时间:2021-01-05 作者:糜锡东 魏丽艳 朱丹华 (作者单位:一汽解放汽车有限公司无锡柴油机厂)
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摘要:
财务信息化建设是企业财务管理的革新,是推进企业业财融合的重要实践。财务管理信息化改变了企业的生产经营流程,带动了企业各项工作的创新。一汽解放锡柴始建于1943年,是一汽集团下属一汽解放公司的分公司,是集团公司在华东地区车用柴油机的研制、开发、生产基地。从2013年开始,公司就针对预算管理进行了信息化管控的尝试,同时在实践中不断运用财务可视化管理,对财务分析与决策起到了一定的作用。但是在财务管理信息化建设过程中仍然存在一定的问题,需要进一步正确认识并解决财务信息化问题,充分把握市场商机,合理配置各种资源,推进业财融合。
一、财务信息化在企业的运用
(一)预算管控信息化。
1.预算管控系统开发背景。为了实现费用支出的“事前预算控制,事中审批控制,事后核算分析”一体化管理,2013~2016年一汽解放锡柴由计财部、研发部自主开发了预算管理软件并在运行中不断优化完善。该系统以年度预算为总控制目标,以月度预算为具体执行依据,增减预算为补充,通过费用支出申请与审批的电子化,全面、及时地采集各类成本费用信息,使各级企业成本费用的责任部门和归口管理部门实时掌握各项预算的开支情况,从而解决了财务信息反...
财务信息化建设是企业财务管理的革新,是推进企业业财融合的重要实践。财务管理信息化改变了企业的生产经营流程,带动了企业各项工作的创新。一汽解放锡柴始建于1943年,是一汽集团下属一汽解放公司的分公司,是集团公司在华东地区车用柴油机的研制、开发、生产基地。从2013年开始,公司就针对预算管理进行了信息化管控的尝试,同时在实践中不断运用财务可视化管理,对财务分析与决策起到了一定的作用。但是在财务管理信息化建设过程中仍然存在一定的问题,需要进一步正确认识并解决财务信息化问题,充分把握市场商机,合理配置各种资源,推进业财融合。
一、财务信息化在企业的运用
(一)预算管控信息化。
1.预算管控系统开发背景。为了实现费用支出的“事前预算控制,事中审批控制,事后核算分析”一体化管理,2013~2016年一汽解放锡柴由计财部、研发部自主开发了预算管理软件并在运行中不断优化完善。该系统以年度预算为总控制目标,以月度预算为具体执行依据,增减预算为补充,通过费用支出申请与审批的电子化,全面、及时地采集各类成本费用信息,使各级企业成本费用的责任部门和归口管理部门实时掌握各项预算的开支情况,从而解决了财务信息反馈的滞后性问题,支持各级领导和责任部门实现成本费用的“主动式管理”。
2.预算管控软件的管理流程。业务部门在系统内提交使用申请,归口部门对申请作出初步判断,通过与ERP系统的对接,对月度和累计年度预算总额使用情况进行重要性审核,由归口部门主管和财务部门主管审批后至财务做账务处理。
3.预算管控软件的效用。通过电子化报销业务、预算实时控制分析、程序化内控流程等功能,使预算管理由原来的业务发生后统计分析对比、寻找预算执行偏差,推进到在业务发生前通过预算系统事前管控,做到无预算不列支。
以费用报销为例,传统费用报销下,不同报销应该找谁来审批(审批规则不明确)、审批人出差导致审批周期变长、申请人的报销标准无法快速查找到、审批过程人为因素较高、审批过程不规范、申请人的费用是否超预算、申请人单据填写不规范、报销过程无法跟踪等,一系列问题导致费用报销效率低下,且准确度无法保证。而在费用控制信息化系统下,费用报销申请可以自动查找相关审批人和代理人;单据审批时系统会实时自动计算审批标准,固化审批规则,还可以实现批量审批;预算控制时系统可以实时自动查出当前可用预算和已用预算,自动进行超预算流程处理,实现闭环管理;账务处理时报销数据自动生成借、贷方数据,并自动导入财务系统中生成待处理凭证批量导入,而且数据将被永久保存,随时查看,安全性有保障。整个费用报销流程透明化、规范化,整个报销过程随时被跟踪,也能随时随地根据需求查出所需的财务数据分析报表。
(二)财务可视化数据分析。资金流是企业的血液,维系着生产经营的正常运作,必须时刻关注资金流状况,避免资金异常情况的发生。以往企业每月都产生大量的信息数据,但未充分挖掘数据信息价值,数据分析停留在数字、表格的阶段,一汽解放锡柴通过可视化数据分析应用,进一步提高了资金分析能力和管控水平,资金风险防范能力提升。
1.通过可视化,有针对性地对日常资金信息数据进行归集整理,借助数据库技术建立数据模型,改变了以Excel电子表格形式存放、分析数据为主的状况。通过分析和建立数据信息间的关系,使各数据不再是孤立的信息;通过数据间的关联性进行不同因素间多维组合分析,利用仪表板、KPI指标直观反映相关信息,有较强的人机互动,为相关分析报告提供了较全面的数据分析基础。
2.通过可视化,实时监控对比库存资金的变化趋势,分析资金流状况,确保资金业务按制度要求操作,规范资金流入和支出的协调性,合理调度各项资金。
每月将资金流的用途和库存数据报表导入数据库,运用power BI软件设计可视化的图表数据界面,可按月或按年展示每项资金的用途归集与对比,直观体现资金的流入流出与占用情况。
3.通过可视化,实时关注对比资产周转状况的变化趋势,分析“两金”占用情况,做好日常“两金”业务管理和检查,逐步降低“两金”占用,提高资产周转效率。
每月将财务报表导入power BI软件数据库,运用设计好的可视化图表界面可直观体现各类存货周转天数、应收账款周转天数,形成趋势变化图,同时通过目标值的设置,实时显示与目标的差距,提示风险。
4.建立可视化预警模型,加强日常日报、旬报、月度资金分析管理,在此基础上运用power BI软件,设计可视化预警模型,直观动态呈现相关资金分析数据信息,通过功能的不断完善,充分挖掘资金信息价值,进一步防范资金风险。
每月不定期(按日、周、旬和月)将相关资金信息数据导入power BI软件数据库,实时对资金流状况进行监控,及时掌握资金计划及执行情况,对资金运行状况进行预警,并合理对资金使用进行合理调度。
二、财务信息化推进业财融合中存在的问题
(一)信息化软件的集成度不高。目前一汽解放锡柴的很多信息化软件均实现了与ERP系统的对接,如预算管理系统、TDS系统、资金管控系统等,但是每个系统均是独立运行,相互间没有集成且开发的软件无法实现数据的实时对接,如TDS数据的传输为凌晨,预算管理系统需要财务人员手工确认实际报销数据等。此外,未集成的信息化系统导致财务人员对业务的融合存在差距,如财务人员在ERP系统中无法查询到TDS中实际业务的数据,对业务的认识存在差距。
(二)信息化管控下的大数据作用没有充分发挥。在目前已经实现的信息化管控系统中,大多数系统的作用还只是用于记录数据,设置权限控制数据,但对数据的分析作用还没有充分体现。如目前的预算管控系统确保了每个部门实际发生的费用在预算控制范围内,但对实际发生的业务还没有真正意义上起到分析、管控的作用。
(三)信息化方面的人才缺乏。目前一汽解放锡柴信息化项目的推进基本依靠外包公司,内部财务人员以及对业务熟悉的人员对信息化方面的知识缺乏,导致在前期软件设计过程中存在考虑不到位或理解偏差的情况,实际运用过程中不断出现无法解决的问题,需要不断地请专业人员来查看、整改,财务人员信息化方面的专业知识急需提升。
(四)财务人员对信息化以及业财融合的认识不到位。财务管理信息化系统是—项重大的管理工程,涉及到企业管理的理念、模式、资金运作方式、生产组织形式等诸多方面的变革。由于财务人员结构的影响,以及对信息化、业财融合方面的培训还存在差距,导致财务人员对财务信息化建设缺乏深入的认识,对业财融合的认识缺乏一定的高度。
三、对策
(一)不断完善信息化系统的整合,实现数据的全面共享。在企业经营目标的指导下,对财务管理信息化建设进行持续地优化和完善,实现财务管理信息化与其他信息系统的接口整合,实现数据共享,最终达到持续优化、提升管理水平,全面实现财务管理的目标。
(二)推广财务信息化管控下的数据可视化分析。在目前开发的财务信息化系统中进一步研究开发数据分析的可视化,将信息化软件与财务管理充分结合,特别是对业务数据的分析,通过软件对数据进行有目的的收集,并实现自动分析和展示,帮助财务人员及时发现数据异常以及业务管理中可能存在的风险问题,真正实现业财融合。
(三)加快人才的培养和储备。人才是企业实施财务管理信息化成功的关键。要培养财务人员信息化方面的知识,同时也要考虑引进信息化人才从事财务管理方面的工作。一方面能够解决一般工作中出现的系统问题,避免大量时间浪费在等待委外人员在线解决;另一方面通过对业务的熟悉以及对信息化软件架构的理解能够更容易发现数据的异常,及时提示管理层经营中存在的风险业务。
(四)提高管理人员对财务信息化的认识水平。加大财务信息化管控与业财融合的宣传力度,提高管理人员对会计信息化的认识水平,做到让所有的管理者都对财务信息化有正确的理解和足够的重视,以充分发挥财务软件的性能,使财务信息系统能为企业管理提供更多有用的信息。同时在信息化建设实施过程中不断对员工进行信息化方面知识的培训,培养属于企业自身的信息化人才。
责任编辑 陈利花
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