医院资源计划系统(Hospital Resour-ce Planning,HRP),是医院引入企业资源计划(ERP)的管理思想和技术,融合现代化管理理念和流程,整合医院已有信息资源,创建的一套支持医院整体运行管理的统一高效、互联互通、信息共享的系统化医院资源管理平台,包括预算管理、会计核算及财务管理、全成本核算管理、固定资产管理、物流管理、财务支付管理、合同管理等多个子系统模块。潍坊市中医院对照采购与付款经济活动的风险点,在HRP系统中设计了物流信息化管理和财务支付信息化管理两个子模块。
一、物流信息化管理系统
该系统旨在规范医院物流管理,体现“适时、适量、适价、适质”的采购管理思想,并以最经济的资金占用率保证物料的充分供应,减少库存资金占用,加快库存资金周转速度,降低医院运营成本。医院物流信息化管理系统业务流程如图1所示。
1.物流信息化内控路径设计
(1)供应商管理路径。设计了采购、供应信息实时协同的线上供应宝模块。供应商的发货和物流信息可以通过供应宝同步到院内物流系统,采购人员及时了解物流信息,协助院内相关人员做好质检和收货准备;供应商的资质证件,一次维护,同步推送给医院,供应商资证有效期自动预警,证件更新信息自动同步到关联医院。
(2)采购管理路径。计划员根据当前库存状况、未实现计划、最低库存、各科室材料需求计划制订医院材料采购计划;计划员系统中制订完计划,由负责人对采购计划进行审批,审批时考虑本期每种材料采购的数量、总金额不能超过本期预算消耗定额;产生采购计划清单、采购预算执行情况清单。
(3)库存管理路径。系统通过记录各种出入库单、调拨业务以及盘点业务,管理物资流水账、库存台账,核算物资实物的收发存数量,提供实时的物资结存数量;提供物资的安全库存、保质期限、呆滞积压等预警管理。
(4)消耗管理路径。对医用耗材进行分类细化管理,设立科室二级库、引入条形码支持。收费类的医用耗材与HIS(医院信息系统)中相关的收费项目建立对应关系,实现收费类的医用耗材实耗实消。对于不可收费材料,重点管理采购环节,通过定额的方式控制采购量,减少库存资金占用和浪费。对高值耗材采用院内唯一条码管理,把耗材的生产、供应、消耗完全贯穿起来,增加医院材料使用的透明度。
2.物流信息化管理系统内控节点功能
(1)对供应商资质、证件、效期的管理实现线上实时预警管控,及时掌握动态信息。
(2)采购计划和审批岗位按职责进行不相容岗位分离和信息系统授权。
(3)采购计划依据系统生成的最佳库存量和消耗预算量科学产生,避免随意采购。
(4)所有药品、耗材实现按最小包装从入库到售出的全程追踪管理和单一品种计价核算。
(5)单独收费耗材和高值耗材的出库领用与HIS关联,实现实耗实销和条形码全程追踪管控。
二、财务支付管理系统
将药品、医用耗材、物资的财务付款签批业务放在内网线上进行管理,从合同签订、付款申请、审计、签批到付款、核销记账,按照内控要求形成一个闭环式财务支付管理系统。
1.财务支付信息化路径设计
(1)在合同模块对合同的金额、时间等基本信息进行登记维护,并将中标通知书、合同原件、物资验收记录等相关材料电子扫描上传,以图片附件的形式登记保存到合同模块中,由招标办负责审核,通过的合同信息可保存在合同管理模块中。
(2)采购部门办理物资入库时,系统将自动检查比对入库信息的完整性,信息无误才能批量进入财务支付系统提报审计申请。
(3)审计科对网上提交的审计申请信息结合原始单据进行审计。
(4)采购部门在支付系统中做付款计划申请,系统自动核对信息,核对通过的付款申请,采购部门可提报电子付款申请单,由分管院长、院长逐级审批。
(5)院长签批时可通过财务支付管理系统,查看各供应商合同信息、本次申请的付款信息,并进行网上电子审批和手工签批。不同意的付款申请系统将驳回提报科室。
(6)院长签批后,财务部和采购部门按照网上的签批单进行发票、入款单等原始单据的交接和核对,财务部付款前要与供货商进行一次票据和金额核对。核对无误后,财务部在支付系统中确定付款,并导入会计系统进行账务自动记账和核销往来款。
(7)应付账款核销环节,HRP系统提供静态数据交换,依照从物流系统提取的入库信息自动生成凭证,并将供应商、入库单号、金额等明细信息计入辅助核算系统;在付款记账时,导入表格(包括供应商、单据号、金额等内容),自动生成付款凭证,并将明细信息计入辅助核算系统,依据供应商及单据号自动核销金额。
2.财务支付管理系统内控节点功能
(1)审批权限及授权嵌入在合同管理中,层层授权审批,权责分明。
(2)系统自动检索合同的重要信息,信息缺失将不能进入付款程序。
(3)合同信息上传系统后需经招标办审核,信息无误后系统锁定合同,只能查看,不能修改。
(4)财务不能直接提请付款,由合同签署部门按合同约定提报付款。
(5)全部药品、医用耗材、物资的库存管理信息在审计时与招标系统的中标内容自动比对审计,保证付款的安全性,减少人为干预。
(6)系统中事先设置多种不能支付的管理硬性指标,不符合指标要求的付款,不能进入财务支付系统。
(7)所有付款物资在院内的物流信息,都能在财务支付系统实时查询,高值耗材支出查询能具体到人。
三、对潍坊市中医院HRP系统的评价
1.各模块有机结合,形成完整系统
潍坊市中医院的HRP系统涉及货币资金收支、资产管理、财务结算、预算控制、合同管理等各模块,各模块具备各自完整的闭环运行系统,能够有效独立运行,同时模块间又相互联系,具备整体逻辑结构,形成一个完整的运行系统。
2.风险点梳理详细,结构设计科学
HRP系统涉及潍坊市中医院各业务模块,尤其对于内部控制要求较高的采购与付款管理方面,将其充分融入系统的设计和运行过程中,实现了对风险点的全面有效控制。
3.借助信息化手段,提高有效性
HRP系统摒弃了传统模式下人工审核、签字等程序,采用软件自动控制,有效减少了由于人员素质不高或者人情原因而造成的舞弊现象。
责任编辑 刘霁