财务运营系统处于财务信息系统的核算层，是财务运作中的事务处理系统，主要进行财务基础交易业务的处理。财务运营系统与业务系统以及会计核算系统之间的关系如图1所示。财务运营系统承担的业务处理一般包括五个阶段：基础数据维护、数据录入或对接、业务处理、文件和报告生成、查询和处理等。财务运营系统在信息系统整体架构中实现了财务流程和业务流程的有机融合，主要包括：合同管理系统（销售合同管理系统、采购合同管理系统）、发票管理系统（采购发票系统、销售开票系统）、营收稽核系统、网上报账系统、电子影像系统、电子档案系统等。由于篇幅的原因，本文仅对电子发票应用和电子档案系统进行介绍。

一、电子发票应用案例

自2013年6月开具全国首张电子发票以来，电子发票以其信息化传递途径、电子化存储方式和更大的信息承载量等优势，在各行业得到了越来越广泛的应用。电子发票的应用主要包括开具、接收、报销和归档。中兴通讯在财务信息系统的支撑下，借助电子发票服务平台，实现了电子发票的全生命周期管理。

（一）电子发票的开具

自从国家出台电子发票相关政策后，中兴通讯积极向主管税务机关申请开通电子发票资格，税务局核定开具范围等信息后，开始备案使用。电子发票的开具与订单到收款（Order to Cash）的流程紧密相关（如图2所示）。

1.电子发票在业务流程中的应用。中兴通讯与客户签订合同后，通过销售订单系统与企业的发货系统对接，接收采购订单，安排仓库备货；与电子发票应用平台对接，获取客户开票信息，完成电子发票开具。开票成功后，平台自动推送电子发票，客户或经办人使用邮箱、手机APP、微信等途径接收电子发票，也可以在企业电子发票应用平台上下载PDF格式的电子发票。

2.电子发票在财务流程中的应用。电子发票开具后在财务流程的应用体现在三方面，一是与企业的账务核算系统对接，以电子发票的信息来完成收入和应收账款的确认；二是与电子档案系统对接，以电子化档案存储，无需打印保管；三是通过电子发票应用平台，归集企业开具的发票信息和种类，方便财务大数据分析。

在发票开具环节应用电子发票，一方面可以降低中兴通讯发票各环节的显性成本，另一方面也降低了票随货走的匹配、等待成本。在电子发票模式下，仓库安排实物发货，电子发票开具后，通过多途径电子化传递给客户，使发货流和票据传递流分开，互不影响，提升了中兴通讯的库存周转效率和资金使用效率。

（二）电子发票的接收、报销和归档

电子发票的接收与采购到付款的流程（Purchase to Payment）紧密相关，主要包括电子发票的接收路径、报销入账和存储归档（流程如图3所示）。

1.电子发票的接收。中兴通讯内部建立了发票验证系统，前端用于接收各类发票，后端通过第三方发票服务平台与税务局系统对接，完成发票的验证。对于员工接收的电子发票，企业一方面读取电子发票的关键信息，转化为报销单据信息，简化报销填单过程；另一方面利用虚拟打印技术，将PDF文件转化为影像，提单审核环节直接以影像形式展开，快速高效。针对部分有电子发票开具平台的供应商，发票验证系统直接与供应商系统对接，完成电子发票的接收。

在此电子发票服务平台上，发票状态与报销状态同步变化，处于审核中、已通过和已入账的电子发票均被锁定，降低了重复报销的风险。

2.电子发票的报销和归档。电子发票接收后，后端与网上报账系统或手机版报销APP对接，经办员工在“待我报销”的发票清单中勾选，完善报销相关的项目、合同等信息后，实现报销单据的提交。经过业务审批、财务审核，通过与ERP账务核算系统的对接，自动完成入账。

审核通过的电子发票与相应的报销凭证、入账凭证一起，会归集到中兴通讯的电子影像系统，形成企业的电子会计档案，以电子信息的方式永续保管。

3.电子发票接收应用的意义。首先，电子发票降低了员工对发票的管理成本，缩短了等待时间，有效提升了员工满意度。同时，发票以电子信息传递，避免了因发票丢失和破损而不能报销的尴尬。其次，电子发票接收应用降低了中兴通讯的运营成本。财务人员无须面对各式各样的纸质发票，提高了入账效率和质量；档案管理工作简化，人力成本、邮寄成本等均降低；财务部门也不必为没有足够大的空间保管原始票据而担忧。第三，电子发票助力中兴通讯实现精细化管理。电子发票应用过程中，外部与供应商系统对接，或者员工输入电子发票信息，内部与账务系统对接，实现了企业上下游数据的互联互通，减少了数据孤岛，真正实现了数据一点录入，全程共享；另外，电子发票也可以帮助中兴通讯归集和管理多平台、多来源的电子发票，降低了假票带来的风险，杜绝员工的虚假报销和重复报销，实现发票的精细化管理。最后，电子发票可以更好地完善中兴通讯的电子会计档案管理。从电子发票的申请、开具、管理到电子发票入账归档全部由系统完成，员工和企业财务工作者都可以随时查看电子发票的状态，形成企业的电子发票库，同时电子发票影像自动成为电子会计档案，有利于档案的实时检索和查询，真正实现了会计档案的电子化管理。

二、会计档案“五线谱”

2015年12月，财政部、国家档案局发布最新的《会计档案管理办法》，其中明确了企业不仅可以通过计算机等电子设备形成、传输和存储会计档案，而且可以利用计算机、网络通信等现代信息技术手段管理会计档案。这一重大修订，对于像中兴通讯这样的全球化企业，意义重大。

中兴通讯的会计档案遍布世界各个角落，在对会计档案进行管理的过程中，也曾面临着一系列问题。首先，中兴通讯每年产生会计档案超200万份，统一邮寄至财务云所在地——西安归档和保管，邮寄费用高达几千万元；其次，在过去的一段时间内，会计档案依靠台账进行管理，外部检查单位、内部员工调阅凭证时，工作量巨大；第三，会计档案数量多，占地面积大，凭证的打印、匹配等管理成本节节攀高；最后，纸质档案保管可能会面临丢失毁损风险，同时人工记录的台账准确性和及时性也不尽人意，给档案管理工作带来了更大的困扰。

（一）中兴通讯的会计档案管理

为了进一步提升档案管理水平，中兴通讯倡导绿色环保的管理理念，在原始凭证的生成及存储形式、档案管理流程、制度规范、电子档案系统等方面全面实践。

1.通过管理创新减少原始凭证。2009年，中兴通讯建立了商旅服务中心，为8万名员工提供预订机票和酒店全流程服务，员工商旅出行不用再面对繁杂的手续和繁琐的票据整理。2011年，中兴通讯与银行合作，为员工定制企业版的公务卡。员工出差消费只需携带公务卡，消费数据可直连到企业内部的网络报销系统，报销时，员工勾选因公消费明细即可生成电子报销单。在档案管理环节，总部保管电子档案，同时原始凭证提交在本地保管。

2.档案流转规范化。中兴通讯的档案管理规范采用三统一的原则（即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一），将各类会计账册分门别类进行保管。档案管理规范主要包括员工提单规范、影像扫描规范、档案整理规范和档案借阅规范等。

（1）员工提单规范：在网上报账系统提单后，系统自动生成单据号码，员工打印带有票据条形码（票据号）的单据封面，粘贴发票、装订并投递到票据箱。在这个过程中，票据条形码可以对票据物理位置进行实时跟踪，有效粘贴票据成为电子会计档案管理的第一步。

（2）影像扫描规范：票据员使用扫描枪扫描单据封面条形码，系统自动生成影像，并根据文件上传的顺序为影像分配索引号，索引号用打码器印在实物票据上，方便后端与实物发票的匹配。影像的扫描上传为网上报账的影像审核提供了技术基础，同时也为后续审计、科技拨款等档案调阅工作做好了准备，是会计档案无纸化的关键环节。

（3）档案递交和档案整理规范：中兴通讯在全球部署了ERP账务核算系统，入账完成后，在ERP产生唯一连续的凭证号。做账人员打印入账凭证，与实物票据匹配，按核算主体、凭证号进行排序，递交给档案管理员，档案管理员接收凭证，完成凭证顺号、分类、归档、上架等工作，并将凭证清单录入电子档案系统。

（4）档案借阅规范：申请人在电子档案系统提交借阅申请，经业务领导和财务领导审批后，由全球档案中心安排调阅影像。

除以上规范外，中兴通讯制定了档案交接规范、会计档案存放规范、会计档案销毁规范等，共同构成了档案管理规范。

3.电子流与实务流无缝对接。在档案管理流程中，中兴通讯基于安全性、实用性和开放性原则，将会计核算产生各类档案的实物转化为电子影像，实现了档案电子流和实物流的分离。　

员工提交电子版报账单，业务领导审批后，单据流转至审核任务库，审核会计提取、审核完成并导入ERP账务处理系统，生成会计凭证。对于各类总账凭证，账务处理人员直接递交全球档案中心，由档案管理员按照凭证号的顺序对档案进行顺号、扫描上传至影像系统，并进行归档。同时，档案员实时收取员工递交的实物票据，扫描上传到影像系统中，并在实物票据上加盖系统自动生成的索引号，放入票据中转架，实物进入待归档状态，最后由档案管理员根据账务凭证号对单据进行实物归档。

4.岗位分工精细化。中兴通讯对档案管理岗位也进行了精细化分工，主要包含扫描岗、归档岗、档案岗、调阅岗等。扫描岗负责每天接收、核对实物报销单据，将待扫描的单据扫描处理；归档岗负责将待归档的单据，在电子档案系统和实物档案中做归档处理；档案岗负责对凭证进行总体顺号、装订、上架；调阅岗根据内外部审计、公司外部单位、公司内部部门的需要进行会计档案的调阅。

（二）电子档案管理系统

在全球财务共享服务平台的建设过程中，中兴通讯为其国内外子公司的核算、档案管理搭建了统一的信息系统平台，财务所有的信息均通过信息系统来采集和传递，实现了数据一点录入，信息全程共享。网上报账环节的影像管理系统与档案管理环节的电子档案系统共同构成了中兴通讯的档案管理系统体系。

影像管理系统解决了票据实物流转、原始凭证调阅、离岸处理、业务处理分工和效率的问题，为全球档案共享服务的实施提供了强有力的支撑。通过影像管理系统的实施，原始票据可直接在各地进行扫描，电子影像文件上传至影像管理系统，在国内的共享服务中心可随时调阅影像文件。电子档案系统以ERP系统为基础，与影像管理系统、网上报账系统和其他系统相结合，将企业自制的电子文件同内、外部原始凭证的影像文件进行匹配，形成完整的电子档案数据。电子档案系统的功能框架如图4所示。

中兴通讯电子档案管理系统的实施便于对集团会计档案进行有效的管理监控，确保每本档案均有电子影像文件，一定程度上实现了会计档案调阅的电子化，提高了信息传递的效率。同时也完善了档案影像和实物的精细化管理，使得企业的档案管理更高效、低成本、环保，提高了企业档案管理水平。

责任编辑 李斐然