摘要:
一、物资利库中的财务稽核问题及原因分析
在工程结余物资再利用环节,更易出现财务稽核问题,如长期存放后造成毁损或技术性淘汰的风险,导致资产不能及时计入成本摊销,虚增利润;在“在建工程”下设二级科目“工程物资”,已完工工程的结余物资隐藏在在建工程中,虚增在建工程;结余物资没有及时退回实物,不能鉴定其可用性,存在账实不符;缺乏与结余物资型号或功能相匹配的工程项目,无法利库。究其原因,主要归纳为以下几方面:
一是财务稽核内容狭窄。传统的财务稽核主体仅限于财务部门,未涉及各业务部门,导致稽核内容狭窄、片面,发生数据偏差。
二是财务稽核与业务监督协同不够。工程结余物资等问题多是前端业务部门管理不规范所致,经营风险点呈现出向业务前段聚集的趋势。在企业内部控制活动中,业务部门积极性不高、参与度较低、监督内容覆盖面窄,或是自行其事,或是依赖于财务稽核。
三是财务稽核在线自动化程度不够。企业拥有多业务的多信息系统,这些信息资源共享范围狭窄,业务前端工作数据获取困难,稽核规则无法全面覆盖,造成在线稽核内容片面,不足以全面反映公司财务经营以及业务短板。除此之外,在线稽核系统设置稽核规则...
一、物资利库中的财务稽核问题及原因分析
在工程结余物资再利用环节,更易出现财务稽核问题,如长期存放后造成毁损或技术性淘汰的风险,导致资产不能及时计入成本摊销,虚增利润;在“在建工程”下设二级科目“工程物资”,已完工工程的结余物资隐藏在在建工程中,虚增在建工程;结余物资没有及时退回实物,不能鉴定其可用性,存在账实不符;缺乏与结余物资型号或功能相匹配的工程项目,无法利库。究其原因,主要归纳为以下几方面:
一是财务稽核内容狭窄。传统的财务稽核主体仅限于财务部门,未涉及各业务部门,导致稽核内容狭窄、片面,发生数据偏差。
二是财务稽核与业务监督协同不够。工程结余物资等问题多是前端业务部门管理不规范所致,经营风险点呈现出向业务前段聚集的趋势。在企业内部控制活动中,业务部门积极性不高、参与度较低、监督内容覆盖面窄,或是自行其事,或是依赖于财务稽核。
三是财务稽核在线自动化程度不够。企业拥有多业务的多信息系统,这些信息资源共享范围狭窄,业务前端工作数据获取困难,稽核规则无法全面覆盖,造成在线稽核内容片面,不足以全面反映公司财务经营以及业务短板。除此之外,在线稽核系统设置稽核规则单一、构架不合理、灵活运用能力差等因素,也会导致在线稽核和监控效果不明显。
四是财务稽核质量考核手段不够。对日常稽核工作中,通常设置“内外部监督检查财务问题整改率”等指标进行评价,评价面较为狭窄,对未发现的问题缺乏考核手段,对工程结余物资再利用更没有量化考核指标。
二、业财内控联动机制在物资利库中的实施要点
(一)在结余物资利库环节的流程再造
通过物资盘点、调查摸底,深入查找工程结余物资的成因和构架以及可利用的途径,剖析问题根源,映射工程管理问题,提出建设性措施,把业务、财务、稽核、管控有机融合,明晰利库环节的工作重心,推倒原有冗余流程,再造精练缜密、融联贯通的操作流程(见图1)。
(二)在内部过程控制中的结合运用
1.按照“精细化管理、标准化建设”工作思路,利用信息化手段建立“网格式”联动机制(见图2),做到纵向“预算、决算、资产”的业务联动,横向“验收、稽核、鉴定”的技术联动。通过提高与业务部门的双向沟通,在工程结余物资再利用工作中实现横到点、纵到面、点面结合的全过程管控,达到防范经营风险、服务公司发展、实现提质增效的目标。
2.建立“馈循式”财务稽核管理模式。“馈循式”财务稽核管理是以匀速循续的方式,以“查风险、抓隐患、建机制、设预警、控积压、强利库”为重点,以财务部门为核心,结合各业务部门统筹管理,实时反馈的管理模式。财务部门通过账目信息发现各业务部门存在的潜在问题,物资部负责公告库存物资数据、实现资源共享以及审核。再反馈至业务部门进行内部自查,提交自查报告,反馈至财务部门,财务部门发布稽核要求并更新财务稽核规则,形成一个循环往复的稽核过程。“馈循式”财务稽核管理模式不以现有稽核规则为准则,而以发现潜在问题为导向,将各个前端业务部门相联系,共同建立维护财务稽核规则,形成信息共享、双向互动模式,将财务部门和与之平行协同部门、职能决策部门、设计施工部门链接起来,进行闭环式沟通,提升财务稽核效率和整改率。
(三)业财融合助推“零库存”
1.设置“库存物资超期指数”指标。其预警提示库存物资利库需求,财务和业务之间互相反馈,信息共享、资源统调,确定远期目标——实现物资“零库存”,并循序实现项目预算与供应商结算联动、出入库办理与施工进度联动、物资盘点与技术鉴定联动。
库存物资超期指数是指每期库存物资利库速度与正常周转速度比值的加权平均,即:。库存物资超期指数可对库存物资的存储情况、物资价值以及超期情况进行监督、稽核,有效提高库存物资的再利用效率和公司经济效益。
2.利库预想。财务部门联合物资、建设以及设计等部门拓宽思路,以财务部门为主导,将各部门职责分为预想、审核、运用三个环节:建设等业务部门结合设计部门在工程立项时,首先预想库存物资是否可以利用;物资部门结合业务部门筛选提报的采购需求,并审核库存现货查找类似品或替代品,然后由建设等业务部门负责施工过程中有效使用库存物资。
3.实时管控。财务部门借助信息系统对库存结余物资实时管控,核实库存物资明细,协同完成“物资利库鉴定卡”。各业务部门月底将鉴定卡相关信息反馈至财务部门,财务部门核查当月的库存物资再利用情况。“物资利库鉴定卡”是以当前库存物资情况为基础,将申报库存物资需求的“plan(计划)、check(审核)、feedback(反馈)”三个关键步骤,制作成一张规范、实用、直观的卡片。
(四)在项目绩效评价中的体现
结合工程结余物资再利用的工作要求,以及业财内控联动机制的思路,明确“谁结余谁利库”的原则,并将其纳入项目绩效评价指标中。其选取和比重的确定可结合德尔菲法、专家座谈会、实证研究法,并考虑具体的实际情况和特殊性。通过评价、对比、分析,使项目后期的物资结余再利用过程更加清晰,知晓项目管理应改进的方向与目标。
责任编辑 刘霁