时间:2021-01-05 作者:王英春 王学军 (作者单位:中国第一汽车集团公司财务管理部)
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摘要:
集团企业普遍存在地域分布广、分子公司多、层级深、业态种类多、结构复杂等特点,传统财务报告存在的主要问题,一是单户报表信息质量的可靠性难以保证。传统模式下,业务发生和会计核算是分开进行的,业务发生在前,会计核算在后,会计人员需要对大量的票据进行分类、计算,编制会计分录,核算的及时性、计算误差、制证错误、列报串项甚至主观因素等都直接影响报告的信息质量。二是报表审核工作量大。由于报表数量多,关系复杂,审核工作量非常大,严重影响集团报表的出具效率。三是合并方法复杂。集团企业业态种类比较多,比如汽车行业就有整车制造、零部件加工、金融、进出口、建工、保险、模具、物流运输等多种业态,业务性质差异较大,抵销方法难以统一。此外,还存在异常数据分析困难、信息使用控制弱化等问题。
针对上述问题,中国第一汽车集团公司(下称一汽)在2014年开始的集团财务管控平台建设中,在财务报告的形成、报告审核方法、编制方法、分析方法及信息使用控制方面进行了深入探讨与努力,搭建了以“互联网+”为基础的全过程财务报告管理平台。
一、变革信息形成方式,提升财务报告信息质量
业财融合同步生成会计凭证,即以ERP系统为载...
集团企业普遍存在地域分布广、分子公司多、层级深、业态种类多、结构复杂等特点,传统财务报告存在的主要问题,一是单户报表信息质量的可靠性难以保证。传统模式下,业务发生和会计核算是分开进行的,业务发生在前,会计核算在后,会计人员需要对大量的票据进行分类、计算,编制会计分录,核算的及时性、计算误差、制证错误、列报串项甚至主观因素等都直接影响报告的信息质量。二是报表审核工作量大。由于报表数量多,关系复杂,审核工作量非常大,严重影响集团报表的出具效率。三是合并方法复杂。集团企业业态种类比较多,比如汽车行业就有整车制造、零部件加工、金融、进出口、建工、保险、模具、物流运输等多种业态,业务性质差异较大,抵销方法难以统一。此外,还存在异常数据分析困难、信息使用控制弱化等问题。
针对上述问题,中国第一汽车集团公司(下称一汽)在2014年开始的集团财务管控平台建设中,在财务报告的形成、报告审核方法、编制方法、分析方法及信息使用控制方面进行了深入探讨与努力,搭建了以“互联网+”为基础的全过程财务报告管理平台。
一、变革信息形成方式,提升财务报告信息质量
业财融合同步生成会计凭证,即以ERP系统为载体,通过供、产、销与财务业务的网络集成,业务驱动实时生成会计凭证,减少人为干预,从信息形成的源头治理财务报告质量。这是当今流行软件的普遍做法,但一汽在促进业财融合方面体现了自身的特点。
1.融合内容最大限度的覆盖,尽量减少直至最终取消总账录入凭证。通过对端到端业务流程分析,集团梳理出21类相关的业务类型,包括物资采购、应付确认、采购入库、生产领用、完工入库、销售出库、收入确认及各类转账业务的流程,最大限度实现系统自动生成凭证。同时也不断将总账业务向业务前端延伸,逐步减少手工录入凭证。
2.触发时点的选择必须满足相关会计准则的要求。并不是所有的业务动作都随时生成会计凭证,生成的时点要符合相关会计准则的要求,保证相关财务风险都已转移。
如应付账款的确认,必须是在已经取得采购发票,同时采购物资已经检验入库,也就是在采购计划员进行采购发票和入库单勾对完成的同时,才能生成会计凭证,借记“材料采购”“应交税费――应交增值税――进项税额”,贷记“应付账款――供应商”。如果采购物资已入库,但发票未到,月末系统会根据未勾对的入库单进行应付账款暂估,借记“材料采购”,贷记“应付账款――暂估”。采用月末估月初冲的单位,系统还同步生成跨期(下月)凭证,借记“应付账款――暂估”,贷记“材料采购”。
同样,当生产领用材料时,系统根据领料单自动生成凭证,借记“生产成本――成本项目”,贷记“存货(原材料、外购半成品等)”,采用计划价格核算的企业还要相应地计算应负担的材料成本差异,借(或贷)记“材料成本差异――成本项目”。
3.会计科目按照使用规范由集团统一配置,报表模板和取数公式由集团统一定义。原则上每一个业务动作生成何种会计凭证,必须按照集团制定的《企业会计准则补充规定—会计科目使用规范》,由集团财务管理部门统一配置。已经配置好的ERP系统在投入使用前,必须由财务管理部门进行审定后方能进行使用,涉及会计科目变更的,由子公司提出申请,经集团网络审批后统一维护到系统中。
同时,为了保证报表格式统一和列报规范,报表模板和各个表项的取数公式由集团统一制定,并通过网络下发到各单位ERP系统中。一般每年决算前集中修订一次,如有变更按流程进行处理。
4.取得的成效。这项变革对会计核算的意义是相当重大的,首先,变革了核算模式,由事后核算转变为实时核算,为将来出具实时财务报告奠定了基础;其次,以业务驱动自动生成会计凭证,减少了人为干预环节,从信息源头保证了财务信息质量,始终保持账实一致;最后,便于管理,有人曾经做过这样的比喻,ERP系统推进80户,相当于集团有80个审计部门常驻在分子公司实时指导和监督分子公司的核算行为,是所谓以无形管理有形,以有限控制无限。
二、定义校验公式,实现报表的网络自动审核
提高报表审核效率最直接的办法是加大系统自动审核的比重,通过定义校验公式实现系统网络自动审核,减轻人工审核工作量,提高审核效率。
1.审核要点的制定。自动审核的依据是审核要点,审核要点是报表中容易出现错误的关键点。一汽经过多年的积累,目前已经对每套报表容易出现错误的环节都制定了审核要点。每年决算前期,根据国资委、财政部报表参数的变化和集团内部报表管理要求,集中梳理一次审核要点。
审核分为关系性审核和合理性审核两类。其中:关系性审核的重点是审核报表数据之间的逻辑关系,包括表内数据关系和表间数据关系。具体关系又分为两类,一类是等量关系,要求两个数据必须相等,属于强制性审核,如果不相等,则显示红色错误公式,必须进行调整,否则无法上报;另一类是非等量关系,大于或者小于关系,次强制关系,如果不符合,则以蓝色公式显示,需要进行调整或者填写错误说明,否则也不能上报。合理性审核属于提示性审核,提醒可能存在错误,属于非强制性审核,如果不符合,则以灰色公式显示,需要填写出错说明,但不影响报表上报。
2.审核要点的置入和执行。根据审核要点,一汽集团统一在网络决算平台中定义公式,系统按照公式对数据进行检查。当执行审核指令时,系统自动显示错误位置并进行标识。便捷性是自动审核执行高效与否的关键,点击审核公式,光标直接定位到被审核的指标上,报表主管很快就能发现是哪一张表出现了错误。当查看另一个单位数据时,光标同样定位在相同表单的相同位置,查找和对比非常方便。
在实际工作中,一汽将审核功能网络授权给各单位,以强化各单位的自主审核。这样一方面提高了各单位自我管理报表的能力和责任,另一方面将集中进行的工作适度分散,减少了集团集中审核的工作量,提高了效率。
3.二级审核和审核结果的应用。对年度决算非常重要的时点,一汽实行报表的二级审核,按照各个职能部门的职责,划分报表数据归属,实行网络同步集中会审。参与审核的部门包括集团规划部、组织人事部、经营控制部、资金部、财务管理部、生产制造部等职能部门,各部门按照各自分工对被审核单位的报表进行审核,并将审核意见维护到系统中,被审核单位根据各个部门的审核意见进行整改和意见反馈,同时系统自动记录各单位报表反复次数、审核错误等信息,作为年度评先选优的一个指标。另外审核结果也可作为决算批复的一个数据来源。对会审中普遍存在的问题可集中收纳到年度案例汇编中,通过汇编下发达到横展的作用。
4.取得的成效。自动审核提高了审核效率,同时通过网络的过程互动将静态的报表系统上升到动态的过程管理系统。
三、以关联交易识别抵销方式,实现合并报表的自动编制
关联交易数据识别抵销方式的原理,是先进行内部交易识别,然后通过网络对账平台进行对账、抵销。具体流程包括以下步骤:关联交易凭证的标识、提取、校验、对账、抵销、合并几个关键节点。
1.关联交易标识、提取和校验。集团ERP系统能自动记录交易属性,自动勾选集团内部交易标识;网络对账平台同ERP系统通过接口进行互联,自动提取内部关联交易凭证;校验已经提取的内部交易数据同业务系统的余额、发生额是否一致,一致后进入对账工作。
2.关联交易对账。对账的目的是保证交易双方的交易内容真实,合并抵销准确。交易各方共同登陆网络对账平台进行对账,首先系统根据对账规则自动对账,对无法自动进行对账的凭证进行手工对账。集团通过网络监控平台实时掌握各单位的对账完成情况,对每一个单位和多少个单位有业务往来、已经完成了多少、相差多少、差什么都一目了然。如果对账有差异,系统提供差异分析支撑功能,对账双方通过查询很快找出差异在哪里。对账结果也为交易双方披露一致奠定了基础。
3.抵销及合并。对账后,系统自动生成抵销资料,根据抵销资料自动生成抵销分录,再根据抵销分录生成合并底稿和差额表,最后根据汇总报表和差额报表生成合并报表。抵销分录的来源有两个渠道,一是接收对账系统传来的抵销资料自动生成的分录,另一个是针对特殊业务由手工维护的调整分录。同时对合并报表的抵销金额可以穿透查询到抵销明细,这一功能为合并报表的审计提供了方便,受到审计师认可。
4.特点和取得的成效。对账平台以凭证作为对账的基础单元,有利于对账结果在合并系统的直接引用,是生成抵销分录最便捷的途径;通过内部对账核实内部交易数据,找出未达项目(包括采购未达和销售未达、银行和企业未达)及记账差错,从根本上解决了关联交易披露不对称的问题。
四、通过预警和逐层钻取,提高分析深度
系统根据设定的不同阈值,自动对报表数据异常项目进行预警提示,并通过网络互联进行逐级钻取追溯到业务底层,提高了分析深度。
1.超指标预警。通过对所有报表项目设定预警指标值,对超出指标的项目(绝对额或相对额)进行预警,指标的选择取决于管理关注度,一汽目前选用全指标方式,即对报表的全部项目进行预警提示。
2.深度钻取,查找数据背后真因。深度钻取是以当前的报表异常指标为对象,对报表指标首先展开到单户层面,即找出哪个单位指标的影响,然后再逐层向下穿透,直到业务凭证或发票。要做到这一点,关键是集团的分析系统同各单位的ERP系统网络关联。一汽的做法是财务数据均集中到数据仓库,分析系统直接穿透到数据仓库。
3.取得的成效。一汽系统通过全指标预警,能够快速发现问题,通过逐层钻取,提高了分析深度,挖掘出数据现象背后的业务实质。
五、应用先进技术,实现单项指标使用网络授权控制
通过先进技术的应用,一汽实现了报表单项指标控制,可按用户职责、使用者需求控制报表数据使用。
1.数据共享的思想和原理。一汽本着数出一门、多点共享的思路来使用财务报表数据,同时考虑财务报表数据的涉密性,严格控制报表数据使用,并保证数据泄密可追查。
一汽财务报表系统的设计是以报表的最小单元作为变量进行设计的,每一个报表指标都是一个变量,一张报表就是一组变量的集合。这样设计的优点一是这些变量可以根据要求快速生成一张新的报表,而这一工作只要业务人员在前台就能完成,无需软件开发人员重新进行系统开发;二是控制灵活,可以控制到报表的每一个单项指标(报表项目)或任意一组指标的组合。
2.报表数据共享和授权控制。由于报表指标颗粒度已经设计到极限,所以可以根据使用者职责或临时使用申请,统一进行网络授权,权限可控制到单户报表的单个指标。
3.格式转换和报表报出。通过定义XBRL要素,自动转化XBRL格式报表,按预定的路径实现网络上报。
4.报表数据涉密追查。系统提供了强大的日志功能,可以记录操作者在任何时间、任何地点(网络IP)查询或导出了某个报表指标,因此一旦发生泄密现象,系统能够快速追索。
责任编辑 陈利花
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