时间:2020-04-08 作者:徐庆红 (作者单位:大庆油田有限责任公司财务部)
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摘要:
随着我国经济社会的深入发展和经济全球化进程的不断加快,会计工作出现了一些新情况、新问题,特别是信息技术的发展对会计基础工作产生了深刻影响,现行《会计法》部分内容已不能适应新形势下的发展需求。笔者拟结合企业实际,谈一谈《会计法》的修订应如何满足会计业务高度信息化的发展趋势。
一、信息化趋势下《会计法》的局限性
近年来,《会计法》并没有随着会计信息化的进程而不断修订,《会计法》的规范作用存在一定的局限性,致使其在规范会计行为的法律效力方面有所欠缺。
1.《会计法》中关于信息的内容缺失或操作性不强。1999年《会计法》最后一次修订,与信息技术相关的仅第二章第十三条、第十五条中略有涉及——“使用电子计算机进行会计核算的,其软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料,必须符合国家统一的会计制度的规定,其会计账簿的登记、更正,也应当符合国家统一的会计制度的规定”,在实际工作中操作性并不强。如今,许多企业正在步入或已经步入财务信息化的轨道上来,因此修订《会计法》时应尽快填补信息化这块空白。
2.在财务信息化的环境下,《会计法》中规定的职权分割的控制作用趋于消失。《...
随着我国经济社会的深入发展和经济全球化进程的不断加快,会计工作出现了一些新情况、新问题,特别是信息技术的发展对会计基础工作产生了深刻影响,现行《会计法》部分内容已不能适应新形势下的发展需求。笔者拟结合企业实际,谈一谈《会计法》的修订应如何满足会计业务高度信息化的发展趋势。
一、信息化趋势下《会计法》的局限性
近年来,《会计法》并没有随着会计信息化的进程而不断修订,《会计法》的规范作用存在一定的局限性,致使其在规范会计行为的法律效力方面有所欠缺。
1.《会计法》中关于信息的内容缺失或操作性不强。1999年《会计法》最后一次修订,与信息技术相关的仅第二章第十三条、第十五条中略有涉及——“使用电子计算机进行会计核算的,其软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料,必须符合国家统一的会计制度的规定,其会计账簿的登记、更正,也应当符合国家统一的会计制度的规定”,在实际工作中操作性并不强。如今,许多企业正在步入或已经步入财务信息化的轨道上来,因此修订《会计法》时应尽快填补信息化这块空白。
2.在财务信息化的环境下,《会计法》中规定的职权分割的控制作用趋于消失。《会计法》第四章、第五章规定“记账人员与经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员、财物保管人员的职责权限应当明确,并相互分离、相互制约”,“出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。”这是基于手工会计的控制措施。手工会计系统中,授权、审批控制是常见的、基础的内部控制,某项经济业务的每个环节都要经过具有相应权限人员的签章后才有效。但在财务管理信息系统中,业务人员不必签章,利用特殊的授权文件或口令便可获得某种权利或运行特定程序进行业务处理,而获取口令的方式有可能通过“破译”等非正常渠道取得,由此引起原有的控制系统失控而造成损失。另外,财务管理信息系统本身便具有人工控制与程序控制相结合的特点,即使在授权、审批设置方面没有漏洞,但如果应用程序发生差错或不起作用,那么系统内设的内部控制功能也可能会失效,而这种失效由于人们对系统的依赖性以及程序运行的重复性,很可能存在长期不被发现的风险。
3.财务信息化条件下,计算机的数据处理来自同一个数据流,从而导致账簿核对功能失去了作用。《会计法》第二章第十七条规定“各单位应当定期将会计账簿记录与实物、款项及有关资料相互核对,保证会计账簿记录与实物及款项的实有数额相符、会计账簿记录与会计凭证的有关内容相符、会计账簿之间相对应的记录相符、会计账簿记录与会计报表的有关内容相符”。财务信息化过程中,会计数据一旦录入计算机或者业务数据被传输到财务信息系统,便可按照预先编好的程序,自动进行各项处理。在这一处理过程中,会计内部控制和管理的重点便由会计人员和业务部门转移到电子数据处理部门,电子数据处理部门由“用户”、数据处理主管、系统开发、维护组以及计算机运行组等共同组成,既可以理解为是原会计工作组织的延伸,也可以理解为它替代了原有会计工作组织的职能。
4.互联网对《会计法》“会计主体”等其他方面的挑战已不容小觑。一是会计基本假设受到了严峻挑战。目前的互联网时代,会计主体的外延不断变化,“企业”的界限变得模糊,网络公司、虚拟公司等新型会计主体的出现使会计核算的空间范围不仅仅局限于实体企业,会计主体也介于“虚”和“实”之间。虚拟企业以高度发达的通信、信息技术为必要的物质基础,具有高度的弹性和灵活性,在网络空间中迅速重构和解散,存在的时间长短有很大的不确定性,从而导致会计主体的多元化和不确定性。同时,在互联网络环境下,“虚拟公司”可随时终止,持续经营假设也不再适用。二是虚拟货币(或者称电子货币)的存在使货币成为观念上的产物。随着虚拟公司与网上银行的发展,各会计主体之间的交易逐步进入无现金交易模式,采用以支付宝为代表的新型支付手段使资金在各个会计主体之间高速运转,对货币计量假设提出了严峻的挑战。三是信息集中共享、大数据等将使会计期间的重要性大大降低。在网络经济条件下,企业外部与内部的信息使用者都可实时获得最新的信息,而不必等到会计期间结束,因此月报、季报、年报的需求可能会降低。四是会计职能将发生很大的变化。《会计法》中对会计机构、会计人员的定位是“进行会计核算,实行会计监督”,随着计算机技术、网络技术的不断发展,会计的核算职能会相对弱化,会计人员会更多从事非常规的会计业务以及完成对信息系统及其资源的分析评价等工作,管理职能将得到更加充分的发挥。
二、修订建议
基于以上分析,笔者建议本次《会计法》的修订需考虑增加信息化方面的核算及控制内容,以满足网络环境下各企业会计体系建设的需要以及遵章守法、规范会计行为的目的。下面,笔者结合《企业内部控制应用指引第18号——信息系统》的内容,以及本企业财务信息化体系建设的经验总结,在《会计法》信息内容修订方面提出几点建议。
(一)岗位设置
岗位设置上要考虑信息系统内部控制的特点,在此基础上进行职责分离。财务信息系统内部控制分为一般控制和应用控制两部分,一般控制包括:组织控制、接近控制、文档控制、硬件控制、软件维护控制、软件安全保密控制、软件质量控制;应用控制包括:输入控制、处理控制、输出控制。上述岗位只有互相牵制才能规避固有风险,至少应设置以下岗位。
1.财务负责人:在原有工作职能基础上增加“负责协调财务管理信息系统的总体运行工作”这项职能。具体包括:负责会计信息系统工作岗位的设定和分配,结合本单位情况确定每个人员的职责;组织财务管理信息系统的实施工作,对工作的进度、数据安全、财务信息的准确性和完整性负总责;研究本单位的实际需求,组织财务管理信息系统工作向深度广度发展等。
2.系统管理员:负责财务管理信息系统的技术管理工作。具体包括:负责财务管理信息系统与本单位具体应用相结合,确定系统应用模式;负责系统软件、硬件、网络、数据库及财务软件的所有技术问题,保障系统的正常运行;为其他人员分配使用权限,掌握网络服务器及数据库的超级口令,负责服务器的硬软件资源分配,监控网络的运行;管理财务数据,负责进行数据的备份、恢复,对财务数据的安全保密负责等。
3.核算、管理等会计岗位:负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据,输出原始凭证、会计账簿、报表及其他辅助资料。利用基础数据辅助进行财务分析等工作。
4.审核记账:负责对输入计算机的会计数据进行审核,登记账簿,对打印输出的凭证、账簿、报表进行确认。
(二)制衡手段
岗位设置主要从一般控制的角度出发,制衡手段主要从应用控制方面入手,通过强化输入、处理、输出过程的管理,以保证电子数据的真实、安全和完整。
1.数据输入控制:输入计算机的数据,事先必须经过有关负责人审核;只有经过授权的专门录入人员才能输入数据;对输入的数据进行校对;加强凭证的复核等。
2.数据处理过程控制:对数据维护功能进行相应授权(岗位分工控制),系统内部应建立起数据维护记录文件;对处理过的业务,凡发生错误的,应利用系统提供的修改功能进行修改,不允许直接进入数据库或文件对错误进行更正,修改时应留下修改痕迹,以备日后审计审查。
3.数据输出的控制:建立严格的输出文件签章制度,输出记录应有输出目录、输出文件及报告的名称、份数和发送单位等;输出数据应经授权。进行数据输出时,首先要核对密码,然后才能输出数据;输出文件的打印日期应由计算机时钟决定,不是由操作人员打印,以防伪造文件;传送数据应加密,以防数据被窃取、篡改。
(三)档案存储
财务管理信息系统档案包括:每年一次的数据库备份;财务软件升级前的数据库备份;打印输出的、经过盖章签字的会计资料;每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本存档;所有版本的系统、网络、数据库和相关软件;软件的开发文档、源程序;其他应存档的资料或数据等。具体要求如下:
1.信息系统所产生的凭证、账簿、报表等会计资料,必须以书面形式打印出来,打印结果必须清楚。所有打印出的凭证、账簿、报表必须经制单人员、审核人员、记账人员、会计主管签字或盖章后生效。审核人员对打印件进行的签字或盖章,必须与机器内数据核对一致后进行。打印的账页或报表作为档案保存时必须经会计主管签字或盖章。
2.报表上报以前必须进行报表校验(勾稽关系检查),检查通过后才能上报。对于不再定期打印输出会计账簿的单位,应征得上级财务部门的同意并审核确认。但记账凭证、总分类账、现金日记账和银行日记账仍需打印输出。另外,还要按照有关税务、审计等管理部门的要求,即时打印输出有关账簿报表。
3.特殊情况下要对存档数据做调整,需经会计主管批准,由系统管理员临时赋权,由系统管理员以外的人员操作。操作完成后应及时计算生成有关凭证、账、表,并打印保存。
责任编辑 李斐然
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