时间:2020-04-08 作者:萧玉萍 (作者单位:鞍钢集团朝阳钢铁有限公司计划财务部)
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摘要:
钢铁行业的信息化建设起步早,信息化程度高,但由于钢铁冶金企业业务流程复杂,单一的ERP套装软件很难满足所有功能需求,同时企业信息化系统是结合自身实际和业务需求分阶段逐步实施的,这些因素使企业往往形成多个上线时间不一致、架构不同、具备不同功能的独立软件系统。因此,实现系统间数据集成,保证数据的一致性与业务流程的连贯性,实现企业信息一体化成为企业信息化建设的重点和难点。鞍钢在ERP财务成本系统建设中也遇到同样的问题,其财务成本系统采用SAP软件,而相关的其他业务系统如采购、产销等则为公司自行开发的ERP信息系统。考虑到SAP与外围接口过程实施的复杂性和长期性,在开发接口集成技术的同时,公司高度重视作为过渡和备用的批量数据导入方案的设计和组织实施,建立了以SAP统计报表为核心的包含数据收集、整理、导入等全过程的批量导入数据处理体系,促进了鞍钢SAP财务成本系统顺利上线及企业信息一体化的稳步推进。
一、应用SAP统计报表的必要性
鞍钢在SAP财务成本项目开发和实施过程中建立的SAP统计报表体系是为了解决月结算数据的批量导入同时兼顾业务需要而应用的一套规范化统计报表模板体系(见图1),其主要目的是为SAP批量数据导...
钢铁行业的信息化建设起步早,信息化程度高,但由于钢铁冶金企业业务流程复杂,单一的ERP套装软件很难满足所有功能需求,同时企业信息化系统是结合自身实际和业务需求分阶段逐步实施的,这些因素使企业往往形成多个上线时间不一致、架构不同、具备不同功能的独立软件系统。因此,实现系统间数据集成,保证数据的一致性与业务流程的连贯性,实现企业信息一体化成为企业信息化建设的重点和难点。鞍钢在ERP财务成本系统建设中也遇到同样的问题,其财务成本系统采用SAP软件,而相关的其他业务系统如采购、产销等则为公司自行开发的ERP信息系统。考虑到SAP与外围接口过程实施的复杂性和长期性,在开发接口集成技术的同时,公司高度重视作为过渡和备用的批量数据导入方案的设计和组织实施,建立了以SAP统计报表为核心的包含数据收集、整理、导入等全过程的批量导入数据处理体系,促进了鞍钢SAP财务成本系统顺利上线及企业信息一体化的稳步推进。
一、应用SAP统计报表的必要性
鞍钢在SAP财务成本项目开发和实施过程中建立的SAP统计报表体系是为了解决月结算数据的批量导入同时兼顾业务需要而应用的一套规范化统计报表模板体系(见图1),其主要目的是为SAP批量数据导入准备好数据,但这套报表并不等同于批导程序直接操作的模板,之所以采用这种SAP统计报表体系主要是基于以下考虑:
一是批量数据导入虽然只是一种过渡和备用方案,但不同系统间数据接口往往较为复杂,而且不是所有需要的数据都能立刻实现信息化,这就造成批量数据导入方式往往需要运行很长时间,因此必须采取长远的可靠措施保证批量数据导入的顺利运行。同时,由于批量导入是一项包括数据收集、整理、存储、审核、导入等一系列过程的系统工作,涉及企业多部门、多岗位,批导模板仅仅为导入程序需要建立,难以满足整个数据导入流程操作需要。因此需要建立一套稳健的统计报表体系固化工作成果,保证数据可控,便于处理过程追踪。
二是SAP导入数据时使用的批导模板需要使用文本文件,而文本文件的编辑性很差,模板格式也不便于业务人员理解。SAP统计报表使用Excel表格,可以兼顾批导格式要求和直观反映业务状况的需要。
三是通过SAP统计报表隔离了SAP操作复杂性和业务数据专业性。SAP批量导入操作繁琐复杂,需要财务人员经过专门的培训才能掌握,而他们对导入操作数据的逻辑关系、来源等可能并不熟悉,而统计人员和专业人员是数据的收集者,对数据较为熟悉,因此,通过SAP统计报表使所有人员都可以在自己熟悉的领域内工作,减少错误发生,有利于系统快速上线。
四是将这套规范化的报表定义为统计报表明确了它作为原始依据的业务需要。SAP统计报表和传统的统计报表管理模式相同,是企业权威的数据发布,应当作为原始凭据归档留存。特别是在接口处于调试时期,线上直接接口方式和线下的SAP统计报表可能需要相当长的一段并行时间以便于接口的不断完善,当线上线下数据出现误差时,线上数据应以线下的SAP统计报表为依据及时调整。为此,SAP统计报表体系同时设计了具有审核和核对作用的表格,便于线上线下数据核对。
二、SAP报表体系的建立
1.报表体系的构成
(1)鞍钢SAP财务成本核算的数据来源于生产和物流,SAP统计报表也是按照生产工序和物流流程进行设计的。从原燃料采购入场为起点,经过储存运输、投入生产、产出产品,到供给下道工序或外销为终点,涵盖了原燃料储运、焦化、烧结、炼铁、炼钢、轧钢、能源动力等全部生产工序。
(2)除了设计和批量导入程序对应的表格外,为了便于线上线下数据核对和校验,也便于业务人员理解,鞍钢在报表体系中增设了一些用于核对数据的汇总表格,比如原主料收发存明细表、工序产品收发存报表等。
(3)鞍钢按照SAP系统批量数据导入要求并结合业务实际需求建立了SAP统计报表清单,其中通用报表为8个(见表1),同时根据SAP确认的业务流程和各单位工序实际情况增设报表。比如通用报表外增设了《铁水合金废钢锌锭涂料投入报表》,由拥有多种原料投入的单位进行填报;《炼钢铁水预处理工序报表》《炼钢精炼工序报表》《中厚板热处理工序报表》《冷轧硅钢连退报表》《冷轧硅钢精整报表》这5张报表主要是进行工序产量确认的报表,分别由炼钢厂、中厚板厂、冷轧硅钢厂进行填报;《厂内原料库移库》《新品开发收发货》为化工厂的专用报表,由化工厂负责填报。SAP财务成本系统投运初期总共设计了19张统计报表。
2.表格模板设计
由于SAP统计报表主要服务于批量数据导入,为保证导入顺利进行,其格式和样式比传统统计报表有更加特殊和严格的要求。
(1)必须满足批量数据导入SAP的需要。格式上SAP统计报表要很容易转化为导入模板,数据区的列和导入模板尽量对应,便于通过简单的复制粘贴就可轻松转换为导入模板需要的格式。
(2)编码(包括物料编码、工序编码、成本中心编码等)和描述是每个SAP统计报表必须具备的栏目,编码及其对应的数据必须采用纵向通列,每行数据都为平行关系,行中不设分类汇总,这些和信息系统数据库表格规范要求一致。
(3)除以上特殊要求外,模板中的表格样式及数据格式等跟实际业务和传统表格尽量保持一致,这样业务人员在使用SAP时才不会产生误解,可以降低最终用户的误操作率。表格的表头表尾区域样式和普通表格一致,表头区设置报表的编号、报表的名称、编表单位名称、编制日期等内容,表尾为签章区,设置填表人、统计负责人、单位负责人等内容。
3.SAP统计报表体系相关管理制度
鞍钢制定了《编码和主数据管理办法》,下发了SAP《物料分类代码原则》《物料编码》《工序编码》《成本中心编码》等编码标准;建立了《SAP统计报表制度》,明确了SAP统计报表的目录,制订下发了统计表格的样式模板,对每张报表进行编号,对每张报表的主管部门、报告期别、报送单位、主报单位、报送时间、报送方式等提出了明确要求;对《统计岗位说明书》《统计管理办法》《统计报表流程》等进行了修改,明确了SAP统计报表工作职责、工作流程和工作标准。同时对相关的管理制度也进行了完善,包括与SAP财务成本系统运行相关的管理制度、操作制度,以及相关生产业务的管理制度等。
三、SAP统计报表体系的管理
SAP统计报表体系是SAP财务成本系统批量数据导入操作的基础和前提,是SAP数据批导的原始依据,因此对统计报表的制度规范、报表格式、报表时间、填报内容、数据的准确性等有极高的要求。
1.明确职责,统一管理,分层控制
在职责分配上,SAP统计报表由公司各基层部门单位的统计人员负责,尽管SAP统计报表独立于传统的统计报表,但是SAP统计报表数据收集和整理的范围并未超过原统计人员的业务范围,并且一些报表可以通用,这有利于提高工作效率,确保数据的一致性。
机构设置上,公司计划财务部设置综合统计室作为SAP统计报表体系的主管部门,负责报表体系的运行管理、监督审核等工作。这样SAP财务成本系统运行相关业务全部在计划财务部职责范围内,有利于SAP批量数据导入的顺利实施,也有利于工作上的组织和协调。通过基层单位的控制及公司主管部门的统一管理实现分层控制,提高了报表数据质量。
2.填报要求
(1)SAP物料编码、工序编码、成本中心编码是企业内部信息交换的代码标准,编码对于ERP信息系统的重要性不言而喻,每个报表编码必须保证和SAP系统保持一致。表中的每行数据都和编码一一对应,并根据编码格式和特点分类排序。
(2)统计口径要和SAP系统一致。由于SAP对业务流程进行了改造和完善,造成一些数据统计口径与传统统计系统有所区别,SAP统计报表应严格按照SAP确定的产品核算对象标准、流程改造后制定的上下厂供料关系,以及界定的投入产出关系进行核算。比如对于钢系统,按照传统统计口径报告期钢产量为合格入库量,所有的指标都是基于该口径的钢产量计算的,而SAP系统钢产量为合格量,没有入库与否的概念,只要钢坯下线合格了,就计算为钢产量,报告期末没有在制品库存,所有的合格钢坯都会进入轧钢生产线的原料库,期末未轧制的钢坯形成原料库存。基于这种核算模式,如果在轧钢工序发现由于原料原因造成的废品也不会退库,即不会减少报告期钢产量。这些和传统统计口径有别的地方应特别注意。
(3)对于SAP统计报表,注重细节尤为重要,比如字符形式、数字精度、计量单位等细节问题如果不注意往往在数据导入时会产生意想不到的错误。因此,公司规定填写时所有编码和数据一律使用半角形式,不允许使用全角形式的字符,否则将被作为非法字符,从而导致导入失败;数字精度要和设计精度保持一致,避免数据导入系统后精度丢失或因精度问题导致线上线下数据出现误差;相同的数据项采用统一的计量单位。
(4)报表编制完成,检查审核无误后,填报人、责任人和审批人签字并由责任单位盖章后上报主管部门,要求电子版和纸版同时上报。签名、盖章是控制管理的需要,代表对报表数据负责,便于分清责任,体现了报表的严肃性和权威性。
3.报表的审核
SAP批量导入前必须对统计报表数据进行认真校验审核,审核的主要目的是尽最大可能减少批量导入数据错误,防止反复操作,提高导入效率。
(1)审核包括填报单位自审和综合统计部门的会审。数据错误一般会在自审中解决,但实践中发现会审往往更加重要,更便于发现厂际间及工序间收支数据不平衡等隐蔽问题。会审出现问题的报表交由责任单位重新填报。
(2)审核的主要内容包括报表填写是否规范、数据格式是否符合系统导入要求、项目是否完整齐全、上下工序之间物料收支数据是否对应、指标的逻辑关系是否正确等。
(3)审核方法上由于采用Excel作为模板,可以利用Excel函数的强大功能,审核工作表内、工作表间及不同工作簿的工作表间的数据关系,从而有效地提高数据质量和工作效率,为SAP批量导入及运行创造有利条件。
责任编辑 陈利花
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