摘要:
目前,高校网络报销的一般流程是,报销人员登陆网络报销系统,在网络报销系统中准确了解自己的报销资金使用范围,计算出报销的总金额,按要求填写网络系统中的报销单据后,通过网络预约现场报销,并按约定时间进行报销;财务审核人员进行单据审核和复核,检查单据是否存在错误、缺漏等不符合要求的情况,之后将审核无误的单据数据录入到网络报销系统中,按财务流程对报销单据进行处理,同时将审核无误的单据凭证粘贴在报销单据上面,提交给上级管理人员;财务人员根据审批成功的报销单据,采用无现金支付的方式进行付款。但在实际运行中,笔者发现高校网络报销环节中仍存在一些不足需要完善。
(一)高校网络报销存在的问题
1.预算工作控制不完善。高校采用网络报销的目的之一是为了促进动态预算控制,但在实际工作中存在着控制效果不理想的问题。比如,科研部门和教务部门每年的经费预算数额较大,预算项目较多,一些不合理的预算项目需要财务人员严格把关。但仅通过网络来做预算或是审批,会导致沟通与协调不足,难于达到控制效果。另外,如果项目分类不明确,财务人员手工编制和录入预算项目的工作量较大且难于完成,会给财务预算工作带来不便。
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目前,高校网络报销的一般流程是,报销人员登陆网络报销系统,在网络报销系统中准确了解自己的报销资金使用范围,计算出报销的总金额,按要求填写网络系统中的报销单据后,通过网络预约现场报销,并按约定时间进行报销;财务审核人员进行单据审核和复核,检查单据是否存在错误、缺漏等不符合要求的情况,之后将审核无误的单据数据录入到网络报销系统中,按财务流程对报销单据进行处理,同时将审核无误的单据凭证粘贴在报销单据上面,提交给上级管理人员;财务人员根据审批成功的报销单据,采用无现金支付的方式进行付款。但在实际运行中,笔者发现高校网络报销环节中仍存在一些不足需要完善。
(一)高校网络报销存在的问题
1.预算工作控制不完善。高校采用网络报销的目的之一是为了促进动态预算控制,但在实际工作中存在着控制效果不理想的问题。比如,科研部门和教务部门每年的经费预算数额较大,预算项目较多,一些不合理的预算项目需要财务人员严格把关。但仅通过网络来做预算或是审批,会导致沟通与协调不足,难于达到控制效果。另外,如果项目分类不明确,财务人员手工编制和录入预算项目的工作量较大且难于完成,会给财务预算工作带来不便。
2.报销流程中的不稳定因素较多。高校财务管理运用网络报销的主要目的是减少报销的时间,突破报销的空间限制,进而提高报销的效率。但实际执行中却存在一些因素导致报销效率降低,如网络不稳定就会阻碍或是终止报销流程,或者造成报销数据的丢失,使报销流程更加麻烦;报销流程中的责任人因不熟悉报销流程,延误报销时间等。
3.无现金支付不完善。高校在运用网络报销的过程中大多采用无现金支付的方式来支付报销款项,而无现金支付需以网络环境为依托,很容易受网络环境等技术因素影响而产生支付风险,甚至出现支付失败的现象。另外,无现金支付很容易导致记账凭证信息与银行回单不对应,如,无现金支付的银行回单信息记录不全、银行回单没有显示记账凭证信息编号等,从而需要高校财务部门工作人员进行手工查询,增加了工作难度。
(二)对策建议
1.加快预算管理系统集成。首先,高校应要求各部门严格按照财务预算相关规程开展工作,保证财务预算内容的全面性和真实性,同时加强对财务预算工作的监督和控制,坚持按照公开、透明的原则来分析、评价财务预算结果,强化高校各部门对财务预算的了解。其次,高校财务部门应预留财务预算系统接口,在预算编制完成之后,通过接口将预算数据信息导入网上报销系统。再次,高校应加强对财务工作的内部控制,对预算项目设置预算控制数,当超过预算金额时,系统会对预算项目进行报警提示,以达到预算控制目的。
2.完善审批工作。针对网络报销审批材料过多和线上线下同时报销的问题,建议高校财务管理部门对报销审批项目进行整合和细分,将各项目归并到网络报销系统中。例如,可以将差旅费的审批单纳入网络报销系统,出差人员在网络报销系统填写出差审批单,经所在部门和分管领导同意后方可出差。出差人员返校后,凭网络报销系统审批过的审批单,连同相关票据进行网络报销。
3.设定网络报销各项工作标准。高校需要设定网络报销的各项工作标准以增强网络报销的规范性。例如,会务费报销需要明确规定各会务费的项目标准,并填写会议的级别、时间、人数等,运用计算机原先设定的计费系统进行自动计算。但会议中的材料费、餐费、会议室租用费用等因无固定标准,可在人工填写后,计算机系统根据人工填写的数据进行自动计算。
4.完善无现金支付。首先,高校财务管理部门应加强对网络数据安全的管理,设置网络数据安全管理岗位,引进网络数据安全技术人员,及时排查网络系统故障和网络不安全因素,保证无现金支付的安全性。其次,高校财务管理部门应加强对无现金支付的宣传和引导,加强教职工对无现金支付的了解和接受程度。
(本文作者系全国会计领军<后备>人才行政事业类五期学员)
责任编辑 刘良伟