摘要:
财务共享服务模式下,数据信息在产生、流转、使用、储存等环节会存在一些风险,如何识别这些风险并进行有效防范至关重要。
1.数据信息不准确的识别与防范
在数据信息产生阶段,数据信息不准确主要缘于信息不能反映业务实质、与业务实质不一致;不满足确认条件;采用不统一的计量方式;人工输入不准确等。这些导致财务共享服务中心数据出错的最原始的风险会使财务共享服务中心产生的普通报表信息有偏差,影响决策支持数据的准确性。对此,笔者建议从数据产生源头着手,包括分清业务实质,使数据信息与业务实质完全一致;根据相关法规或准则设置实现经济行为的条件和逻辑,使满足条件的业务能够被确认;统一计量标准,避免由于计量单位不同而产生不准确的数据信息;提升信息系统的自动化功能,设置好相关风险控制环节,减少人工输入错误。
2.数据信息不标准的识别与防范
业务数据与财务数据信息在内容和形式上标准化程度不够,会导致财务共享服务中心后道工序的数据信息质量不高,甚至会影响或误导管理层的决策。内容不标准体现为交叉分类、同一分类的数据遵循规则不统一;形式不标准体现为数据信息在信息系统中表现的属性和计量不统一。对此,笔者...
财务共享服务模式下,数据信息在产生、流转、使用、储存等环节会存在一些风险,如何识别这些风险并进行有效防范至关重要。
1.数据信息不准确的识别与防范
在数据信息产生阶段,数据信息不准确主要缘于信息不能反映业务实质、与业务实质不一致;不满足确认条件;采用不统一的计量方式;人工输入不准确等。这些导致财务共享服务中心数据出错的最原始的风险会使财务共享服务中心产生的普通报表信息有偏差,影响决策支持数据的准确性。对此,笔者建议从数据产生源头着手,包括分清业务实质,使数据信息与业务实质完全一致;根据相关法规或准则设置实现经济行为的条件和逻辑,使满足条件的业务能够被确认;统一计量标准,避免由于计量单位不同而产生不准确的数据信息;提升信息系统的自动化功能,设置好相关风险控制环节,减少人工输入错误。
2.数据信息不标准的识别与防范
业务数据与财务数据信息在内容和形式上标准化程度不够,会导致财务共享服务中心后道工序的数据信息质量不高,甚至会影响或误导管理层的决策。内容不标准体现为交叉分类、同一分类的数据遵循规则不统一;形式不标准体现为数据信息在信息系统中表现的属性和计量不统一。对此,笔者建议,在内容标准化上,应首先将不同的业务数据或财务数据细分类别,并在细分类别中按统一规则过滤数据信息,再集合形成系统认可的、符合业务标准的业务数据和财务数据。在形式标准化上,应统一表现属性和计量标准,无论是不同的业务板块还是不同的成员企业,都必须按照确定的数据标准进行业财数据的整合,最终实现只有符合标准的数据才被系统所认可。
3.数据信息不完整的识别与防范
数据信息不完整会导致财务共享服务中心的财务报告不准确、管理会计报表不完整、关键指标预警信号不准确,从而影响企业决策。笔者建议,该风险的防范可追溯至信息系统的顶层设计阶段,应将财务共享服务中心涉及到的单体成员、相关环节、管理报表所需的深度和广度在前期进行充分调研,合理规划信息系统,做好信息系统的顶层设计。另外,应考虑在信息系统建设中多留出一些接口,以便在后续业务拓展时能够快速和低成本地接入新的数据信息,增加财务共享服务中心信息系统的灵活性、延展性。
4.数据信息流转不及时的识别与防范
数据信息流转不及时通常缘于数据信息处理过程设置环节不合理或数据流转中人为操作不及时,这会影响财务共享服务中心的数据信息质量和运营效率,甚至影响整体企业数据信息,导致信息失真,影响管理层对风险的把握和判断。笔者建议,应合理设计信息系统中的关键控制环节,并设置多重操作提示;通过提高信息自动化程度,在某一环节业务的最后一个条件得到满足时,由信息系统自动控制;明确操作要求,并加强培训,提高人工处理数据的能力。
5.数据信息使用有效性差的识别与防范
数据信息使用有效性差的风险主要缘于为管理层提供的管理报表、关键指标预警等决策依据有效性差。笔者建议可定期对共享中心产生的数据进行有效性复核,如复核业财数据勾稽关系的准确性,并对系统的冗余数据进行定期剔除,提高共享中心的数据处理效率。同时,在数据信息使用阶段及时发现问题、分析问题,并反馈与推导风险产生的原因,增强对前端风险的防范和控制。
6.数据信息不安全的识别与防范
财务共享服务模式下,数据信息不安全的风险主要是信息系统本身设计缺陷和权限管理不当所致。对此,笔者建议应选择成熟、稳定的具有良好声誉的信息系统服务商,合理参考其实施意见,并借鉴成功的案例经验,从硬件上保证财务共享服务模式下数据信息的安全性。同时,应严格进行权限管理,设置专人管理、独立审批、定时检查等最基本的要求。此外,随着云技术的发展和成熟,云储存的安全性、经济性也逐渐被认可,所以财务共享服务中心数据信息的安全性也可在某种程度上通过云技术来解决。
(作者单位:云赛智联股份有限公司
申能〈集团〉有限公司)
责任编辑 李卓