时间:2020-04-08 作者:钞天虎 作者简介:钞天虎,中国海洋大学财务处,管理学(会计)博士,高级会计师。
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摘要:
在会计信息化广泛应用和财务软件功能日益强大的今天,人们不仅能够按照传统会计模式组织会计核算,还可利用电算化会计系统所独有的多重会计分类并存和账表数源一致性等技术特点,优化账务系统设置并提高系统运行效率。本文结合《政府会计制度——行政事业单位会计科目和报表》(以下简称《制度》)的实施,探讨信息化条件下的账务系统设置思路及其与之相关的期末处理方法。
一、电算化会计系统独有的技术优势
会计信息化是现代信息技术应用于会计实务工作的产物。数据运算、数据存储和数据交换等方面的技术变革,已在很多方面改变了传统会计范式下的会计程序和会计方法,其中来自记账规则、数据分类方式和数据处理流程等方面的显著变化,已对传统会计范式提出了严峻挑战并呈现出独特的技术优势。具体表现为:(1)“红字”会计分录可改变账户的记账方位。电算化会计系统中,当记账凭证所涉及的发生额均可记在借方且至少有一个科目的借方发生额为“红字”(负数,下同)从而使所有借方科目的发生额之合计为零时,系统会默认该记账凭证的贷方发生额为零从而使借贷金额相等;相反,当所涉及的发生额均可记在贷方且至少有一个科目的贷方发生额为“红字”从而使所...
在会计信息化广泛应用和财务软件功能日益强大的今天,人们不仅能够按照传统会计模式组织会计核算,还可利用电算化会计系统所独有的多重会计分类并存和账表数源一致性等技术特点,优化账务系统设置并提高系统运行效率。本文结合《政府会计制度——行政事业单位会计科目和报表》(以下简称《制度》)的实施,探讨信息化条件下的账务系统设置思路及其与之相关的期末处理方法。
一、电算化会计系统独有的技术优势
会计信息化是现代信息技术应用于会计实务工作的产物。数据运算、数据存储和数据交换等方面的技术变革,已在很多方面改变了传统会计范式下的会计程序和会计方法,其中来自记账规则、数据分类方式和数据处理流程等方面的显著变化,已对传统会计范式提出了严峻挑战并呈现出独特的技术优势。具体表现为:(1)“红字”会计分录可改变账户的记账方位。电算化会计系统中,当记账凭证所涉及的发生额均可记在借方且至少有一个科目的借方发生额为“红字”(负数,下同)从而使所有借方科目的发生额之合计为零时,系统会默认该记账凭证的贷方发生额为零从而使借贷金额相等;相反,当所涉及的发生额均可记在贷方且至少有一个科目的贷方发生额为“红字”从而使所有贷方科目的发生额之合计为零时,系统会默认该记账凭证的借方发生额为零从而使借贷金额相等。由此,能为电算化会计系统所接受的会计分录,也就只需满足“借贷必相等”而不必强求“有借必有贷”。会计记账规则的这种变化,使得手工会计中常用于错账更正的所谓“红字”会计分录,在电算化条件下可用于改变账户的记账方位。(2)并行会计分类可简化系统设置。作为一种新型的会计元数据组织方式,尽管人们多将“会计科目”之外的会计分类定位于辅助核算并总是隐含有一定的科目针对性,但基于关系型数据库技术所进行的凭证数据表文件设计,却是将它们分别作为相对独立的分类字段并与作为会计主分类的“会计科目”并行组织。这一会计科目与多种辅助核算项目并存的会计分类方式,使得用户既可通过增设会计科目的方式以满足管理上的多维视角,又可通过设置不同辅助核算项目的方式以应对管理上的多元化需求并简化会计科目设置。(3)账表数据同源可简化数据流程。与手工会计系统相比,电算化会计系统的会计账簿与会计报表具有数源一致性,即会计账簿记录与会计报表数据均源于凭证数据表文件记录。由此,经由会计实务长期演化而产生的“记账凭证——分类账簿——会计报表”这一数据处理流程,因信息化条件下的会计报表编制不再依赖于会计账户记录而可简化“凭证数据表文件记录——会计报表”。电算化会计系统独有的上述数据处理优势,可为人们优化账务系统设置并简化期末处理提供技术支持。下面介绍两种基本账务系统设置思路及其与之相关的五种期末处理方法。
二、明细核算科目化账务系统设置思路及其“同科目明细结转法”
明细核算科目化,是通过增设会计科目以满足多元化会计需求的一种会计元数据组织方式。在以会计科目为惟一分类标识的传统会计范式下,但凡有新的核算需求,就会有新的会计科目出现,故而明细核算科目化就逐步演化成一种最为典型的明细核算组织方式。受此影响,财政部历次发布的会计规范中都采用了这种明细核算组织方式。在明细核算科目化账务系统设置思路下,因所有的核算数据和期末结转数据都被存储于最明细级科目中,故在对“损益类”科目进行了期末自动结转设置后,系统就在同名科目发生额减少的一方实现“损益类”科目的期末自动结转。因这种结转方法具有同名科目和最明细级结转两个显著特点,故可将其称之为“同科目明细结转法”。此方法下的期间会计报表定义,因是否已对“损益类”科目发生额的记账方位做出惟一性限定而有所不同:(1)若未对“损益类”科目发生额的记账方位做出惟一性限定,即仍沿用手工会计处理习惯将收入和费用及支出类科目的记账方位分别默定为“贷增加借减少”和“借增加贷减少”,那么只有在为相关“净资产”或“预算结余”类科目增设了专门用于期末结转的明细科目并将其发生额附加于“损益类”科目发生净额之后,才可确保期间会计报表的编制不受期末结转的影响,即期末结转前后要分别按照“损益类”科目借贷发生额之差额和专设的结转科目的发生额进行编制。(2)若已对“损益类”科目发生额的记账方位做了惟一性限定,即将收入类和费用及支出类科目发生额的记账方位分别限定为“贷方”和“借方”,那么无论是否进行期末结转,期间会计报表均可按照“损益类”科目发生额的方式得以实时编制,即收入类和费用及支出类报表项目可分别按照“科目贷方发生额”和“科目借方发生额”这种报表定义方式实时得到累计发生净额数据。
三、明细核算科目化账务系统设置思路下的“异科目汇总结转法”
明细核算科目化账务系统设置思路的最显著特点,是会计科目数量将随明细核算需求的增加而增加。如就《制度》述及的项目核算而言,假如将项目核算所涉及的支出经济分类限定为“工资福利支出”、“商品和服务支出”和“对个人和家庭的补助”及其下的12、26和9个常用经济分类款级科目,那么“事业支出——项目支出”之下每增加一个核算项目,会计科目体系中就会增加51(1+3+12+26+9)个会计科目,进而在核算项目总数为N的情况下,需增加的明细科目数量就会多达51N个。此种情形下,若还采用前文所述的“同科目明细结转法”,那么仅结转相关的项目支出就将使凭证数据库文件中增加(1+47N)条数据记录。电算化会计系统所独有的只在最明细级科目记录数据并可瞬时得到逐级分类汇总数据的技术特点,使得我们可通过增设专用结转科目的方式,将前述的明细结转转化为汇总结转,从而减少结转凭证中的会计记录数量。如在为“事业支出——项目支出”之下增设一个名为“支出结转”的三级科目后,“事业支出——项目支出”之下所有最明细级科目的发生额,就可在“支出结转”这一专设的三级明细科目上实现汇总结转,从而将结转凭证中的会计记录数量,由前述的(1+47N)条减为两条。因这种结转方法具有异名科目和汇总结转两个显著特点,故可称之为“异科目汇总结转法”。此种方法下,因最明细级科目中记录的发生额数据不受期末结转的影响,故期间会计报表的实时编制,就有以下两种较为简单的定义方式:(1)在事先限定“损益类”科目发生额记账方位的情况下,收入类和费用及支出类报表项目应分别定义为“科目贷方发生额”和“科目借方发生额”。(2)在事先未限定“损益类”科目发生额记账方位的情况下,收入类和费用及支出类报表项目应分别定义为“科目贷方发生额-借方发生额”和“科目借方发生额-贷方发生额”。
四、明细核算项目化账务系统设置思路及其“同科目同项目明细结转法”
明细核算项目化,是通过确立“项目”的会计主体地位并利用“项目辅助核算”功能满足多元化会计需求的一种会计元数据组织方式。在电算化会计系统中,凡具有核算时效性——即项目完工后对该项目的核算即行终止和耗费相似性——即同类项目具有相同或类似的支出构成这两个特点的明细核算,均可由传统会计范式下的明细科目,转化为“项目辅助核算”功能中的核算项目。相对于明细核算科目化账务系统设置思路而言,明细核算项目化可显著减少会计科目数量及其与之相关的系统维护工作。如就前文提及的N个核算项目而言,明细核算科目化账务系统设置思路下需增设的51N个明细科目,在明细核算项目化账务系统设置思路下将转化为增设50个会计科目和N个核算项目;与之相关的系统维护工作,就由随项目增加而需增设一组涵盖经济分类项、款两级共50个会计科目,转化为在“项目辅助核算”功能模块中仅增加一条与相关经济分类科目相关联的项目记录。明细核算项目化账务系统设置思路所独有的兼具会计科目稳定性与核算项目灵活性以及可集中反映项目收支全貌等特点,使其被广泛应用于企业产品(商品)成本及毛利的核算和高等学校、科研院所专项经费的核算。在明细核算项目化账务系统设置思路下,因所有的核算数据都以“科目+项目”的方式存储于凭证数据库文件中,故在对“损益类”科目预置了自动结转科目之后,系统就能在项目层面上按照最明细级科目实现自动结转。因这种结转方法具有同名科目、同名项目和最明细级结转三个显著特点,故可将其称之为“同科目同项目明细结转法”。此方法下的期间会计报表编制,可比照前述“同科目明细结转法”下的报表定义,只不过要把“财政拨款预算收入支出表”所涉及的用以标识“项目”的明细科目,替换为“相关明细科目+核算项目”。
五、明细核算项目化账务系统设置思路下的“异科目异项目汇总结转法”
明细核算项目化账务系统设置思路虽可优化账务系统设置并提高系统运行效率,但却并不必然减少结转凭证中的数据记录。如前文所述,当为“损益类”科目预置了期末结转科目之后,系统只能在项目层面上按照最明细级科目进行自动结转,由此所得到的期末结转分录,在会计记录数量方面与“同科目明细结转法”相同,即针对发生额全覆盖(即发生额覆盖所有的核算项目和明细会计科目)的N个核算项目就会有(1+47N)条数据记录。为减少结转凭证中的数据记录数量并简化报表定义,我们可在前述“异科目汇总结转法”的基础上,通过增设一个专门用于期末结转的“虚拟”核算项目,将核算项目层面上的最明细级会计科目发生额结转,转化为“虚拟”核算项目层面上的专设会计科目汇总结转。这样,前文的(1+47N)条结转记录也会减少至两条。因这种结转方法具有异名科目、异名项目和汇总结转三个显著特点,故可将其称之为“异科目异项目汇总结转法”。此方法下的期间会计报表编制,可比照前述“异科目汇总结转法”下的报表定义,只不过也要把“财政拨款预算收入支出表”所涉及的用以标识“项目”的明细科目,替换为“相关明细科目+核算项目”。
六、保留账户发生额的“期末不转法”
为使有限的记录空间能够记录无限的经济业务,会计前辈们不仅基于会计账簿的既定容量发明了连续结转会计程序,而且还基于分期报告需要将这种结转程序逐渐固定于以时间度量的所谓会计期末,由此也就有了以期末结转为标志的所谓会计循环和以“凭证(日记账)——账簿——报表”为顺序的数据处理流程。受此影响,电算化会计系统中亦开发有所谓的会计账户及其与之相关的所谓记账与期末结转。然而电算化会计系统中的会计账户及其与之相关的记账与期末结转,却与传统意义上的会计账簿及其记账与期末结转有着本质上的不同。手工会计技术条件下用以累积分类数据的会计账簿,在电算化条件下只不过是为了照顾人们的视角习惯而提供的一种数据输出方式而已;所谓记账,也不过是为凭证数据库文件记录赋以专门标记;而所谓的期末结转,则因会计账簿与会计报表具有数源一致性而变得完全没有必要,不仅如此,不必要的期末结转反而会增加冗余数据记录、加大报表定义难度并影响系统运行效率。事实上,前文提出的限定“损益类”科目发生额记账方位、增设专用结转科目和专用结转项目等几种处理方法,正是为了解决因期末结转所产生的报表定义难题。假如没有了期末结转,那么“损益类”科目的发生额就会得以原样保留,进而期间会计报表的定义,就可简化为“科目发生额之差额”和“(科目+项目)发生额之差额”这两种基本形式,即不涉及项目核算的收入类和费用及支出类报表项目,应分别定义为“科目贷方发生额-借方发生额”和“科目借方发生额-贷方发生额”;而涉及项目核算的收入类和费用及支出类报表项目,则应分别定义为“(科目+项目)贷方发生额-借方发生额”和“(科目+项目)借方发生额-贷方发生额”。电算化条件下这种为保留“损益类”科目发生额而不进行期末结转的做法,可称为“期末不转法”。
本文所述的两种基本账务系统设置思路及其与之相关的五种期末处理方法,分别适用于不同的政府会计主体。对于规模较小、项目核算业务较少、会计电算化人才缺乏的行政单位、党团组织和中小学校等政府会计主体,可采用明细核算科目化账务系统设置思路并按“同科目明细结转法”进行期末处理;对于规模较大、项目核算业务较多并拥有会计电算化人才的医院、高等学校和科研院所等政府会计主体,可采用明细核算项目化账务系统设置思路并按“异科目异项目汇总结转法”或“期末不转法”进行期末处理;对于其他政府会计主体,则应视具体情况分别采用明细核算科目化或项目化账务系统设置思路并按“异科目汇总结转法”或“同科目同项目明细结转法”进行期末处理。
责任编辑 武献杰
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