存的旧版登记簿只能销毁,导致资源浪费。
二、A银行登记簿电子化应用
为提高网点运营质效,规范业务流程,避免资源浪费,A银行于2015年着手实施登记簿电子化开发。按照不同业务应用场景和系统交易流程进行会计登记簿的分类设计和电子化开发。另外,A银行在实施电子登记的基础上,设置了登记簿统一入口,利用电子登记簿易于系统控制的优势,将风险防控关键点纳入到电子登记过程中,既实现了电子登记、增强了风险控制能力,又提升了用户体验、满足了管理需要。
1.系统联动式电子登记簿
对于业务流程周期长,一笔会计主交易(账务)无法反映业务全貌,但需要持续关注和控制的业务品种,A银行采取了通过以主业务关键信息项为索引,运用加工、映射、回填等技术手段进行系统联动式登记的形式实施登记簿电子化开发。如“重要空白凭证使用情况登记簿”。
“重要空白凭证使用情况登记簿”主要用于网点重要空白凭证收付及客户领用情况的登记,是网点应用最广、使用最频繁的会计业务辅助登记簿。在银行,存折存单、银行卡、国债单据、支票、汇票等单据是吸纳储户资金的载体证明,是储户存、取资金的重要依据,属于资金账务流之外的实物,未填写信息的资金载体被叫做重要空白凭证(简称重空),是银行除现金外风险等级最高的物品,一旦出现丢失毁损,容易带来较大风险隐患。因此,重空的登记工作一直被银行高度重视,其领入、使用、交接、售卖、盘点等过程环环紧扣,不容疏忽。但是,长期以来,A银行网点重空的登记工作均采用纸质手工登记,原因在于重空种类繁多,涉及对公、对私、国际业务等多个业务条线,管理各异、系统分散,业务流程不一,很难实现将分散在各类主业务办理过程中“重空”的收付信息进行统一登记,更难实现在重空售卖过程中与所购买客户的信息关联。
为此,A银行利用了该行实施业务系统集中整合的良好契机,重新梳理了各业务条线所涉及的重空和相关业务流程,统一规范了重空登记簿登记栏位信息项,建立起登记信息项和主业务关系映射表,完成了“重要空白凭证使用情况登记簿”的电子化联动登记开发,从而实现了与重空相关的会计账务、实物和客户信息有机结合。如:客户首次到A银行办理开户完毕进行网上银行签约时,系统处理网银签约收费主交易的同时,联动登记柜员“重要空白凭证使用情况登记簿——网银盾登记簿”,支出网银盾一个,同时按预先设定的规则,从系统中的客户信息模块获取客户名称、账号、电子签名等信息项同步记入网银盾登记簿,每一个环节都由主交易趋动,联动登记到相关柜员的登记簿中,并支持实时查询和统计,实现了网点重空全周期管理,使业务保留了完整的路径和信息,满足了网点对业务全流程记录和便于快速查找的管理需要。
2.人机互动式电子登记簿
对于网点时常发生的实物交接、自助设备吞卡登记等无主业务的情况,A银行采取了人机互动式登记的电子化处理形式。如“自助设备吞没卡登记簿”和“柜面人员交接登记簿”。
“自助设备吞没卡登记簿”用于网点从ATM等自助设备吞没的银行卡情况登记,以及在规定的时限范围内等候客户实名领取的记录。A银行采取了人机互动式登记簿电子化开发。当网点柜员从ATM清机后,柜员进入业务系统的“登记簿一口接入”主菜单,进行刷卡入库处理,系统预设登记簿自动记录吞卡时间、卡号和卡主姓名等相关信息。此后,系统根据预先设定的业务规则计算领卡有效期限和备查。当客户前来领卡,如在规定的时效内,系统首先跳转身份信息核实界面,确保领卡客户为卡主本人,要求客户电子签名,完成自助设备吞没卡领卡全套流程,同时系统进行全程信息自动登记。采取人机互动式电子登记簿开发,既实现了信息电子化登记,又实现了流程风险控制。
另外,因轮岗轮休的需要,网点时常需要进行工作交接,柜员需将手中的款包、重空、印章、黄金等重要物品交予接收柜员保管使用,此类工作不涉及相关账务,无法通过系统主交易联动登记。A银行开发了“柜面人员交接登记簿”,将实物交接统一纳入系统流程控制,柜员手中的物品只需办理一次初始化进入系统,后续交接均由系统自动过数,自动登记,彻底解决了以往交接中反复登记,错登、漏登现象频繁出现等问题。同时,在人机互动环节中巧妙地增加了监交人指纹监交授权环节,不但规避了柜员手工交接、手工登记的繁琐劳动,还增强了风险防控。
3.简单录入式电子登记簿
对于网点既无主交易驱动,又不涉及流程性事项,只做简单备查登记的情况,登记簿电子化工作采取了简单录入式开发。如“大额交易取现预约登记簿”和“网点晨会日志”。
“大额交易取现预约登记簿”主要用于网点根据客户临时性申请大金额提取现钞的预约登记。“网点晨会日志”用于记录网点每日工作任务指标、重要提醒事项、学习记录等情况。A银行根据不同应用场景规定了核心模版,相关登记簿采取了开放式、录入式登记方式,并将此功能投放到大堂平板电脑、手机APP多个渠道,便于操作员随时记录、灵活快捷。
三、电子登记簿实施效果
1.联动登记,提升质效
实施登记簿电子化后,银行柜员在办理业务时,启用相关主业务交易的过程中,相关辅助数据信息即按照预先设定的规则自动映射和传输至相应登记簿中,并按照业务办理的时间顺序和业务种类逐条记录展示,无需人工干预,既满足了柜面登记簿信息辅助查询的需要,又确保了数据准确完整。
2.查找方便,体验升级
实施登记簿一口接入,使散落在各业务条线交易模块的登记簿提供统一查询接口,还可通过关键要素筛选方式对登记簿进行快捷查询。此外,电子登记簿采用电子存储、自动归档,减轻了网点员工领用、保管等日常事务性工作负担,也省去了年末结转、造册、归档等繁琐的流程。
3.强化制约,防控风险
电子登记簿依托业务记录或者柜员交易同步生成,无法手工修改、事后补记,杜绝了登记造假或违规操作的现象。同时,登记簿电子化充分发挥了系统的优势特点,将关键风险点纳入到登记簿电子开发的过程中,强化了风控能力。
4.避免印刷,节约成本
实现柜面登记簿电子化后,A银行有效节约了纸张及纸质登记簿的印刷成本和库存保管费用,全行费用节约百万余元。
5.统一规范,强化管理
A银行登记簿电子化工作,由总行统一牵头实施,根据实际业务需要进行流程再造,明确了条线管理部门,规范统一了登记簿格式,明确了相关规则,加强了业务管理。登记簿电子化后,A银行登记簿类差错问题下降了65%。
责任编辑 陈利花
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