摘要:
(一)事业单位收付款流程中存在的问题
1.报销付款流程周期较长,经费签批效率偏低。事业单位报销付款流程往往涉及多层审批,尤其是大额经费支出。在逐层签字审批后,再由经办人员将发票、合同及其他原始凭证交财务部门审核,一个报销流程可能需要经历多次反复修改、返回和签批的过程,如遇领导出国、出差、参会、休假等情形,可能需要报销人等待更长的时间。
2.收付款相关的原始凭证搜索困难。事业单位在进行外部审计或内部审计时,经常需要查阅收入和支出相关的会计原始单据,各部门经办人员在进行项目经费统筹管理时也需要调用收付款相关原始凭证。收付款原始凭证由财务部门负责统一归档管理,当财务部门工作任务重尤其是年底报销业务量剧增时,调阅会计原始凭证并拍照或者复印相关单据需要耗费较长时间,工作量很大且查询效率相对低下。
3.付款时需要重复录入收款单位信息,增加了工作量且准确度低。在付款流程后期,财务部门收集齐全部审批材料和付款原始凭证后,出纳在网银中录入收款单位或个人的相关银行信息和付款金额,会计进行网银一次和二次授权后完成付款。由于收款人相关信息在报销单据填写中已经完成了第一次录入,这里的第二次录入一方...
(一)事业单位收付款流程中存在的问题
1.报销付款流程周期较长,经费签批效率偏低。事业单位报销付款流程往往涉及多层审批,尤其是大额经费支出。在逐层签字审批后,再由经办人员将发票、合同及其他原始凭证交财务部门审核,一个报销流程可能需要经历多次反复修改、返回和签批的过程,如遇领导出国、出差、参会、休假等情形,可能需要报销人等待更长的时间。
2.收付款相关的原始凭证搜索困难。事业单位在进行外部审计或内部审计时,经常需要查阅收入和支出相关的会计原始单据,各部门经办人员在进行项目经费统筹管理时也需要调用收付款相关原始凭证。收付款原始凭证由财务部门负责统一归档管理,当财务部门工作任务重尤其是年底报销业务量剧增时,调阅会计原始凭证并拍照或者复印相关单据需要耗费较长时间,工作量很大且查询效率相对低下。
3.付款时需要重复录入收款单位信息,增加了工作量且准确度低。在付款流程后期,财务部门收集齐全部审批材料和付款原始凭证后,出纳在网银中录入收款单位或个人的相关银行信息和付款金额,会计进行网银一次和二次授权后完成付款。由于收款人相关信息在报销单据填写中已经完成了第一次录入,这里的第二次录入一方面增加了财务部门的工作量,另一方面由于手工录入可能会有一定的失误,无疑也增加了支付风险。
4.收款入账的时效性较差。在银行账户收款方面,财务部门发现银行账户收款并打印出纸质的银行回单,各业务部门认领确认银行到款。如果业务部门无法及时进行经费认领和项目的确认,财务部门则无法进行入账操作,如果银行到款长期无人认领,会进一步增加收款入账的难度,影响项目经费的及时支出和预算控制的准确性。
5.电子发票易出现重复报销的风险。随着电子发票在各个行业的推广和铺开,在日常报销审核中会出现大量的电子发票。电子发票都是从网上直接下载打印,容易出现重复打印和报销的情况。如果财务审核人员只依据主观记忆、主观判断,发票量巨大时容易出现失误。如果财务部门自建EXCEL表格把报销的电子发票逐一录入,人工比对查重,则效率低、速度慢,工作量也大。
(二)优化建议
1.通过无纸化网上签批方式缩短审批周期,提高审批效率。建议使用网络端和移动APP客户端,系统按照预先设定的审批权限逻辑,自动向相关审批人提交报批,审批人可直接在网上或者手机客户端进行签批,签批通过后自动提交到财务部门审核,由财务人员审核报销单。
在这种信息化环境下,项目负责人、部门领导及分管领导可以不限时间和地点实时在线审批。如借款业务审批、报销业务审批等需要签批的业务事项会根据不同的项目审批权限出现在手机客户端和网络系统端的“消息待办”中,签批人可以点入消息查看具体报销明细,实现一键签批通过,从而大大缩短报销周期。
2.通过ERP系统实现原始凭据的电子化存档。报销人通过财务系统提交付款申请,同时拍照上传电子版的发票、合同和其他原始凭证。财务人员在财务审核环节时,核对原始凭证原件与上传原始凭证是否一致,并对原件进行审核。这样一方面大部分调阅原始凭证的需求都可通过调阅电子版来满足,另一方面将需要长期保存的会计档案在信息化平台上进行系统备份,能最大程度地确保会计档案和重要资料的安全和完整。
3.通过银企互联和会计信息化系统的对接,提高付款效率。在保证银行账户支付信息安全的前提下,通过ERP系统里的银企互联模块,将已完成财务审核的付款单据(包括收款人、银行开户行信息、金额等关键信息)单笔或多笔批量导入,直接将报销单据在网银系统进行批量付款,从而大大节省财务人员手工录入汇款信息的工作量,提高工作效率和准确度。
4.通过银行到款认领平台系统,提高收款入账效率。在会计信息化系统下,从银行的网银系统可以实时查询和下载银行收款明细信息并编辑经费认领模板,实时将收款信息发布到ERP信息系统里的银行经费到款认领平台上,在消息栏里通知单位内部相关人员。经办人可以在经费认领平台上进行银行到款明细的查询,其中包括金额、单位名称、开户行信息、汇款摘要等关键信息,并进行银行到款的经费认领和项目的选择,选定后直接在ERP系统里走经费认领电子签批流程。这样既可以保证收入的及时入账和银行存款对账的及时、准确和高效,也有利于预算管理系统对项目经费的收支情况进行实时有效的控制和预警。
5.通过信息化系统识别和存储电子发票,避免重复报销。为避免出现电子发票重复报销的可能性,可在报销模块里添加发票信息识别存储功能。在员工填写报销单据时无论是纸质发票还是电子发票均要录入发票代码、发票号码,并查询发票真伪信息将电子版上传进系统。财务人员审核报销单据时,既要审核发票是否真实可信,又要核对发票代码和发票号码等发票信息是否正确和完整。当财务人员审核、付款完此单据后,数据库里就会自动存储此发票信息。当出现重复报销时,系统会自动警示,提醒此发票已经处理过。
责任编辑 陈利花