时间:2020-04-08 作者:方世力 李蕊 付博 周学海 李晶晶 (作者单位:中国运载火箭技术研究院)
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摘要:
信息化是以先进的管理理念为指导,通过在企业的生产、经营、管理等各个方面实现信息技术的应用,对信息资源进行深入开发和广泛利用,以提高企业生产经营、科学决策的效率和水平,并促使企业进行业务流程重组、组织结构优化、管理模式和组织文化变革,从而提高企业经济效益,增强企业市场竞争力的过程。
火箭院按照“十二五”财务管理专项规划提出的“保障战略、回归基础、集成服务、创造价值”的指导方针,以ACS体系标准为指引,严格按照《ACS-19财务信息系统》控制标准要求,对项目管理系统、合同管理系统、预算管理系统、网上报销和数据展现平台进行了建设或升级改造,将ACS体系控制标准及流程内置到系统中,用信息化手段助力ACS体系的贯彻实施。
一、信息化手段助力ACS体系实施的主要做法
(一)项目管理系统使项目实现从催款、收款、发票开具、查询分析及绩效考核流程的全过程管理
1.加强财务和业务的联动,建立收款和往来款模块。将项目收款直接与发票开具审批流程形成闭环联动,降低税务风险;将项目往来款信息直接与往来款对账及催收形成闭环联动,降低往来款风险。
2.实现项目数据一揽子查询与分析,降低资金风险。通过对各项目的...
信息化是以先进的管理理念为指导,通过在企业的生产、经营、管理等各个方面实现信息技术的应用,对信息资源进行深入开发和广泛利用,以提高企业生产经营、科学决策的效率和水平,并促使企业进行业务流程重组、组织结构优化、管理模式和组织文化变革,从而提高企业经济效益,增强企业市场竞争力的过程。
火箭院按照“十二五”财务管理专项规划提出的“保障战略、回归基础、集成服务、创造价值”的指导方针,以ACS体系标准为指引,严格按照《ACS-19财务信息系统》控制标准要求,对项目管理系统、合同管理系统、预算管理系统、网上报销和数据展现平台进行了建设或升级改造,将ACS体系控制标准及流程内置到系统中,用信息化手段助力ACS体系的贯彻实施。
一、信息化手段助力ACS体系实施的主要做法
(一)项目管理系统使项目实现从催款、收款、发票开具、查询分析及绩效考核流程的全过程管理
1.加强财务和业务的联动,建立收款和往来款模块。将项目收款直接与发票开具审批流程形成闭环联动,降低税务风险;将项目往来款信息直接与往来款对账及催收形成闭环联动,降低往来款风险。
2.实现项目数据一揽子查询与分析,降低资金风险。通过对各项目的相关人员赋予查看权限,使得项目相关人员能够查询具体项目的收支情况并联查三栏账;同时,展现项目跨年度收款情况和具体收支情况,方便管理层准确了解项目状态、及时做出决策。
3.建立试验项目绩效考核流程,由项目负责人对项目组成员进行全过程量化评价,并以此作为项目组成员绩效分配的直接依据,实现试验项目的逐级考核与绩效分配;建立营销人员月绩效考核流程,对销售合同所需主要信息进行量化评价,根据每月收款情况计算销售人员当月绩效。
(二)合同管理系统使合同签订、月度用款计划、合同付款及报销单实现联动,实现网上合同评审和供应商管理
1.开发合同管理系统基础信息录入功能模块,规范合同数据采集项,彻底解决长期合同数据字典不完整问题。通过开发合同管理自动生成用款计划功能模块,将合同信息与月度用款计划、合同付款及报销单填报审批流程全部内置于合同管理系统中,彻底解决了合同签订信息与月度用款计划、合同付款及报销单填报相分离的数据信息不联动问题。
2.摒弃原先手工合同评审的工作方式和工作流程,积极推进合同评审信息化。火箭院设计了试验项目需求评审流程,对承接的每一个试验项目的技术可行性、资源可行性、财务可行性以及采购、安全、质量、进度可行性进行表格化识别与评审,从源头识别和控制风险,对风险不可控的项目拒绝承揽。
3.运用财务信息化手段建立供应商信息管理,为建立、健全合格供应商管理体系打好基础。建立客户信息数据库,对客户进行综合、动态的评价,对不同信誉等级的客户采用不同的销售策略。通过客户信用评价分级,控制合同预付款额度、试验项目实施优先等级,降低收款难度和风险,有效控制应收账款。
(三)预算管理信息系统实现预算指标月度分解上报、审批流程、执行、分析与考核数据内置
全面预算管理系统严格对标ACS体系标准,将预算编制、查询、调整、预警和考核全部纳入信息化管理。在全面预算管理系统中,实现预算指标月度分解上报、审批流程、执行、分析与考核数据内置,将指标化的管理思想融入系统中,分析项目预算和费用预算的不同特点,对业务预算各环节进行重点控制,提高预算控制力度和精细化管理水平。
同时,火箭院还在预算系统设计中增加批注功能,便于预算审批人网上批注。在预算系统中设置申报定时关闭的功能。此外,财务部门还将以前年度预算数、执行数先期导入预算模块中,对预算固定费用支出直接进行科目设计,并针对部分预算先期提出建议,便于预算审批人参考。
针对以前年度中预算调整和追加均通过纸质审批、审批手续缺乏规范性等问题,火箭院充分利用信息化手段,在网上报销系统中增加了预算调整及追加申请事项,全程记录预算调整工作:在网上报销系统中增加“预算调整申请单”、“预算追加申请单”事项单,通过固化流程,使业务部门在统一的信息化平台上完成预算调整工作。
(四)网上报销系统实现经费开支内容及标准、审批流程和销售收款、往来款询证等各环节标准及流程全部系统内置
以ACS体系建设为契机,火箭院完成了网上报销系统自主开发建设,建立了6类51份自主开发事项单,实现各类借款报销表单全系统受控;通过修订制度,固化10余项经费的支出标准,实现10余项经费开支内容及标准全部系统内置;通过系统梳理、优化20余项流程信息,实现20余项审批流程全部系统内置。充分利用信息化手段,在网上报销系统中增加了10类情况说明类表单链接,彻底取消手工表单形式,并将审批流程全部系统内置,说明类表单全部上线运行,在网上报销系统中增加“全部未还款”模块实现自动和借款人对账催报功能,同时根据借款信息,专门开发了长期未还款的限制功能,对超过三个月未办理报销业务的借款,其经办人在未办理完该借款的报销手续前,系统自动限定经办人不得办理新的借款业务。此外,火箭院还将销售收款涉及的收款合同执行、收款凭证(收据或发票)开具、账款催收、收款课题管理、税金计算、账务处理等多个环节内容运用信息化手段进行标准植入和流程控制。通过利用现有的网上报销系统增加“往来款询证函”功能,进行账务处理后,可随时采集相关数据,根据需要随时生成询证函,大大提高了询证函的生成效率。
(五)数据展现平台通过收集企业内控相关数据,并且及时形成有效信息,为企业经营决策提供数据支撑
结合ACS体系建设,火箭院运用信息化手段,通过对企业核心管理系统的关键生产经营指标做统一的梳理优化、业务逻辑定制和多维度、跨平台展示,为经营管理决策提供实时、清晰的可视化结果,并以此为基础,对重要经营数据做深度挖掘和自动智能分析,为提高作业效率提供有效支持,自动诊断企业问题并预警,提高了决策的科学性和实时性。
火箭院通过收集企业内控相关数据及时形成有效信息,按照《ACS-16预算控制标准》和《ACS-10成本费用控制标准》要求适时预警,及时掌握预算执行动态及结果,达到项目成本管控,有效纠正项目运行中出现的偏差,确保内控有效。通过对各部门的收入支出整体情况进行展现,达到各部门基本财务指标的监控。对部门间接费用的展现,让各级管理人员及时了解间接费用支出情况,并进行实时监控,为企业经营决策提供数据支撑。
二、实施成效
火箭院以ACS体系统一标准、规范流程、防范风险的核心思想为指导,开展财务信息化建设工作,利用信息化手段巩固和提升ACS体系标准的应用效果,从而达到ACS体系与信息化工作的相辅相成、相互促进作用;以ACS体系为规范,通过信息系统实现适用的控制流程,实现资源共享,达到业务财务融合目的,提升了财务管理工作价值。
(一)优化项目、合同、预算等业务处理的标准和流程,促进了业财融合
通过ACS体系和信息化建设,使项目催款、收款、发票开具、查询分析及绩效考核流程形成闭环联动;使合同签订、月度用款计划、合同付款及报销单实现联动;使预算指标月度分解上报、审批流程、执行、分析与考核数据全部系统内置,促进了业财融合,提高了相关业务处理的质量和效率。
(二)规范经费开支及销售收款标准及流程,降低了资金风险
通过ACS体系和信息化建设,实现经费开支内容及标准、审批流程全部系统内置。通过“全部未还款”模块实现对逾期未还款人员进行新增借款限制,并将销售收款涉及的收款合同执行、收款凭证(收据或发票)开具、账款催收、收款课题管理、税金计算、账务处理等多个环节内容运用信息化手段进行标准植入和流程控制,降低了资金风险。
(三)实现数据集成,提高了决策的科学性和实时性
通过ACS体系和信息化建设,对企业内核心管理系统的关键生产经营指标做统一的梳理优化、业务逻辑定制和多维度、跨平台展示,为经营管理决策提供实时、清晰的可视化结果,并以此为基础,对重要经营数据做深度挖掘和自动智能分析,为提高作业效率提供有效支持。自动诊断企业问题并预警,提高了决策的科学性和实时性,使火箭院财务管理工作实现了由点及面、由财务到业务、由核算到预算的全周期、全过程质的飞跃。
责任编辑 张璐怡
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