摘要:
随着大数据、云计算等互联网技术的深入发展和应用软件的日益成熟,企业财务共享服务也迅速向财务云服务阶段演进(何瑛,2013),SaaS(Software-as-a-Service,软件即服务)模式快速兴起,并以部署灵活、投入低、个性化定制等特点而成为解决企业费用报销难题的财务利器。
杭州MK科技有限公司(简称MK公司)旨在通过费用管理SaaS云平台为自身及其他大中型企业提供专业、安全、便捷的费用管理方案,通过和滴滴、携程等第三方平台拉取电子发票以及打通企业财务系统的方式,不仅帮助企业提升了报销效率,节约了差旅成本,还省去了大量员工贴发票的时间。
一、MK公司云报销模式的生态圈
对于SaaS项目而言,除了有针对性推出垂直行业的产品以及解决方案之外,能否找到行业里的“卡点”尤为重要。“卡点”是指企业内部能够提升效率的关键环节,是产业链条运作时的承接环节。MK公司即抓住了企业报销领域的一个“卡点”:无纸化报销。
MK公司自主研发的云报销平台很好地嵌入内控、诚信、自助、自动化原理,全面实现费用报销系统与银行信用卡系统、携程差旅管理系统、滴滴出行企业版等多家第三方平台的无缝对接(图1),打通一站式闭环,稳步构建围绕报销业...
随着大数据、云计算等互联网技术的深入发展和应用软件的日益成熟,企业财务共享服务也迅速向财务云服务阶段演进(何瑛,2013),SaaS(Software-as-a-Service,软件即服务)模式快速兴起,并以部署灵活、投入低、个性化定制等特点而成为解决企业费用报销难题的财务利器。
杭州MK科技有限公司(简称MK公司)旨在通过费用管理SaaS云平台为自身及其他大中型企业提供专业、安全、便捷的费用管理方案,通过和滴滴、携程等第三方平台拉取电子发票以及打通企业财务系统的方式,不仅帮助企业提升了报销效率,节约了差旅成本,还省去了大量员工贴发票的时间。
一、MK公司云报销模式的生态圈
对于SaaS项目而言,除了有针对性推出垂直行业的产品以及解决方案之外,能否找到行业里的“卡点”尤为重要。“卡点”是指企业内部能够提升效率的关键环节,是产业链条运作时的承接环节。MK公司即抓住了企业报销领域的一个“卡点”:无纸化报销。
MK公司自主研发的云报销平台很好地嵌入内控、诚信、自助、自动化原理,全面实现费用报销系统与银行信用卡系统、携程差旅管理系统、滴滴出行企业版等多家第三方平台的无缝对接(图1),打通一站式闭环,稳步构建围绕报销业务的企业消费生态圈,且能通过APP软件在智能手机等移动互联设备进行便捷操作,让企业员工享受报销的场景化体验,总体上具有多渠道消费自动导入、随身报销、快捷审批、智能审核、批量支付、量化决策等优点。
二、MK公司云报销模式的研发与应用难点及解决方案
MK公司曾面临诸多产品研发与应用难点:一是如何开发一套符合公司当前需求且又具有前瞻性的云平台;二是如何改变员工现有的费用报销习惯;三是如何说服银行开发一套符合该模式需求的信用卡产品;四是如何适应公司海外业务快速发展需求;五是如何保障云端数据安全。为此,研发人员提出了解决方案:
1.梳理流程,自主开发破解技术难题。针对实际报销流程中存在的按行政组织结构层层审批,按项目方式报销和特殊人员报销以及根据费用类型、人员级别、金额大小等动态决定流程走向等情况,研发团队通过灵活的工作流程引擎、引入虚拟组织结构等方式予以解决。对于与银行系统接口、商旅平台接口、各业务系统的集成问题,开发小组通过定时交换文件、数据库事务复制、Web Service调用等多种方式实现各种特定情况的数据交换。
2.分步推进,改变员工费用报销习惯。首先,实现费用报销系统上线被使用,不强制业务人员办理银行信用卡,也不强制公务消费刷卡,更不改变现有公务消费的借款制度。但对于新入职的销售部门员工,则在入职时一次性办好工资卡及对应的信用卡,并且在项目实施通知中申明员工可放心使用新系统。其次,由业务部门与财务部门联合发文,明确取消公务消费借款,并要求未办理信用卡的业务人员务必在规定时间内办理。由于公务借款额度取消,业务人员公务消费时不得不刷卡。第三,由业务部门和人力资源部门发文,明确业务员KPI(关键绩效指标)中将增加刷卡率考核指标,业务员的公务消费刷卡率将影响到个人KPI。同时,由财务部门发文,明确财务部门对现金消费报销的审核周期长于刷¡消费。
3.银企合作,保障私人信用卡联通云报销平台。目前,我国银行还没有将公务卡的使用推向企业,而普通信用卡属于员工个人资产,银行对其卡内信息负有保密职责,不允许将员工信用卡信息数据传到企业费用报销系统。对此,MK公司主动与主办行沟通,建议每位员工在办理信用卡的同时签署一份申明书,强调该信用卡主要用于公司对公消费,并同意主办行将自己的信用卡数据传递到企业的费用报销系统。
4.开发国际版,助力企业海外业务拓展。MK公司支持费用类型、部门名称、单据类型、借款类型等动态内容的国际化翻译。因此,当企业新增费用类型时,切换到中/英文语言看到的即是中/英文的费用类型。对于外币消费中存在的汇率问题,MK公司支持全球汇率的设置。在一个集团企业里,不同的子公司可以有不同的汇率政策,且支持与其它系统同步。对于报销款在海外银行的支付业务,MK公司同时支持中国和海外银行支付账户的维护,出纳能够导出海外银行的批量支付格式,即使身在海外的员工也能感受到MK公司的极速体验。对于海外业务的费控政策,MK公司支持在不同的海外城市或国家设置不同的费用标准,按每个国家设置成不同的币种。集团海外子公司费用核算的币种、预算的币种和费用标准的币种都可以不一样,员工报销时可以在各种汇率之间进行换算。
5.专业加密,有效保障云端数据安全。为有效保障客户云端数据安全,MK公司基于阿里云架构,由阿里云保障系统及网络安全,并且采取细分权限管理,满足客户内控需求;企业间数据相互隔离,杜绝数据外泄;传输通道HTTPS进行高强度加密。此外,联合第三方公司提供专业加密保障,且由众安保险承保。
三、MK公司云报销模式的应用特点
与当前国内主流费用报销的财务共享服务模式相比,MK公司云服务的不同之处在于:
1.大量对接第三方平台。将企业消费场景化,以云的方式360度打通消费生态链,并基于此生态链构建企业费用共享体系。这既是解决企业费用管理的有效手段,也是MK公司进行市场冲锋的重要武器。在企业吃、住、行、购的场景中,MK公司已经做到:与滴滴出行的合作解决了市内通勤的场景(行);与携程商旅、华住、格林豪泰、高铁管家等对接解决了差旅出行和住宿的场景(住与行);与阳光公采的合作解决了办公采购的场景(购);与二维火的合作解决了餐饮/客户招待(吃)的场景。
2.会计凭证电子化为主。主流财务共享服务模式的费用报销系统普遍采用影像系统对各个分支机构的原始凭证进行扫描上传,纸质单据再通过集中邮寄方式进行集中的会计档案管理,而MK公司云服务则是内部会计凭证和银行回单全部实现电子化,为了满足会计档案管理的制度规定而要求其国内分支机构通过集中邮寄的方式,把原始凭证快递至集团财务中心,海外分支机构通过对原始凭证的扫描或拍照,财务处理基于影像来进行。
3.契合电子发票应用趋势。随着电子发票的深入推广,MK公司云服务可直接过渡至电子发票模式。
4.首创企业报销信用体系。企业用户可以通过MK公司的信用体系,在系统初始化设定员工基础信用分数为80分,财务部门可以根据员工的报销行为对信用分进行增加或者扣减。对信用分高的员工的审批流程环节进行缩短、财务审核环节免详审、抽审,而信用分低的员工的审批流程较长,支付优先级低。
(本文得到财政部全国会计科研课题“基于财务流程再造的企业财务云服务模式研究”<2015KJB049>的资助)
责任编辑 王雅涵